Чтобы осуществлять грузоперевозки, для грузовых транспортных средств существует специальный отчетный документ – путевой лист. В данной статье мы рассмотрим формы листов, для каких случаев они нужны, и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, где указан порядок оформления документа.

Путевой лист — неотъемлемая часть работы грузоперевозчиков

Виды путевых документов

Путевые листы оформляются компанией-перевозчиком, в качестве которого может выступать как юридическое лицо, так и физическое. Грузоперевозки осуществляются исключительно на коммерческой основе. Благодаря этому документу, транспортная компания отчитывается за расходы, содержание ТС, его амортизацию. Грузовые машины требуют больших расходов, как на содержание, так и на топливо. К тому же по документу может быть начислена и зарплата водителя. Из путевого листа видно, сколько времени работник провел за рулем и какой километраж проехал.

Путевые листы бывают трех форм:

• форма № 1 – международная;
• форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом;
• форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом.

Лист международного образца выписывается только на одну командировку.

Кроме того, путевые листы подразделяются на следующие виды, утвержденные еще в 1997 году и действующие до сих пор:

• форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника;
• форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам;
• форма 4-м – для международных перевозок.

Форма 4-с применяется при сдельной оплате работников

Как заполнить документ

В машине у водителя, перевозящего грузы, обязательно должны присутствовать следующие обязательные документы:

• путевой лист;
• товарно-транспортная накладная;
• водительское удостоверение;
• свидетельство о регистрации ТС.

Порядок заполнения листов практически один и тот же. Документ выписывается на один день. Исключение составляют поездки, рассчитанные на дальние расстояния. Ответственный диспетчер на нем проставляет дату выдачи и номер, которые вносит в специальный журнал. В отчетном документе прописывается следующая информация:

• дата рейса;
• вид задания;
• в каком составе осуществляется доставка.

Ниже вносятся данные о машине:

• марка машины;
• регистрационный номер;
• гаражный номер.

Если имеется прицеп, то на него тоже вносятся аналогичные данные.

Следующим пунктом указываются данные водителя. Заполняется графа с номерами водительского удостоверения. При наличии в поездке напарника или же экспедиторов, то их данные также прописывают в документе.

В документе ставится подпись главного механика, который удостоверяет, что машина находится в исправном состоянии и готова к эксплуатации. Водитель также подписывается в листе, тем самым подтверждая факт осмотра ТС. С того момента, как шофер поставил свою подпись, ответственность за груз и машину ложится на его плечи. Это будет означать, что задание принято им к исполнению.

Данные километража вносятся в отдельную графу. Сначала заносят цифры на момент выезда машины, по возвращении рядом вносятся измененные после поездки данные. Вносится информация о расходе горючего (на момент выезда и по возвращении в гараж) с указанием его типа.

Образец заполнения путевого листа

Заполнение графы «Задание водителю»

Данная графа вызывает порой немало сложностей. Но она требует правильного оформления. Тут прописываются все адреса заказчиков, куда необходимо доставить груз, номера накладных. Заказчик в свою очередь проставляет на документе дату, подписывается и ставит печать. Эта мера является доказательством того, что водитель был в нужном месте и доставил вверенный ему груз.

Помимо этого порядок заполнения требует внесения сюда дополнительных данных о расстоянии до каждого отдельно взятого заказчика, тоннаже и наименовании груза.

В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:

• данные о машине;
• время доставки груза;
• время его разгрузки.

Талон заполняется в 2-х экземплярах, один остается у заказчика, а второй отправляется с водителем на предприятие, предоставившее услугу. Владелец ТС должен тщательно проверить внесенную информацию.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. Следовательно, отметка врача на путевом листе обязательна.

Водитель должен проходить медосмотр перед каждым выездом

Возвращение на базу

Возвратившись обратно на базу, водитель сдает всю отчетную документацию диспетчеру, который проверяет правильность заполнения. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата.

Если же не обошлось без поломок, то соответствующая информация вносится диспетчером в графу «Отметки»: что произошло, стоимость ремонта, средства, затраченные на запчасти.

После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы:

• № 12 – период работы оборудования;
• № 13 – время работы мотора;
• № 24 – номера совершенных поездок по порядку;
• № 25 — № ТТН;
• № 26 – время, затраченное на работу ТС;
• № 27 – перевезенное количество груза;
• № 28 – выполненная работа;
• № 29 – прописывается информация о грузоотправителе.

Данные, внесенные в эти графы, подтверждаются подписями диспетчера и водителя.

После всех манипуляций документ передается таксировщику, который производит расчеты стоимости совершенной поездки. Итоговую подпись ставит бухгалтер после проверки.

Таким образом, ничего сложного в заполнении путевого листа нет. Правильно заполненный документ не создаст в дальнейшем лишних проблем. Главное соблюдать инструкцию и порядок его заполнения. Представленный пример заполнения документа поможет разобраться в последовательности его заполнения.

Вопрос: Как оформляется путевой лист при аренде автомобиля?

Ответ: По нашему мнению, при аренде автомобиля с экипажем путевые листы целесообразно оформлять арендодателю. При аренде автомобиля без экипажа путевые листы целесообразно оформлять арендатору с указанием сведений о владельце транспортного средства (об арендаторе).

Обоснование: В процессе предпринимательской деятельности арендовать транспортные средства возможно как с экипажем, так и без него. Оба способа аренды автомобиля имеют свои нюансы правового регулирования и порядка оформления путевого листа.
При аренде транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 Гражданского кодекса РФ). При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем (ст. 636 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Обязательные реквизиты путевого листа
При перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями должен оформляться путевой лист, который служит для учета и контроля транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав)).
Унифицированные формы путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок). Требования данного документа обязательны в том числе для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013). Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве, в том числе "Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства";
- сведения о водителе.
Отметим, что проставление в путевом листе печати организации необязательно (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка).
Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство.

Оформление путевого листа при аренде транспортного средства с экипажем
Устав, Обязательные реквизиты и порядок не позволяют определенно распределить бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником предоставленного в аренду транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем (или без экипажа) (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N А10-1621/03-16-Ф02-231/04-С1).
На наш взгляд, из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, работники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что автомобиль работал, а не простаивал, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Поскольку при аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы на выплату заработной платы своему работнику, полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.07.2016 по делу N А41-47161/2015, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/2015 по делу N А61-1223/2015). Рекомендуем определить порядок оформления путевых листов в договоре аренды. По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ (и наоборот). Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.
Отметим также, что при аренде автомобиля с экипажем штамп о предрейсовом медицинском осмотре должен ставить арендодатель, так как фактически водитель не является работником арендатора. Соответственно, арендатор не несет ответственности за охрану его труда и здоровья. В остальном путевой лист заполняется как обычно. Таким образом, путевой лист целесообразно оформлять арендодателю.

Оформление путевого листа при аренде транспортного средства без экипажа
При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он фактически эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Если же в договоре аренды автомобиля без экипажа прописано, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему. Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле "Организация" проставляются сведения о владельце машины, в данной ситуации об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (ОГРНИП) (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка).
Таким образом, при аренде автомобиля без экипажа в путевом листе должны быть указаны сведения (в том числе ОГРН) именно об арендаторе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и осуществляет его эксплуатацию. Также соглашением сторон может быть предусмотрен порядок передачи копий путевых листов, выписанных арендатором, в адрес арендодателя.

См. также:
Как оформить путевой лист при длительной командировке водителя на срок более месяца?
...Обязана ли организация указывать в путевом листе дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, если она не оказывает услуги по перевозке?

Наша компания в прошлом году заключила двухгодичный договор аренды транспортного средства без экипажа. Автомобиль передан нам по акту приема-передачи. Расходы в виде арендных платежей мы учитывали при расчете налога на прибыль. Но каково было наше удивление, когда в ходе налоговой проверки инспекторы исключили расходы на аренду автомобиля из налоговой базы по причине отсутствия путевых листов. Неужели действия налоговиков правомерны?

Нет, налоговые органы не имели права исключать из состава расходов суммы арендной платы только из-за того, что у вас отсутствовали путевые листы. Неправомерность действий налоговиков можно доказать в суде. Объясним подробнее.

При расчете налога на прибыль арендные платежи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подп. 10. п. 1 ст. 264 НК РФ . Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но, как известно, для признания расходов они должны быть документально подтверждены. Таково требование ст. 252 НК РФ .

Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды.

Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:

— приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;

— копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.

Несмотря на то что налоговики выпустили такие разъяснения достаточно давно, на деле проверяющие до сих пор зачастую придерживаются вышеизложенной позиции. Это подтверждает судебная практика. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 03.10.2013 № А40-78836/12. В нем был рассмотрен следующий спор между компанией и налоговой инспекцией. Организация заключила договор аренды транспортных средств с экипажем. У компании в наличии были соответствующие договоры, акты приема-передачи автомобилей, акты об оказанных услугах, счета-фактуры. Однако проверяющие затребовали для подтверждения произведенных расходов по аренде транспортных средств путевые листы, которых у организации не было. Из-за их отсутствия налоговики исключили из налоговой базы спорные расходы и привлекли организацию к ответственности за неуплату налога на прибыль.

Однако судьи с таким решением не согласились и встали на сторону налогоплательщика. Они отметили, что сам по себе путевой лист не является документом, который может подтвердить обоснованность расходов по аренде.

На наш взгляд, для того, чтобы подтвердить тот факт, что ­расходы по аренде носят производственный характер достаточно вести в произвольной форме «Журнал учета поездок», в котором отражать даты использования автомобилей, маршруты движения, цель поездки и фамилии сотрудников. Именно такой вариант оформления подтверждающих аренду документов был предложен в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 № А75-4440/2011.

Но обратите внимание: при отсутствии путевых листов вы не сможете учесть для целей налогообложения прибы­ли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Светланы Астаниной (г. Москва)

Нужно ли вести путевой лист на арендованный автомобиль у частного лица? Наше предприятие находится на ОСН.

Да, путевой лист на арендованный у физического лица автомобиль для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль оформлять необходимо.

В соответствии со ст. 646 ГК РФ при заключении договора аренды автомобиля без экипажа обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства, его страхование, а также иных расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией, согласно общему правилу также возлагается на арендатора.

Следовательно, Ваше предприятие имеет право включать эксплуатационные расходы, включая затраты на ГСМ, в состав затрат, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

В соответствии с нормами гл. 25 НК РФ осуществленные организацией расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации, если выполнены требования п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть указанные расходы экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Первичным документом, подтверждающим использование приобретенного бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.

Требования к порядку оформления путевых листов содержатся в Приказе Министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 г. № 152, который распространяется на лиц (организации и предпринимателей), эксплуатирующих легковые автомобили.

При отсутствии путевых листов существует высокий риск непризнания налоговыми органами в целях налогообложения не только затрат на ГСМ, но и стоимости арендной платы, обслуживания автомобиля, поскольку Вы не сможет подтвердить использование автомобиля в деятельности, приносящей доход (их соответствия критериям ст. 252 НК РФ).

Кроме того, существует риск, что при отсутствии путевых листов, подтверждающих использование автомобиля и, соответственно, расход ГСМ для нужд предприятия, налоговый орган может попытаться включить стоимость ГСМ в доход того работника, который получил деньги на их приобретение из кассы организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 г. № 28-11/097861).

Получить персональную консультацию Антона Денисова в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.

Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.

Все о путевых листах: образцы и правила заполнения

Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2018 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2018 году предусмотрена возможность продления периода его действия.

Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен

Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:

Как видите, Минфин России в своих разъяснениях даже не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде. И это очевидно. Ведь они могут подтвердить только обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Путевой лист для арендованного легкового автомобиля

• Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
• Количество израсходованного горючего
• Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
• Дата заполнения путевого листа
• Срок на который документ выписывается
• Информация о транспортном средстве
• Данные о водителе грузового автомобиля
• Данные о владельце транспортного средства

Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.

Путевой лист для арендованного автомобиля

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

Путевой лист арендованного легкового автомобиля

Сумму арендной платы можете ничем не обосновывать, в данном случае действует свобода договора. Путевые листы необходимы, чеки на бензин - если вы работаете по УСН 15% д-р. Для подтверждения достаточно акта, но это также могут быть различные системы заявок, которые вы сами разрабатываете и оговариваете в договоре.

Может ли ИП предоставлять в аренду автомобиль с услугами по управлению юридическому лицу? Как составить договор аренды, чем обосновать сумму арендной платы и услуги водителя? Какими документами подтверждается выполнение услуг помимо акта выполненных услуг? Автомобиль грузопассажирский, планируется использование его для перевоза людей и материалов. Нужны ли путевые листы и чеки на бензин, чтобы подтвердить предпринимателю свой расход?

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит. Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Заключаем договор аренды

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт).
Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

Ведение путевых листов для арендованного легкового автомобиля

Вначале напомним: по договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) за плату и на определенный срок в пользование имущество для осуществления хозяйственной деятельности (ч. 1 ст. 759 ГКУ и ч. 1 ст. 283 ХКУ). Арендодателем может выступать любое физическое лицо (при этом вовсе не обязательно, чтобы оно было субъектом предпринимательской деятельности), имеющее в собственности автомобиль, независимо от того, состоит ли оно в трудовых отношениях с предприятием, арендующим у него автомобиль. Договор найма ТС составляется в письменной форме (п. 1 ст. 799 ГКУ), и если участником такого договора выступает физическое лицо, то договор подлежит нотариальному удостоверению (п. 2 ст. 799 ГКУ). Если договор не удостоверен нотариально, он считается недействительным. Вследствие этого предприятие-арендатор рискует утратить право на включение в состав ВР расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией ТС, арендованного у физлица. Под сомнением также будет налоговый кредит по суммам НДС, указанным в этих расходах.

Согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, обычному налогоплательщику разрешено относить на ВР только «50 процентов расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей и оперативную аренду легковых автомобилей». При этом он освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с хозяйственной деятельностью. При использовании автомобиля (как собственного, так и арендованного) путевые листы служебного автомобиля типовой формы №3 необходимо оформлять, за небольшим исключением, на каждый рабочий день или смену (п. 2.1 Инструкции №74) 1 . На основании таких оформленных путевых листов по окончании отчетного периода (месяца) комиссия предприятия составляет акт на списание ГСМ, который утверждается руководителем предприятия. Именно этот акт и является основанием для списания с учета ГСМ бухгалтерией предприятия. То есть любое списание ГСМ (как связанное с хозяйственной деятельностью в трактовке Закона о прибыли, так и не связанное с ней) осуществляется на основании путевых листов исходя из фактического пробега автомобиля согласно Нормам №43 2 .

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Зачем нужен путевой лист при аренде автомобиля? (Часть 1)

Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.

Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.

05 Авг 2018 625