Путевой лист легкового автомобиля обязателен к применению в процессе организации перевозок, при планировании, управлении и учете перевозок грузов или пассажиров автомобильным транспортом и оформляется в соответствии с «Инструкцией о порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом» (30 ноября 1983 г. с изменениями и дополнениями Госкомстата России от 28.11.97 г.). В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, к первичным документам по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте относятся: путевой лист легкового автомобиля (форма №3), путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п), Журнал учета движения путевых листов (форма №8) и Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

При работе на легковом автотранспорте штатный водитель должен иметь следующие документы:

• водительское удостоверение соответствующей категории или временное разрешение;
• регистрационные документы на транспортное средство и на прицеп, если таковой используется;
• путевой лист по форме №3 ;
• товарно-транспортную накладную (форма №1-Т) на перевозимый груз;
• при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - специальное разрешение.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители предприятий , организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию легковых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Участие водителя в заполнении бланка путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер или уполномоченное на то лицо заполняет бланк формы №3 , где указывает: дату его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации в журнале учета путевых листов; в строке "Режим работы" записывает код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю; в строке «Автомобиль» указывает марку, госномер и тип автомобиля, а также его гаражный номер. В случае использования прицепов или полуприцепов, их марки, гаражные и госномера записываются в строку «Прицепы». Строка «Сопровождающее лица» должна содержать фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль в рамках задания. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику. В графе 15 "В чье распоряжение" раздела "Задание водителю" на основании заявки или разового заказа записывается наименование заказчика. Графа 16 "Время прибытия" должна отражать время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора. На лицевой стороне бланк путевого листа содержит строку "Выдать горючее" – в ней необходимо прописью указать количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы. Правильное оформление путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения заверяет диспетчер или уполномоченное лицо своей подписью в строке "Подпись диспетчера".

Далее до выезда из гаража заправщик (техник по ГСМ, уполномоченное лицо) в разделе «Движение горючего» в графах 6, 8 и в соответствующих строках записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и заверяет эти записи своей подписью. На лицевой стороне унифицированная форма №3 предполагает отметку медицинского работника, который в ходе предрейсового медосмотра подписью удостоверяет состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем. В разделе путевого листа "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 5 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража (число, месяц, часы, минуты); в разделе "Движение горючего" в графу 9 "Остаток при выезде" он вносит количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей заверяет подписью в этой графе. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК должен удостоверить своей подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель должен расписаться о принятии автомобиля в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности: в графе 19 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа заказчику; в графе "Заказчик" заказчик расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа; в графе 21 «При прибытии» и 22 «При убытии» заказчик проставляет соответственно значения показаний спидометров при прибытии и убытии. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки заказчиков при отказе, различных дорожных служб и т.п.).

По возвращении автомобиля в гараж оформление путевого листа производится в следующей последовательности: в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 2 механик КПП или ОТК записывает фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 4 "Показания спидометра"; заполняет графу 10 "Остаток при возвращении" в разделе "Движение горючего" и расписывается под ней. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 11 "Сдано" и расписывается под ней. В строке "Сдал" водитель подписью подтверждает сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо расписывается в строке "Принял диспетчер" и регистрирует путевой лист в соответствующем журнале (форма №8).

Бланк путевого листа выдается водителю диспетчером под расписку на один рабочий день при условии сдачи им путевого листа за предыдущий день работы. Междугородный путевой лист выдается и на более длительный срок, если продолжительность перевозки должна составлять более суток. Существует также возможность использования организацией собственных путевых листов, имеющих месячный срок действия и утвержденных в учетной политике данного предприятия. Согласно Письму Минфина России от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363 они допускаются для легкового автомобиля, управляемого сотрудником по доверенности и не осуществляющего перевозки грузов или пассажиров, и предназначены для подтверждения расходов на горючее в целях налогообложения прибыли.

Для индивидуальных предпринимателей приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте" утверждены свои обязательные формы путевых листов: ПГ-1 для грузового автомобиля; ПА-1 для автобуса; ПЛ-1 для легкового автомобиля. Однако воспользоваться ими для учета транспортных расходов на предпринимательскую деятельность индивидуальный предприниматель сможет только в том случае, если «в свидетельстве о государственной регистрации предпринимателя будут указаны оба вида деятельности: торгово-закупочная и транспортные грузоперевозки" (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2004 N 21-14/85240).

См. также:

Путевые листы являются важнейшими учетными документами, которые необходимы для расчета размеры зарплаты шоферам и обоснования затрат на ГСМ. Скачать бланки путевых листов вы можете на нашем сайте.

Законодательство обязывает организации оформлять путевые листы с целью контроля и правильного учета движения ГСМ, а также с целью расчета размера зарплаты водителей. Также, их формирование для целей налогообложения.

Исходя из этого, можно сказать, что путевые листы являются основными документами первичного учета, которые служат основой для осуществления контроля за пробегом и техническим состоянием ТС, списания расходов ГСМ, расчета налогов и размера зарплаты шоферов.

Структура путевых листов и порядок их оформления

Унифицированных форм путевых листов не существует. Организации могут формировать их по собственно разработанным формам. Но, несмотря на это, они являются официальными документами.

Формирование путевых листов занимается диспетчер организации или его представитель. Как правило, документ оформляется в единственном экземпляре, но при его потере может быть сформирован дубликат.

Путевой лист является действительным только на протяжении одного трудового дня или смены. Если шофер отправляется в командировку, срок действия путевки может быть увеличен (максимум до одного месяца).

Основными реквизитами, которые должны быть отражены в путевке, являются:

• Номер документа по порядку;
• Дата формирования путевки;
• Личная подпись работника, оформившего документ;
• Официальный штамп компании;
• Километраж, пройденный ТС.

Типовой бланк и образец путевого листа 2017 года приведены ниже.

Виды путевок

Самыми часто используемыми видами путевок являются:

1. Форма №4с. Она применяется теми организациями, которые платят зарплату шоферам исходя из количества совершенных ими рейсов. З/п в таком случае будет рассчитываться по средним тарифам, которые действуют в данной сфере.
2. Бланк путевого листа по форме №4-п. Такие путевки используются теми компаниями, которые рассчитывают зарплату шоферов исходя из отработанного ими времени.
3. Форма №4-м. Данную форму оформляют организации, занимающиеся доставкой грузов и междугородними перевозками.

Общие правила заполнения путевок

Графы нового бланка путевого листа должны заполняться в строго определенном порядке:

1. Под названием документа указывается дата, когда путевка была сформирована.
2. Далее предусмотрена строчка, предназначенная для указания кода работ. Этот код является основанием для расчета размера з/п и ее выплаты.
3. Сведения о ТС: его тип, марка и гос. регистрационный номер.
4. Если ТС имеет прицеп, то необходимо указать и данные прицепа: гаражный и государственный номера, а также его марку.
5. Сведения о шофере: ФИО, номер водительского удостоверения, класс шофера и его номер по табелю.
6. Для указания времени выезда авто со стоянки и времени его возвращения предусмотрена графа «работа шофера и авто».
7. Графа «задание шоферу» предназначается для указания адреса заказчика.
8. Обязательно необходимо указать километраж, пройденный ТС.
9. Специальное место отведено для указания того, в каком техническом состоянии находится авто.
10. На бланке обязательно должны проставить свои подписи шофер, получивший авто в пользование; механик, проверяющий состояние ТС, а также диспетчер, выдавший задание.

Бланк и образец

На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Разберем на примере как заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.

Название документа: Типовая форма №3 (ОКУД 0345001)
Формат: .doc
Размер: 94 кб

На сегодняшний день нечасто увидишь предприятие или компанию, которая не пользовалась бы автомобилем для служебных целей. Потребность стала увеличиваться после того, как начали повышаться расходы организаций. При различных поездках рабочего характера необходимо иметь бланк путевого листа легкового автомобиля.

Что это за документ

Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:

Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант. Документ содержит информацию следующего характера:

• дата получения и номер;
• личная информация о водителе;
• контактные данные;
• характеристика автомобиля;
• что переводится и краткая идентификация товара.

При составлении самостоятельного бланка необходимо знать следующую форму заполнения:

• печать компании, на которую оформлен автомобиль, не надо ставить;
• должны быть проставлены число и время техосмотра;
• в обязательном порядке надо указать число и время выезда автомобиля в рейс;
• с собой водитель должен иметь медицинскую карту о его здоровье.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля можно на нашем сайте.

Применение путевого листа

Путевой лист необходим обязательно при далеких поездках. Его использовать надо в следующих случаях:

• при перевозке людей в различные страны;
• при перевозке товарной продукции и тяжелых грузов.

Польза этого листа в том, что при предъявлении этого документа в бухгалтерию, они вычитают расходы на бензин и ГСМ. Поэтому водитель может работать на своем транспортном средстве, при этом ему будут компенсироваться все денежные издержки за топливо.

Сдача

Когда водитель возвращается обратно с поездки, в документе он должен расписаться под колонкой «Автомобиль сдал». После этого транспортное средство и бумага отдается механику. Тот в свою очередь снимает все показатели спидометра, а также проверяет остаток бензина в баке. После проведенной тщательной проверки всех заполненных данных он ставит подпись. Далее бланк отдается диспетчеру, который удостоверяется подписью и указанием времени и числа прибытия.

Затем уполномоченное лицо проводит расчет всех затрат, издержек, подписывает, и отдает в бухгалтерию для начисления заработной платы. Чтобы расчеты были правильные, делается ЭВМ.

Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ - путевой лист. О бланках путевых листов, применяемых на практике, и пойдет речь.

Формы путевых листов

Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, применяемые формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей .

При этом важно, чтобы в путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

При составлении путевых листов в 2018-2019 годах необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152) Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17 , от 07.11.2017 № 476 .

Так, на путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:

• дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
• подпись, Ф.И.О. контролера.

Обязанность вносить в путевой лист сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства распространяется не только на организации и ИП, которые оказывают услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатируют транспорт исключительно в своих производственных целях (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС , п.3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).

Путевые листы: бланки (скачать)

К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оборудованные специальным оборудованием для выполнения указанных функций (например, пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Поэтому, если вам нужен, например, путевой лист автокрана (бланк), скачать бесплатно его можно по приведенной выше ссылке.

Постановлением Минтруда от 07.07.1999 № 18 утверждена рекомендуемая форма