На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Разберем на примере как заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Оформление путевых листов при аренде автомобиля у сотрудника для осуществления служебных поездок.

Вопрос: Дополнение к вопросу № 1078737 от 18.07.2017 г. Как правильно заполнить путевой лист в таком случае? Поездки осуществляются, в основном, в пределах города. Автопарка у нас нет, поэтому таких должностей, как медицинский работник и контролер технического состояния автотранспортных средств на предприятии нет.

Ответ: При аренде автомобиля у сотрудника для осуществления на нем служебных поездок также в обязательном порядке необходимо оформлять путевые листы. В путевом листе в обязательном порядке должна быть указана информация о показаниях спидометра на момент выезда и возвращения, информация о пройденном маршруте. К путевому листу прикладываются расходные документы (чеки, квитанции), подтверждающие расход на ГСМ, Подробный порядок заполнения путевого листа приведен ниже в рекомендации.

Также в путевом листе в обязательном порядке должны стоять отметки о прохождении водителем медосмотра и о проведении техосмотра автомобиля перед выездом. Если в самой организации не организовано проведение медосмотра и техосмотра, то за данными услугами возможно обратиться в стороннюю специализированную организацию.

При отсутствии путевых листов, либо при некорректно заполненных путевых листах (отсутствие медосмотра, техосмотра), возможны следующие последствия:

При проведении проверки на дороге органы ГИБДД остановят транспорт и могут не допустить его к дальнейшему передвижению (так как транспорт специализированный, перевозятся грузы) и затем оштрафуют организацию;

Расходы по данному транспорту (сумму компенсации, цену аренды, затраты на ГСМ и пр.) организация не сможет учесть в составе налоговых расходов;

Со стоимости ГСМ, которые организация оплачивала водителю без документального подтверждения, могут доначислить НДФЛ как на доходы сотрудника в натуральной форме по ГСМ, приобретенным организацией, и использованным сотрудником в личных целях (так как без путевых листов служебный характер поездок доказан не будет).

Обоснование

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства , но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации ;
• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке .

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406 , от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 , УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447 . Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
• обосновывающие расчет суммы компенсации;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011 , Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694 , Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы . Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля , путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника

Кто проводит медосмотры

Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением (п. 6 Порядка, утвержденного ). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность ().

Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Ситуация: должна ли организация при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте получать лицензию на этот вид деятельности. Проведение медосмотров не является основной деятельностью организации

Да, должна.

Медицинская деятельность является лицензируемой (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ). Медосмотры (в т. ч. предрейсовые) относятся к услугам медицинской деятельности, подлежащим лицензированию (перечень к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 291). Никаких исключений для медицинской деятельности для собственных нужд законодательство о лицензировании не предусматривает. Поэтому при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте необходимо получить лицензию на данный вид деятельности.

О необходимости получать лицензию для проведения медосмотров указано и в пункте 8 Порядка, утвержденного .

Ситуация: вправе ли сотрудник организации (например, бухгалтер), имеющий диплом о медицинском образовании, проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Организация не имеет собственного медпункта

Нет, не вправе.

Организации всех форм собственности и предприниматели, имеющие автомобильный транспорт, обязаны организовать проведение обязательных предрейсовых медосмотров водителей (п. 1 ст. 20 , Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может либо в собственном медпункте, либо по договору с медицинским учреждением. Медицинское учреждение, с которым заключен договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .

Таким образом, если сотрудник организации имеет лишь диплом о медицинском образовании, но при этом не имеет соответствующего сертификата, то он не вправе проводить обязательные медосмотры.

Требование к квалификации сотрудников не является единственным при проведении медосмотра самостоятельно.

Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя

Из этой статьи вы узнаете:
— как изменился состав реквизитов путевого листа;
— какие реквизиты нужны обязательно;
— можно ли работать по путевым листам старого образца;
— как исправить ошибку в путевом листе?

Минтранс России изменил состав реквизитов путевого листа (приказ от 18.01.2017 № 17). Печать компании больше не нужна, а вот отметка о техконтроле стала обязательной.

Проверьте форму путевки. Если в бланке нет отметки о техконтроле, вы не вправе использовать путевой лист. Он не отвечает новым требованиям.

ОБРАЗЕЦ ОТМЕТКИ О ПРЕДРЕЙСОВОМ ТЕХНИЧЕСКОМ ОСМОТРЕ

Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287). Это может быть механик или мастер. Если в штате нет такой должности, проводите техосмотр в стороннем сертифицированном техцентре. Его специалист проставит отметку о техосмотре на путевом листе.

Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен», распишется и укажет фамилию (образец 1 ниже).

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

• Покупка готовой услуги по перевозке.
• Аренда машины с выполнением работ своими силами.
• Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

) – это крайне важная процедура. В случае ошибок налоговая может не признать затраты предприятия на приобретение ГСМ. Поэтому в данной статье рассмотрим, как необходимо заполнять путевой лист легкового автомобиля. Он имеет стандартизированную унифицированную форму, которая получила название форма №3.

Документ, на основании которого ранее заполнялся путевой лист легкового автомобиля, было постановление Госкомстата России №78. Его действия распространялось исключительно на деятельность юридических лиц.

В соответствии с ним, такие лица в своей деятельности могут использовать восемь форм таких листов, которые имеют утвержденную форму. К ним относят:

Листы, касающиеся строительных машин: путевой лист строительной машины (форма № ЭСМ-2);

Касающиеся работы автотранспорта:

Путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
специального автомобиля (форма №3 спец);
легкового такси (форма №4);
грузового автомобиля (форма №4-С);
(форма № 4-П);
автобуса (форма №6);
автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Со временем Минтранс России издал приказ №68, который стал применять к индивидуальным предпринимателям. Для них заполнение путевого листа легкового автомобиля претерпело некоторые изменения. В основном из-за того, что сами формы существенно изменились.

Так, для индивидуальных предпринимателей стали действовать такие формы листов предпринимателя индивидуального:

(форма №ПЛ-1);
(форма №ПА-1);
(форма №ПГ-1).

Но рассматриваемый документ сегодня тоже недействителен, после того, как Минтранса России выпустил Приказа №152. В нем прописано, какие основные реквизиты должны быть в путевых листах, как они должны быть заполнены. Причем его положения касаются не только индивидуальных предпринимателей, но и организаций.

Теперь проводится в форме, разработанной предприятием, но в ней обязательно должны находиться такие сведения:

О водителе;
о транспортном средстве;
о собственнике транспортного средства;
о сроке, на который действует путевой лист;
о названии и номере автомобиля.

Также путевой лист легкового автомобиля должен содержат сведения о дате и времени медицинского осмотра водителя до и после рейса. Причем в дате необходимо указать полную дату, а во времени – часы и минуты. Причем подпись медицинского работника необходимо расшифровать.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

С лицевой стороны лист заполняется такими данными:

Название организации;
номер автомобиля;
марка автомобиля;
полное имя водителя;
полное имя механика;
полное имя диспетчера;
остаток топлива до выезда;
пробег в рейсе;
заправка во время рейса.

С лицевой стороны должны быть заполнены такие поля:

Уникальный номер документа.
Серия документа, если он напечатан в типографии.
Дата.
Период, на который выдается путевой лист, но не более месяца.
Полное наименование организации.
Код ОКПО организации.
Номерной знак.
Марка автомобиля и номер договора аренды, если он берется в аренду.
Инвентарный или гаражный номер, если у организации несколько машин.
Класс водителя.
Табельный номер сотрудника.
Номер удостоверения водителя.
В чье распоряжение представляется машина.
Карточка лицензии (в форме №3 не заполняются).
Кому автомобиль передан в аренду, если он арендованный (указывается наименование организации).
Время и дата выезда из гаража.
Адрес, куда пригоняется автомобиль для работы.
Полное имя диспетчера-нарядчика.
Полное имя механика, который проверил исправность машины.
Подпись водителя, что он принял исправное авто.
Время и дата, когда автомобиль вернулся в гараж.
Полное имя и подпись диспетчера-нарядчика.
Полное имя и подпись водителя, который сдал авто.

Внизу справа на лицевой части отражается информация о горючем. Указывается:

Марка.
Остаток на начало рейса.
Количество горючего, которое было выдано.
Что осталось после возвращения.
Количество горючего, которое должно расходоваться в норме на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Если марка авто в документе не указана, рассчитывается по такой формуле: норма расхода умножается на пробег и делится на 100.
Количество израсходованного топлива: от того, что было перед выездом, отнимается остаток после рейса.
Показание спидометра.
Экономия топлива, если расход меньше запланированного.
Перерасход, если он имеет место быть.
Расшифрованная должность и имя медицинского работника, который провел осмотр водителя – с подписью и печатью организации.

С обратной стороны заполняются такие данные:

В ней заполняются данные о маршруте следования автомобиля. Без данных о конкретном месте назначения доказать расходы на приобретение ГСМ невозможно, поэтому поле надо заполнить обязательно. Там должны содержаться такие данные:

Порядковый номер поездки машины.
Код заказчика.
Дата поездки.
Место, откуда автомобиль отправился в рейс с указанием организации.
Место прибытия с указанием адреса и наименования организации.
Время отправления.
Время и дату возвращения.
В графе «Пройдено» указываются данные, о пройденном расстоянии.
Подпись водителя.

По таким правилам проводится заполнение путевого листа легкового автомобиля , образец заполнения и бланк путевого листа можно бесплатно скачать ниже.

Путевой лист – основной документ учета работы водителя, выдаваемый каждый день, в котором указывается маршрут, пробег, а также проверяется способность водителя, к выходу в рейс. В установленных законом случаях водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции передавать его им для проверки.

Когда водитель работает на арендованном транспорте, оформление путевого листа, является обязательным. Путевка в данном случае необходима для того, чтобы подтвердить расход денежных средств на бензин и ГСМ, а также является основанием для начисления з/п водителя. Также путевой лист является контролем работы водителя и является документом строгой отчетности, когда осуществляется коммерческая деятельность.

КТО АРЕНДАТОР, ИМЕЕТ ЛИ ЭТО ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ НАЛИЧИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА

Не столь важно, кто является «временным хозяином» транспортного средства, важность имеет лишь цель аренды транспорта. Аренда коммерческого автомобиля без головной боли подразумевает в себя и отточенную систему действий по получению необходимых документов в компании Platinum Motors. Кем бы не осуществлялась коммерческая деятельность, необходимым условием работы будет наличие путевого листа. Если расходы несет предприятие, но правильно отразить все в налоговом отчете, так же поможет именно путевой лист. Представим такую ситуацию: начальник скажет вам забрать с аэропорта нового сотрудника на только что арендованном вами автомобиле, а после этого просит съездить на другой конец города за канцтоварами для фирмы, т.к автомобиль компании находиться на ремонте. А вы попадаете в пробки мегополиса и тратите большое количество бензина. Вы логично будете ждать возмещения потраченных средств на бензин, и в данном случае путевой лист был бы очень полезен. Если же при перевозке канцтоваров без путевого листа вас остановят работники транспортного контроля, то вам придется объяснять им, что вы не занимались коммерческой деятельностью в данный момент. Минфин России также в своих разъяснениях не упоминает о путевых листах, якобы необходимых для подтверждения расходов по аренде.

А вот штрафы за отсутствие путевого листа будут разница в зависимости от того кто арендатор. Физические лица не могут быть наказаны уголовно, и несут лишь административную ответственность (около 500руб).

Юридическим лицам будет выставлен штраф 100 000 рублей.

СЛУЧАИ, КОГДА ПУТЕВОЙ ЛИСТ НЕ ТРЕБУЕТСЯ

Если вы не хотите заморачиваться отчетностью и вам проще покрыть все расходы, связанные с транспортным средством самостоятельно, то тогда путевой лист вам не пригодится, если конечно, вы не встретитесь с налоговикам или транспортниками.

По правилам вы можете совершать перевозки без путевого листа только в личных целях.

ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА

Для каждого вида транспорта разработаны свои бланки путевых листов, есть то, что отразить необходимо:

• Маршрут и цель поездок. Для обоснования их производственной направленности
• Количество израсходованного горючего
• Путь пройденный автомобилем, на основании показаний спидометра
• Дата заполнения путевого листа
• Срок на который документ выписывается
• Информация о транспортном средстве
• Данные о водителе грузового автомобиля
• Данные о владельце транспортного средства

ВАЖНО: Путевой лист для автомобиля в аренде выдается на один день или смену, после чего сдается бухгалтеру.

ПОПУЛЯРНЫЕ ВОПРОСЫ О ПУТЕВЫХ ЛИСТАХ

Как же быть, когда осуществляется аренда спецтехники с экипажем, кто должен оформлять путевые листы?

При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя (статья 632 ГК РФ).

Меня недавно остановили сотрудники ГАИ и потребовали путевой лист, я предъявил им все документы кроме него, они сказали, что нужно возить с собой договор аренды вместо путевого листа, или я что-то не так понял?

Путевой лист и договор аренды это совершенно разного рода документы. Наличие договора аренды важно, и дает право осуществления поездок на чужом транспорте, но не освобождает водителя транспорта, от наличия путевого листа, если вы ведете коммерческую деятельность на арендованном автомобиле.