С 15 января 2017 года вступают в силу изменения в порядке заполнения путевых листов (в частности, легковых и грузовых автомобилей). Основание – Приказ Минтранса России от 07.11.2017 № 476. Также в путевые листы потребуется включать новые обязательные реквизиты. Из данной статьи вы сможете узнать об изменениях и скачать новые бланки путевых листов с дополнительными реквизитами, а также заполненные примеры и образцы.
Предназначение путевых листов
В путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации. Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Если применяются самостоятельно разработанные бланки путевых листов в них должны были указаны и заполнены 14 реквизитов:
- Название – путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике транспортного средства:
– для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
– для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП. - Тип и модель машины.
- Государственный регистрационный знак машины.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
- Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.
- Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.
Что менялось с 26 февраля 2017 года
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 предусмотрено, что с 26 февраля 2017 года проставление печати или штампа в заголовочной части путевого листа больше не обязательно (п. 12 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Одновременно с 26 февраля 2017 года введена обязанность подтверждать, что был проведен предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в путевом листе необходимо предусмотреть указание следующих данных:
- дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
- подпись, Ф.И.О. контролера.
Изменения с 15 декабря 2017 года
Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 внесены поправки в правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 15 декабря 2017 года. Если коротко, то в правилах появились нововведения о новых обязательных реквизитах. Поясним подробнее.
ОГРН
Кроме реквизитов, которые уже есть в путевом листе, с 15 декабря 2017 года требуется указывать дополнительно ОГРН компании или индивидуального предпринимателя.
С 15 декабря 2017 года указание ОГРН и ОГРНИП в путевых листах – обязательно. Без этих реквизитов путевые листы будут считаться заполненными с нарушением.
ОГРН (основной государственный регистрационный номер) - государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц» сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие указанного Закона (пункт 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц).
Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП:
Дата и время предрейсового контроля
В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.
С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).
Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок
С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.
Новые бланки и образцы с дополнительными реквизитами с 15 декабря
Изменения с 24 декабря 2017 года
С 24 декабря 2017 года вступает в силу Порядок предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержденный приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141. Поясним, что это за документ.
Чтобы исключить риск использования технически неисправного транспорта, организации и предприниматели, осуществляющие автомобильные перевозки, должны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств (п. 4 ст. 29 Федерального законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).
Как мы уже сказали, с 26.02.2017 дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства должны обязательно указывать в путевом листе организации и предприниматели, эксплуатирующие: легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи. Эту информацию вносит контролер технического состояния автотранспортных средств.
Нарушение требований о проведении предрейсового контроля грозит штрафом (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):
- должностному лицу – в размере 5 000 рублей;
- организации или предпринимателю – в размере 30 000 рублей.
Кроме того, организациям необходимо соблюдать требования по заполнению путевых листов для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).
В связи с этим важно обратить внимание на комментируемый Приказ, которым утвержден Порядок организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств (далее – Порядок).
В частности, установлено, что предрейсовый контроль проводится до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки. Если неисправности не выявлены, то контролер ставит в путевом листе отметку «прошел предрейсовый контроль технического состояния» и заверяет ее своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты и времени проведения предрейсового контроля. Эксплуатация транспортного средства без отметки о прохождении предрейсового контроля и подписи контролера не допускается (п. п. 3, 8, 10 Порядка).
Кроме того, организации или ИП нужно фиксировать результаты предрейсового контроля в специальном журнале, обязательные реквизиты которого перечислены в п. 11 Порядка. Дополнительные реквизиты можно включить в журнал для отражения особенностей конкретных видов перевозок.
Журнал регистрации результатов предрейсового контроля
Журнал регистрации результатов предрейсового контроля должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование марки, модели транспортного средства;
2) государственный регистрационный знак транспортного средства;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) водителя транспортного средства;
4) фамилия, имя, отчество (при наличии) контролера, проводившего предрейсовый контроль;
5) дата, время проведения предрейсового контроля;
6) показания одометра (полные км пробега) при проведении предрейсового контроля;
7) отметка о прохождении предрейсового контроля;
8) подпись водителя транспортного средства;
9) подпись контролера, проводившего предрейсовый контроль.
Статья подготовлена, в том числе, с использованием материалов с сайта “Блог кадровика”
Это первичный документ. Он применяется для учета работы легкового автотранспорта и является основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего — на один день или смену.
Лицевая сторона
Оборотная сторона
Максимальный срок, на который он может заполняться, — один месяц (см. п. 10 приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае бланк заполняется так же, как и обычно. Разница лишь в том, что образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о дате выезда машины на задание и дате его возвращения.
Для кого он обязателен?
Заполнять путевой лист необходимо, если:
- согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозка людей, багажа и различных грузов с помощью городского транспорта без этого документа запрещается. Это правило касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки;
- предприятие подобных услуг не оказывает, но использует в своей работе легковой автотранспорт, с помощью листков бухгалтер сможет подтвердить и списать расходы на ГСМ;
- водитель трудится на собственной машине и ему компенсируются затраты на топливо.
Какой нужно использовать бланк?
В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78. Она не является обязательной для применения. Предприятие может разработать собственную форму бланка и использовать ее в работе.
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) содержит перечень обязательных реквизитов документа, указанных в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. 26.02.2017 была принята его новая редакция (приказ Минтранса РФ от 18.01.17 № 17), но перечень не изменился и включает следующие сведения.
- время выдачи и номер документа;
- особенности перевозки;
- данные водителя;
- информация о транспортном средстве.
Поэтому новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года должна заполняться по следующим правилам:
- штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части документа ставить не нужно;
- в обязательном порядке нужно указывать дату и время проведения техосмотра машины механиком перед выездом в рейс. Также специалист, проводивший осмотр автомобиля, должен указать свою должность, ФИО и личную подпись;
- в документе должна содержаться отметка медика о водителя.
Ответственность за отсутствие документа
Отсутствие данного документа может стать причиной привлечения к административной ответственности:
- для водителя размер штрафа составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
- штраф для юр.лица составит 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Екатеринбурга. Скачать образец можно .
Новые реквизиты
Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;
2) установлен новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов
Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.
- Название - путевой лист.
- Номер.
- Срок действия.
- Сведения о собственнике автомобиля.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак.
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
- Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
- Ф. И. О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
- Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
- Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
- Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.
Приказ министерства транспорта в этом году принял ряд изменений, и теперь все предприниматели должны использовать обновленный путевой лист легкового автомобиля в 2017 году
.
Необходимость штамповки документа, а так же наличия печати отпала, зато больше внимания придется уделять непосредственно техническому состоянию машин. Специальный работник, который контролирует состояние автомобилей, должен регулярно не только проверять машины перед рейсом, но и указывать, в какой день, и даже в котором часу, был проведен осмотр. Все сведения, которые он проставит в листке, должны быть заверены личной росписью и данными о контролирующем лице. По такому же принципу на работу выезжает и городской наземный транспорт.
Обновленный путевой лист автомобиля в 2017 году.
Часто у бухгалтеров возникает вопрос касательно оформления путевых документов на месячный период, а именно: разрешено ли составлять такие бумаги? Ответ положительный: месячные листы вполне допустимы, но расход горючих и смазочных материалов должен проставляться, согласно ежедневному использованию. Для того чтобы привести наглядный пример, можно обратиться к образцу, представленному ниже.Именно так должен выглядеть путевой документ. Вот новая форма путевого листа , которая содержит значительно больше полей для указания реквизитов и необходимой информации. Здесь есть ряд требований к информации, без которой бумага будет считаться недействительной. Перечислим обязательные данные, которые должен содержать в себе документ:
- Сведения о наименовании и порядковом номере документа;
- Срок действия путевого листка;
- Информация о том, кто владеет данным транспортом;
- Данны водителя;
- Подробная информация о самой машине.
Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (лицевая сторона):
Бланк путевого листа легкового автомобиля на 2017 год (оборотная сторона):
В поле для сведений об автомобиле следует указать следующие данные:
- Информация о типе машины. Это может быть легковая, грузовая машина, а так же городские и пригородные виды городского транспорта. Если у грузовых машин предусмотрен прицеп или полуприцеп, то необходимо указать, какой он модели;
- Данные о государственном регистрационном номерном знаке машины, не зависимо от ее типа, а так же номер прицепа;
- Сведения о точных показаниях одометра, то есть полных километрах, которые прошла машина до выезда в рейс, а так же после возвращения из рейса;
- Даты, когда транспорт покинул место стоянки, и дату, с учетом времени, когда он вернулся на прежнее место.
Порядок заполнения путевого листа в 2017 году.
Для начала, дадим определения, что представляет собой путевой лист легкового автомобиля , да и в принципе, аналогичный документ, для любых транспортных средств. Путевой документ – это бумага, которая должна оформляться на каждую машину, используемую юридическими лицами или предпринимателями, с целью транспортировки граждан, груза, багажных перевозок, или же для городского, пригородного и междугороднего транспорта. Минимальный срок действия путевого документа не превышает одного дня, а максимальный – одного месяца.Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля должен быть выдан каждому водителю, который работает на смене, так что если это несколько разных людей, то и листков будет несколько. Наименование документа должно содержать сведения о типе машины, на которую он оформлен, если это путевой лист легкового автомобиля , то так и следует указать вид авто: легковой транспорт. Номера путевых листков проставляются по хронологическому порядку, согласно той системе номерования, которая принята собственником, расположение номер – заглавная часть бумаги. Ранее здесь необходимо было так же ставить печати, но новая форма путевого листа исключила это требование из ряда обязательных.
Уполномоченный рабочий должен внести в путевую бумагу информацию, снятую с одометра дважды – когда машина покидает предприятие, и когда она возвращается на его территорию, а так же указать дату и время этих событий. Работник, который отвечает за эти сведения, выбирается руководством. Далее оформляется специальный приказ о его назначении, в котором проставляются данные работника и росписи сторон, а сама бумага заверяется печатью компании. Но в некоторых случаях ответственным за транспортные расходы является сам бизнесмен, тогда такую бумагу на самого себя ему составлять не придется.
В любом случае ответственное лицо должно проставить все необходимые сведения, внести свои данные и расписаться в путевом листке. Заполнение путевого листа в 2017 году водителями, которые на одном авто ездят поочереди за один день, ничем не отличается от стандартного, кроме того, что экземпляров должно быть столько же, сколько и участников в эксплуатации транспортного средства. Первый водитель укажет время, когда он выехал с предприятия, а второй – когда вернулся.
Путевой лист легкового автомобиля
непременно должен заполнять еще и медицинский работник, который проверяет, как чувствует себя водитель до начала поездки, и после ее окончания. Он вносит дату и время осмотров в путевой лист, заверяет информацию собственной росписью, и указывает свои данные. Поверх этих сведений стаиться печать. Заполнение путевого листа в 2017 году должен выполнять только уполномоченный врач с необходимой квалификацией, в противном случае могут быть начислены штрафные санкции предприятию. Каждый путевой листок владелец машины должен зарегистрировать в специальных журналах для учета путевых документов, а срок хранения этих бумаг составляет пять лет.
Каролина Емельянова
Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.
Формы путевых листов
В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:- или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
- самостоятельно разработанные формы путевых листов.
Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.
Новые обязательные реквизиты с 26 февраля
С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:- Название — путевой лист;
- Номер;
- Срок действия;
- Сведения о собственнике машины;
- Тип и модель машины;
- Государственный регистрационный знак машины;
- Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
- Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
- Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
- Ф.И.О. водителя;
- Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
- Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
- Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.
Отмена печати
С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты - ошибки не будет.Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок - не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.
Новый бланк на 2017 год
В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:Также вы можете для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.
Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).
Во многих организациях директор и водитель и механик - в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.