Налаженный контроль расхода топлива на предприятии - это одно из обязательных условий эффективной работы транспортного департамента. Затраты на закупку ГСМ составляют львиную долю расходной части бюджета таких структурных подразделений, и потому их стоит минимизировать - в первую очередь за счет исключения злоупотреблений.

Организация системы контроля расхода топлива на предприятии (СКРТ) должна включать целый комплекс мероприятий. Но ключевым аспектом все равно будет установка специального оборудования, способного фиксировать фактические затраты горючего в автоматическом режиме, при минимальном влиянии персонала на этот процесс.

Способы хищений ГСМ и других махинаций с топливом

Чтобы эффективно контролировать расходование топлива коммерческим транспортом, необходимо иметь хотя бы поверхностное представление о том, как может осуществляться его хищение. Существует довольно много способов:

1. Слив бензина или дизельного топлива. Этот способ – самый простой. Он предполагает фактическую кражу горючего из топливных баков. Слитое топливо либо используется в личных целях, либо продается.
2. Использование чеков о заправке. Если заправка осуществляется не на предприятии, а самим водителем с последующим отчетом в бухгалтерию, то недобросовестный сотрудник может приобрести чеки у третьих лиц. После предъявления чеков водитель получает финансовую компенсацию.
3. Махинации с одометром. Если автомобиль не оборудован современными навигационными системами и бортовыми самописцами, то путем относительно простых манипуляций величина суточного пробега может завышаться. После этого водитель использует один из двух способов, описанных выше: либо покупает чеки, либо сливает и продает «излишек» бензина.

Кроме того, к злоупотреблениям относится и нецелевое использование служебного либо коммерческого транспорта. При отсутствии должного контроля водитель может выполнять рейсы без отчета, присваивая оплату за них. В этом случае увеличивается расход ресурса автомобиля и расход ГСМ (бензина/дизельного топлива, масла и т.д.).

Как видите, способов обмана предприятия довольно много. При этом организация несет потери не только из-за перерасхода горючего, но и из-за того, что транспорт либо простаивает, либо эксплуатируется нецелевым способом.

Системы контроля расхода топлива на предприятии

Чтобы избежать описанных выше злоупотреблений, контроль расхода ГСМ на предприятии должен носить системный характер. Внедрение комплекса контрольных процедур – как организационных, так и технических - позволит снизить расходы на закупку горючего, а также на профилактическое обслуживание и ремонт самой техники.

Для контроля расхода топлива могут применяться самые разные методики:

Топливные карты

Ранее для децентрализации закупки горючего использовались топливные талоны. Но они обладали существенным минусом: их можно было легко подделать. Таким образом, создавалась почва для злоупотреблений, описанных выше.

Альтернативной талонам на сегодняшний день служат топливные карты . У них есть ряд особенностей:

• Учет на карте ведется не в денежных единицах, а в литрах. Т.е. на рейс выделяется определенный объем горючего, конвертировать который в финансы будет в разы сложнее, чем при использовании талонов.
• Существуют как универсальные карты, так и карты, рассчитанные на определённый вид топлива. Это также усложняет махинации.
• Наконец, получить информацию о списании объемов топлива с карты можно в любое время – эти сведения доступны онлайн. Это также облегчает контроль и затрудняет хищения.

Кроме того, карты весьма удобны в использовании: они защищены пин-кодом, а при утере или краже их можно заблокировать.

В целом же переход на карты для топлива повышает и уровень безопасности: водителю не приходится возить при себе большие суммы денег.

Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта ГЛОНАСС/GPS

Впрочем, несмотря на всю эффективность, система топливных карт все еще оставляет возможности для махинаций. Именно поэтому внедрять ее стоит параллельно с системой GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта .

Такой подход предусматривает оборудование всего автопарка, выполняющего коммерческие рейсы, GPS трекерами с подключением к общей системе мониторинга. Это позволяет:

• В режиме реального времени отслеживать перемещение каждой единицы транспорта.
• Контролировать соблюдение маршрутов, повышая водительскую дисциплину и заблаговременно пресекая злоупотребления.
• Исключить использование служебного автотранспорта в личных целях.
• Повысить уровень безопасности движения.

Эффективность работы этой системы достаточно высока. Контроль расхода топлива и мониторинг транспорта позволяют отслеживать все перемещения максимально точно. Поэтому руководитель предприятия либо транспортного департамента может в любой момент узнать, где находится тот или иной автомобиль - а значит, завысить расход горючего будет предельно сложно.

Системы контроля уровня топлива

И все же наиболее эффективной мерой по предотвращению хищений горюче-смазочных материалов, приписок и злоупотреблений будет применение специальных систем, включающих:

• программное обеспечение;
• систему передачи информации;
• датчики топлива , отслеживающих уровень горючего в баке.

Работают такие системы по такому алгоритму:

• В бак для горючего устанавливается датчик, фиксирующий фактический уровень топлива и регистрирующий изменение этого уровня.
• Датчик присоединяется к основному GPS трекеру системы (терминалу мониторинга транспорта), расположенному в кабине автомобиля. Этот блок пломбируется, что исключает вмешательство в его работу.
• Система мониторинга передает информацию об уровне горючего на сервер – и владелец может следить за расходом ГСМ и периодичностью заправок в удаленном режиме.

При работе модуля используются ресурсы систем глобального позиционирования ГЛОНАС/GPS, что позволяет контролировать перемещения автомобиля и соотносить эти данные с информацией, поступающей от емкостных датчиков в топливных баках.

Плюсы систем контроля расхода топлива

Внедрение комплексных систем контроля расхода топлива на предприятии обеспечивает целый ряд преимуществ:

• Эффективную борьбу со злоупотреблениями (это повышает не только финансовую эффективность организации, но и дисциплину в целом).
• Контроль закупок и расходования ГСМ, обеспечивающий сокращение затрат.
• Оптимизацию использования автотранспорта за счет минимизации простоев и нецелевых рейсов.
• Получение объективной информации об использовании автопарка.
• Снижение уровня аварийности и травматизма (оно также обеспечивается за счет дисциплинирующего эффекта и отсева сотрудников, склонных к злоупотреблениям).

Все эти преимущества делают инвестиции в закупку контрольного оборудования и внедрение системы контроля расхода топлива и ГСМ весьма выгодными!

Учет расхода ГСМ по документам

Помимо действенной системы мониторинга расхода ГСМ для достижения максимального эффекта необходимо внедрение единых правил и стандартов учета. Как правило, основой для бухгалтерской части учета является положение «О бухгалтерском учете и отчетности».

Документами, подтверждающими расход топлива для осуществления коммерческой деятельности предприятия, являются:

• путевые листы;
• прилагаемые к ним товарно-транспортные накладные.

В первичных документах обязательно должна содержаться такая информация:

• величина пробега;
• масса перевозимого груза;
• сведения о заправках.

На основании этих данных рассчитывается нормируемый расход ГСМ для конкретного транспортного средства.

Расходы на горючее могут учитываться двумя способами:

• Для производственных целей - в составе материальных затрат;
• Для управленческих и организационных целей - в составе прочих расходов, связанных с основной деятельностью.

В любом случае необходимо экономическое обоснование и документальное подтверждение этих расходов. Использование топливных карт упрощает учет расхода ГСМ и формирование отчетности – но в любом случае необходимо контролировать оборот документов, получаемых от процессингового центра.

Наладить эффективно работающий контроль расхода топлива на предприятии непросто: он должен включать целый комплекс организационных и технических решений. Но и временные, и финансовые затраты на внедрение системы отслеживания расхода горючего быстро окупаются, в первую очередь – за счет сведения к минимуму уровня хищений и снижения затрат на закупку ГСМ.

Специалисты нашей компании подберут оптимальный вариант отслеживания и управления расходом топлива на Вашем предприятии. В списке наших услуг есть как готовые решения, так и разработка индивидуальных систем контроля.

Чиновники настаивают, что при определении обоснованности затрат на покупку и использование топлива для служебного автомобиля следует опираться на нормы, которые указаны в Методических рекомендациях, утвержденных Минтрансом России. А как быть, если фактически израсходовано больше горючего? Ответ – в статье.

Установите причину

По общему правилу ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм - на счет учета расходов (по внебюджетной деятельности - на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм - на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников. Так что фактический расход топлива может превышать утвержденные нормы при разных обстоятельствах.

Во-первых, повлечь перерасход ГСМ может эксплуатация автомобиля в особых климатических условиях или в определенной местности, а также его техническое состояние. Если в ходе расследования установлено, что перерасход произошел по «уважительным» причинам, то он признается вынужденным. В данном случае учреждения списывают горючее на основании распоряжения руководителя.

Во-вторых, излишние затраты топлива могли образоваться и из-за халатности работника, допустившего перерасход при неправильной эксплуатации служебного автомобиля. Однако вину конкретного человека нужно, разумеется, подтвердить и зафиксировать. Это может сделать комиссия учреждения либо независимые эксперты. Роль последних могут выполнить представители вышестоящего органа.

Норму расхода можно утвердить

Минтранс России разработал нормы расхода топлива. Они приведены в (введены ). Однако, как видим из названия самого документа, данные нормы только рекомендованы чиновниками. Логично, что раз рекомендовано, значит, необязательно, и учреждения могут утвердить применяемые нормы сами (например, в случаях эксплуатации автомобиля в сложных транспортных условиях). Применение собственных норм (отличных от рекомендованных чиновниками) следует обосновать. Установленные лимиты надлежит подтвердить контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями. Не исключено, что чиновники не согласятся с правомерностью их применения. В таком случае свою точку зрения придется отстаивать в суде.

Если топливо будут списывать по нормам, установленным учреждением, то смету при утверждении придется дополнить приложением. В нем надо обосновать расходы на приобретение ГСМ и подтвердить их соответствующими расчетами.

Списание топлива

Если перерасход бензина допущен в связи с особыми условиями работы автотранспорта, стоимость материала списывают на затраты учреждения (на основании Акта о списании материальных запасов (). Проводка выглядит так:

А вот как учесть «сверхнормативку», если виновник перерасхода - работник учреждения, в инструкциях по бюджетному учету не описано. Но по этому поводу есть мнение чиновников, считающих, что в такой ситуации выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке (). Записи будут такими:

Учтена недостача бензина по вине водителя	209 74 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»	401 10 172 «Доходы от операций с активами»
Приняты в кассу учреждения суммы от виновного лица в возмещение недостачи	201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»	209 74 660
Возмещен ущерб от недостачи ГСМ виновным работником безналичным расчетом через лицевые счета учреждения	201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения»	209 74 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

Суммы долга можно удержать из зарплаты водителя. Для этого должно быть либо постановление судебных органов и иных соответствующих учреждений, либо письменно оформленное согласие самого виновника.

П роблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предприятий, эксплуатирующих транспортные средства. Если у компании имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк предприятия крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» компания, скорее всего, захочет взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия организации могут быть успешно оспорены в суде.

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла - Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее - Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра - почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

• зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
• повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая компанию причина - это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный - это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще - резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприятие занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, оно может составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

К сведению

Свернуть Показать

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же в компании возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

К сведению

Свернуть Показать

Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для компании материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности - наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Советского районного суда г. Омска от 02.06.2009 по иску С. к муниципальному унитарному предприятию города Омска (номер неизвестен); решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход - в расход

Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы компании покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

К сведению

Свернуть Показать

Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприятия обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами компании выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Но здесь также следует учитывать, что перерасход может быть вызван иными причинами, а не только действиями работника. Поэтому, чтобы сотрудник не смог оспорить депремирование, целесообразно ставить премирование в зависимость от доведения работником факта перерасхода до работодателя.

Например, в инструкции водителя можно прописать обязанность незамедлительно по окончании смены доводить до руководства информацию о наличии перерасхода. С технической точки зрения, возможно отследить исполнение этой обязанности, если на автомобиле установлены приборы учета пробега (километража), данные которых водитель не может изменить. По окончании смены, получив данные о пробеге, измерив остаток топлива в баке и сравнив эти данные со сведениями о количестве топлива на начало смены, водитель самостоятельно может рассчитать, вышел ли он за пределы норматива. Далее, узнав об обнаруженном перерасходе, представители администрации могут принять оперативные меры для установления его причин. Работник, в свою очередь, оградит себя от материальной ответственности в спорной ситуации. Если же водитель обязанности по своевременному информированию о перерасходе ГСМ не выполнил, допустив его нарастание, лишение такого работника премии будет обоснованным.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Конечно, такой способ возможен только при согласии водителя. Но в качестве мотивации работнику можно объяснить, что в противном случае будет проведено служебное расследование, и факт привлечения к материальной ответственности может негативно отразиться на характеристике такого водителя, например, при применении поощрений либо при поиске им новой работы.

П роблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предприятий, эксплуатирующих транспортные средства. Если у компании имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк предприятия крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» компания, скорее всего, захочет взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия организации могут быть успешно оспорены в суде.

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла - Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее - Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра - почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

• зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
• повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая компанию причина - это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный - это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще - резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприятие занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, оно может составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

К сведению

Свернуть Показать

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же в компании возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

К сведению

Свернуть Показать

Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для компании материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности - наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход - в расход

Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы компании покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

К сведению

Свернуть Показать

Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприятия обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами компании выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Но здесь также следует учитывать, что перерасход может быть вызван иными причинами, а не только действиями работника. Поэтому, чтобы сотрудник не смог оспорить депремирование, целесообразно ставить премирование в зависимость от доведения работником факта перерасхода до работодателя.

Например, в инструкции водителя можно прописать обязанность незамедлительно по окончании смены доводить до руководства информацию о наличии перерасхода. С технической точки зрения, возможно отследить исполнение этой обязанности, если на автомобиле установлены приборы учета пробега (километража), данные которых водитель не может изменить. По окончании смены, получив данные о пробеге, измерив остаток топлива в баке и сравнив эти данные со сведениями о количестве топлива на начало смены, водитель самостоятельно может рассчитать, вышел ли он за пределы норматива. Далее, узнав об обнаруженном перерасходе, представители администрации могут принять оперативные меры для установления его причин. Работник, в свою очередь, оградит себя от материальной ответственности в спорной ситуации. Если же водитель обязанности по своевременному информированию о перерасходе ГСМ не выполнил, допустив его нарастание, лишение такого работника премии будет обоснованным.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Конечно, такой способ возможен только при согласии водителя. Но в качестве мотивации работнику можно объяснить, что в противном случае будет проведено служебное расследование, и факт привлечения к материальной ответственности может негативно отразиться на характеристике такого водителя, например, при применении поощрений либо при поиске им новой работы.

Акценты этой статьи:

• норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
• к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
• при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

• баз овая линейная норма на пробег автомо­биля;
• норма на выполнение транспортной работы;
• норма на тонну снаряженной массы;
• норма на одну поездку с грузом;
• норма на пробег при выполнении специальной работы;
• норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
• базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Причины, приводящие к применению коэффициентов корректировок норм расхода топлив а
Повышение норм расхода (п. 3.1 Норм № 43)	Понижение норм расхода (п. 3.2 Норм № 43)
Работа в холодное время года. Работа в горной местности и/или на маршрутах с холмистым рельефом. Работа на дорогах со сложным планом. Работа в городских условиях. Работа с частыми остановками. Работа, которая требует снижения скорости. Работа в карьерах, езда по полям, на лесных или степных участках. Работа в сверхтяжелых дорожных условиях. Эксплуатация новых автомобилей и двигателей. Поездка на автомобиле с длительным сроком эксплуатации. Почасовая работа грузовых авто. Учебная езда. Необходимость поддержания комфортных температурных условий в салоне. Езда на дорогах общего пользования за пределами города и на дорогах, проходящих через населенные пункты. Использование специальных транспортных средств, оборудованных специальной звуковой сигнализацией, для выполнения неотложных служебных заданий	Работа за пределами населенных пунктов на дорогах общего пользования. Эксплуатация городских автобусов в режиме «на заказ» или с другой целью, но не на постоянных маршрутах. Решение руководства предприятия

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

• расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
• прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

• стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
• затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Наименование и цена (грн/л)	Фактическое количество (л)/стоимость (грн.)	По норме: количество (л)/стоимость (грн.)	Сверх установленных норм (перерасход) (л)/стоимость (грн.)
Бензин – 15,00

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

		Первичныедокументы	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	Списано топливо	Путевой лист
	Отражен сверхнормативный расход топлива	Путевой лист, учетные регистры
	Начислены налоговые обязательства по НДС (938,25 х 20 %)	Налоговая накладная

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.