Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.
Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
- легковых автомобилей;
- грузовых автомобилей;
- специального транспорта;
- легкового такси;
- грузового таки;
- автобусов общественных и необщего пользования.
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Новая форма путевого листа
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:
- название и номер самого документа;
- реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- данные о водителе ТС;
- данные о самом ТС;
- данные о владельце ТС;
- данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
|
Бланк путевого листа |
Кто и как заполняет |
|
Для легковых автомобилей |
Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
|
Для грузовых автомобилей |
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов. |
|
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям. |
|
|
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) |
|
|
Для легкового такси |
В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. |
|
Для автобусов |
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.
Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:
Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):
Продолжение:
Название документа:
Путевой лист специального автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3 спец.)
Формат:
.xls
Размер:
61 кб
Чтобы учитывать затраты на топливо при использовании спецтранспортных средств, предприятия должны оформлять утвержденный для этих целей документ. Его применение также позволяет начислять зарплату водителю спецавтомобиля. Называние документа — путевой лист специального автомобиля форма 3 спец. Скачать бланк форма 3 спец достаточно легко, если воспользоваться услугами специализированного сайта.
Унифицированный образец представленного документа был утвержден российским Госкомстатом 28 ноября 1997 г. (постановление под номером 78). Вместе с тем предприятие может не применять типовой образец, а разработать свой бланк. При этом в нем должны обязательно присутствовать реквизиты, которые утверждены приказом российского Минтранса от 18 сентября 2008 г. под номером 152. Но чтобы разработать свою форму первоначальной документации необходимо обладать соответствующими специалистами, а заодно перенастраивать программы на компьютерах. Потому более удобно использовать бланк 3-спец. Тем более он отвечает всем требованиям законодательства страны. Так, в нем есть графа, где можно отмечать предрейсовый техосмотр автомобиля.
При использовании бланка, следует зафиксировать это решение в собственной политике учета. Причем необязательно выполнять распечатку бланка в виде приложения. Достаточно в политике учета прописать реквизиты того приказа, которым утвержден бланк.
К спецтранспортным средствам можно отнести автомобильные краны, уборочную спецтехнику, автомобильные вышки, транспортные средства для тушения пожаров, бетоносмесители, спецтехиику с компрессорными установками и т.д.
Форма документа рассчитана на осуществление задания у 2-х заказчиков работ и считается действительной лишь в течение 1 дня (смены). Выписку выполняет диспетчер в 1 экземпляре или лицо, которое на это уполномочено. Выдача документа осуществляется под расписку с требованием сдать предыдущий аналогичный документ.
В документе непременно обязательно должны быть указаны дата, когда он был выдан, печать и штамп предприятия, который владеет спецавтомобилем. Заполнение раздела, который посвящен итогам работ спецавтомобиля, осуществляется лицами, которые несут ответственность за их проведение.
Скачать бланк путевого листа специального автомобиля можно на нашем сайте. Здесь же можно посмотреть образец заполнения путевого листа специального автомобиля форма 3 спец.
Госкомстат утвердил унифицированный бланк путевого листа спецтехники - форму № 3-спец (постановление от 28.11.97 № 78). Однако компания вправе не использовать типовой бланк, если взамен разработает собственный бланк, который будет содержать обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Однако разработка собственных форм первичных документов требует знаний и опыта работы, а также денег на перенастройку компьютерных программ. Поэтому удобнее применять бланк путевого листа 3-спец. Тем более он соответствует требованиям Минтранса. В частности, в нем есть графа для отметки о предрейсовом осмотре машине.
Если компания решила применять унифицированный бланк путевого листа специального автомобиля (скачать бесплатно можно по ссылке выше), отразите это решение в учетной политике. При этом бланк распечатывать в качестве приложения не обязательно. Достаточно в учетной политике указать реквизиты приказа, которым бланк путевки утвержден.
Порядок заполнения путевого листа по форме 3-спец
Путевой лист специального автомобиля (образец заполнения ниже) состоит из лицевой и оборотной сторон, а также двух отрывных талонов.
Путевой лист 3-спец предназначен для задания одного или двух заказчиков. Оформляют путевку на одну смену или день. Получить путевку водитель вправе только после того, как сдал предыдущую.
На лицевой стороне путевого листа спецтехники указывают:
- номер и дату путевки;
- реквизиты компании (наименование, адрес и контактный телефон);
- сведения о транспортном средстве (марка, госномер, гаражный номер);
- ФИО водителя и его табельный номер, класс;
- вид и серия лицензионной карточки;
- адрес и место назначения транспорта;
- информацию о топливе и пробег автомобиля;
- сведения о предрейсовом осмотре водителя и машины.
На оборотной стороне путевого листа формы 3-спец отражают порядковый номер поездки машины, код заказчика, место отправления и назначения, время выезда и возвращения, пройденное расстояние.
В отрывных талонах приводят информацию для заказчика:
- госномер и марка спецтранспорта;
- наименование организации-исполнителя;
- ФИО водителя;
- время убытия и прибытия;
- реквизиты заказчика и его подпись;
- показания спидометра.
На основании отрывных талонов компания-исполнитель выставляет заказчику счет на оплату услуг.
Если допустили ошибку в путевом листе 3-спец (образец заполнения ниже), исправьте ее. Для этого впишите правильные сведения в графу «Особые отметки». Использовать корректирующую жидкость и делать подчистки при исправлении ошибок в путевке нельзя.
Образец путевого листа специального автомобиля
Путевой лист (форма №3 спец.п) создан для учета расстояний, пройденных машиной, и времени, проведенном в пути водителем. Путевки для автомобилей бывают разных типов. Путевка для специальной автомашины состоит из самого путевого листка и прилагаемых нему двух маршрутных отрывных талончиков. Каждый отрывной талон дает право на обслуживание одного клиентского маршрута, поэтому спецавтомобиль за день может обслужить не более двух клиентов. Специфика получения путевого листа такова: водителю выдается новая путевка при условии, что он сдал выписанный ему вчера маршрутный лист. Как и любой документ, маршрутный лист выдается ответственному лицу под подпись. Путевка для специального автомобиля выписывается на одну смену (сутки), то есть срок ее действия ограничен. Но для длительных командировок возможно оформление путевки на несколько дней или неделю. Путевой лист спецтехники на неделю заполняется точно так же, как и на один день.
Путевой лист спецавтомобиля уполномочен заполнять человек, занимающий должность диспетчера автопарка организации, или любой другой, уполномоченный приказом предприятию. К специальным автомобилям можно отнести пожарные и полицейские автомобили, автобетономешалки, молоковозы и бензовозы, холодильные авторефрижераторы, строительные краны, машины скорой помощи и передвижные амбулатории, асфальтоукладчики, снегоуборочные автомобили и многие другие. Для специальных автомобилей легкового и грузового назначения есть некоторые отличия в заполнении формы.
К специальным автомобилям можно отнести пожарные и полицейские автомобили, автобетономешалки, молоковозы и бензовозы, холодильные авторефрижераторы, строительные краны и многие другие.
Для заполнения путевки достаточно оформления документа в одном экземпляре. Бланк путевого листа спецтехники имеет раздел, в который вносятся результаты работы. Он заполняется человеком, который контролирует выполнение производственного задания водителем. Таким человеком может быть заведующий гаражом, главный механик, старший диспетчер, бухгалтер автопарка. Путевка является основанием для начисления для водителя.
Скачать бланк бесплатно для заполнения можно .
Чтобы путевой лист спецтехники (типовая межотраслевая форма 3) для спецтехники был действителен, обязательны к заполнению все графы.
Пошаговое заполнение
Наглядный образец заполнения представлен по этой ссылке. Пошаговая инструкция расскажет об этом вопросе подробнее.
Отрывная часть бланка предназначена для заказчика услуг специального автомобиля. Отрывные талончики имеют серию и номер, которые отражаются и в главной части путевого листа.
В талонах указывается информация для заказчика:
- Марка и номерные знаки спецмашины.
- Организация-исполнитель.
- Ф.И.О. водителя спецмашины.
- Прибытие авто для выполнения работ и окончание работ.
- Организация – заказчик услуг.
- Фамилия и инициалы + подпись заказчика услуг.
- Пробег автомобиля согласно спидометру.
В основной части путевого листа (эта часть сдается диспетчеру предприятия) заполняются графы на лицевой стороне:
- Название предприятия.
- Характеристика автомашины (марка).
- Государственные регистрационные номера.
- Фамилия, имя, отчество водителя.
- Фамилия, имя, отчество диспетчера, выпускающего автомашину в рейс.
- Остаток бензина в баке автомобиля на начало дня (в литрах).
- Пробег автомобиля за день (в километрах).
- Сколько заправлено бензина, согласно заправочным талонам (в литрах).
На боковых полях лицевой стороны путевки вносятся такие записи:
- Порядковый номер путевки согласно нумерации внутри предприятия.
- Серия путевого листа и дата, когда его выписали.
- Наименование предприятия-исполнителя, контактные телефоны.
- Код ОКПО предприятия-исполнителя.
- Марка, номера авто и гаражная нумерация техники (если на балансе предприятия две и более автомашины).
- Ф.И.О. водителя и его номер в рабочем табеле.
- Номер водительских прав работника, номер и серия карточки – лицензии водителя, его класс.
- Ф.И.О. человека, который пользуется машиной.
- Место, куда авто откомандировано для работы.
- Число, год и время выезда машины из гаража.
- Ф.И.О. механика и дежурного диспетчера.
- Время и дата возвращения автомобиля в гараж.
- Подписи сдающего (водителя) и принимающего (механика) автомобиль.
В нижнем правом углу путевой лист отражает движение горючего:
- Марка бензина (с указанием октанового числа горючего).
- Остаток горючего на начало дня в баке (в литрах).
- Выдано бензина согласно заправочным талонам (в литрах).
- Остаток бензина в баке к концу дня (в литрах).
- Норма расхода горючего для марки этого автомобиля (в литрах на 100 км).
- Вечерние показания спидометра машины.
- Подпись медработника, выпустившего водителя в рейс.
Поля с обратной стороны путевого листа заполняются так:
- Номер очередного выезда автомобиля.
- Код организации-заказчика.
- Адрес, по которому должна прибыть спецмашина для выполнения работ.
- Дата и время выезда и возвращения автомобиля.
- Расстояние, которое проехала машина за время работы.
- Подпись человека, использовавшего машину.
Путевой лист специального автомобиля недействителен без указания даты выписки, штампа или круглой печати автопредприятия-собственника.
Организации, использующие в своей работе автокраны, автогрейдеры и другую строительную технику, находящуюся на колесах, для учета ее работы и определения зарплаты машиниста заполняют специализированный путевой лист форма ЭСМ-2. Фирме дано право разрабатывать на его основе самостоятельно собственный бланк, который должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Данная форма путевого листа заполняется при выполнении работ для каждой фирмы, на подряде у которой работает автомобиль. Ее выписывает диспетчер или бухгалтер предприятия-исполнителя, но оборотную сторону заполняют представители стороны заказчика и владельца техники. Данный документ может оформляться на смену, день или декаду. Это зависит от периода, в течение которого осуществляется выполнение всего заказа.
Путевой лист строительной машины нужно также отражать в книги регистрации.
В форме ЭСМ-2 свои записи должны сделать механик, заправщик, а также водитель машины. В путевке должен присутствовать штамп инспектора ПМО о прохождении мед осмотра машинистом перед началом работы.
При возвращении водитель передает документ диспетчеру, который осуществляет необходимые расчеты и отдает его в бухгалтерию для выставления счетов на оплату.
Путевой лист строительной машины образец заполнения
Лицевая сторона
В документе проставляется его номер и дата оформления. Ниже указываются наименование компании, адрес, номер телефона, а также исполнителя и заказчика.В следующей строке заполняется название и марка строительной техники, а также ее государственный номер. Также записываются Ф.И.О. водителя-машиниста.
В таблице справа указываются коды операций, период выполнения заказа, марка, инвентарный номер техники, табельный номер водителя.
Ниже в табличной части документа заполняется название и адрес объекта, на котором будут осуществляться работы по заказу, дата и время их начала и окончания, показания спидометра, остаток горючего в баках при выезде и заезде, а также заправка по видам топлива. Каждая запись подтверждается соответствующей подписью работников.
При работе, связанной с перемещением груза, в путевке обозначаются ответственные лица от имени исполнителя и заказчика. Это требования техники безопасности.
Внизу таблицы диспетчер производит расчет расхода топлива по норме и по факту.
Оборотная сторона
В этой же таблице расчетчик отражает показатели необходимые для определения зарплаты водителю: отработанное, ночное время, сверхурочное, пройденные километры и т. д.
Сотрудники фирмы-заказчика указывают есть или нет претензии к работе машиниста, после чего путевой лист подписывается соответствующим ответственным лицом.
Водитель также ставит подпись и указывает свои Ф.И.О.
Путевку должны подписать также с указанием своих должностей и личных данных расчетчик и руководитель структурного подразделения.