Организация арендует автомобиль с экипажем (автомобиль со спецоборудованием используется для работы на скважине). Арендатор несет расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Каков порядок оформления путевых листов? Должен ли арендатор выписывать путевые листы на водителей, которые являются сотрудниками арендодателя, а подпись механика на путевом листе, сотрудника арендатора или списание ГСМ будет производиться на основании путевых листов, выписанных арендодателем?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить самостоятельно в договоре аренды.
Если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ.
Обоснование позиции:
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации ( ГК РФ).
На основании ГК РФ расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем.
В рассматриваемой ситуации договором установлено, что арендатор несет расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ). Соответственно, учет затрат на ГСМ осуществляет арендатор.
В первую очередь, отметим, что с 01.01.2013 (дата вступления в силу от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. С этой даты все формы первичных учетных документов должен определять руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ). Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме N 402-ФЗ) (смотрите также Минфина России от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317, от 16.02.2016 N , от 04.02.2015 N , от 27.05.2014 N ).
Например, необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов продиктована Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав). Поэтому составление его является обязательным.
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава).
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления, в частности, перевозок грузов автомобильным транспортом. Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими, в частности, грузовые автомобили (ч. 1 ст. 6 Устава, п.п. 2, 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152, далее - Приказ N 152).
Согласно Приказа N 152 путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Путевой лист специального автомобиля формы N 3 спец., утвержденной Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78), является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. При этом в путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.
В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.
Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику (смотрите также раздел 7.3 приложения 7 к ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660).
Устав, N 152, N 78 не позволяют определенно распределить бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником предоставленного в аренду транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем (смотрите также ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2004 N А10-1621/03-16). Из указанных документов следует, что путевые листы необходимы той организации, сотрудники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что техника работала, а не простаивала, в то же время путевые листы являются документальным обоснованием расходов на ГСМ ( Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
В рассматриваемом случае расходы на ГСМ несет Арендатор. С учетом этого, по нашему мнению, порядок оформления путевых листов стороны договора должны определить в договоре аренды. Поскольку в рассматриваемой ситуации арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы по выплате заработной платы своему сотруднику, то в данном случае полагаем, что именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора ( АС Московского округа от 12.05.2017 N Ф05-3596/17 по делу N А41-28801/2016, от 08.07.2016 г. N по делу N А41-47161/2015, АС Северо-Кавказского округа от 28.01.2016 N Ф08-10220/15 по делу N А61-1223/2015, постановления ФАС Уральского округа от 21.12.2010 N Ф09-10614/10-С5 по делу N А76-45677/2009-18-1170/208, ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2008 N А56-15033/2007).
Заметим, примерный перечень документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортное средство с экипажем, приведен в УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1, в числе которых указаны копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
По нашему мнению, если стороны договора аренды согласуют, что путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Достаточно часто сотрудники бухгалтерий предприятий интересуются вопросом: требуется ли путевой лист на машину, взятую в аренду? Ведь со своими, штатными автомобилями всё понятно, все правила ведения учёта расписаны.
Рассмотрим для этого четыре ситуации:
- частное лицо арендует авто у частного лица;
- машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
- транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
- фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля, то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам. Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.
Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.
Когда арендатор – юридическое лицо
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
Когда можно не оформлять путевой лист
Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.
Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения
Разберем на примере как заполнить путевой лист.
Лицевая сторона
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторона
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Оформление путевого листа для арендованного автомобиля.
Вопрос: Наше предприятие арендует личные автомобили у своих сотрудников. С ними заключены договора аренды авто и предоставление услуг по управлению.Сотрудники оформляют один путевой лист для легкового авто на месяц.Вопрос:1. Делать ли в этом путевом листе отметки медика и механика?2. Необходимо ли регистрировать путевые листы в журнале учета, если мы не является транспортным предприятием и эти автомобили арендуем?3. Нам сотрудники/арендодатели предоставили нормы расхода топлива, но они не соответствуют данным Миннтранса, а многих авто там просто нет. Какие нормы нам применять? и можем ли мы утвердить нормы, предоставленные владельцами авто, без привязки к данным Минтранса?
Ответ:
1. Да, в путевом листе должны быть проставлены отметки механика и медицинского работника. По общему правилу при выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Также перед выездом водитель должен пройти предрейсовый осмотр, по результатам которого в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
2. Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, организации следует делать записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8). Такой журнал следует вести в том числе и для регистрации путевых листов, оформленных по арендованным автомобилям.
3. Для экономического обоснования расходов на ГСМ организация может использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России, или же самостоятельно разработать внутренние нормы на основе тех, которые предоставили арендодатели. То есть те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие ), носят рекомендательный характер, применять их не обязательно.
При этом лимиты следует утвердить приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.
Обоснование
Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ
Организация может использовать:
1. унифицированные формы;
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).
Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. Порядок проведения контроля утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 .
Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .
Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 . Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7 .
Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника .
Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.
Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .
Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).
Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам ().
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71 , от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61 .
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения без НДС (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы , которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 .
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы , рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России . Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве , утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180 .
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011 .
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы . Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России