13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.
Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:
Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:
- 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.
- 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:
"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".
Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:
Правила заполнения путевых листов:
- 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
- 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.
- 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
- 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.
- 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
- 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
- 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
- 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов
- 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
- 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.
Изменилось ли что-то в правилах заполнения путевых листов по сравнению с прошлым годом?
В марте действительно ли существует такая вероятность, что заполнять путевые листы необходимо по новым правилам? Обязательно ли теперь в каждом путевом листе проставлять подпись механика о том, что он действительно провел осмотр грузового или легкового перед рейсом?
Эти и многие другие вопросы интересуют многих водителей и дальнобойщиков, которые часто отправляются в командировки. О том, какое правильное и точное заполнение путевого листа по новым правилам в 2017 году образец и бланк заполнения вы подробно рассмотрите этой информационной статье.
Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году
Бланки путевых листов
Индивидуальный предприниматель или организация в 2017 году могут использовать и формировать:- Разработанные самостоятельно формы путевых бланков;
- Унифицированные бланки путевых листов, которые постановил и утвердил Госкомстат 28 ноября 1997 года № 78.
Для чего нужны путевые листы? Для того, чтобы производственный характер поездок имел подтверждение, для списания горючего, компенсации за использование собственного транспорта, запчастей. Учет ведется в бухгалтерской книге.
Правила заполнения путевых листов в 2017 году
Правильность заполнения путевых листов в 2017 году
Минтранс с 26 февраля добавил к обязательным реквизитам несколько дополнительных пунктов (Приказ Министра Российской Федерации №17 от 18.01.2017 года). В командировочном автомобильном листе с этой даты требуется обязательно ставить отметку о том, что автомобиль перед рейсом прошел технический осмотр. Механик обязан указать время и дату проверки транспорта, поставить свои инициалы, фамилию и расписаться. До этого дня такие реквизиты указывать нужно было, но совсем необязательно. Итак, с 26.02. порядок заполнения путевых листов в 2017 году выглядит так:- название путевого документа;
- его номер;
- с кого по какое число действителен;
- данные о собственнике автомобиля;
- модель и тип машины;
- регистрационный государственный номер машины;
- показания счетчика одометра при отправке и при въезде автомобиля в гараж;
- время и дата выезда и заезда транспорта в гараж;
- фамилия, имя и отчество, подпись работника, который в листе ставит время и дату, а также показания одометра;
- полные инициалы водителя;
- время и дата медосмотра водителя перед поездкой и после нее;
- ФИО, подпись и штамп медицинского работника, который делал заключение о состоянии водителя;
- отметка об осмотре перед рейсом технического состояния автомобиля со временем и датой;
- ФИО и подпись контролера технического состояния автотранспорта.
Печать и штамп на путевых листах в 2017 году
В 2017 году с 26 февраля штамп или печать в путевых листах ставить не обязательно. Достаточно будет информации о собственнике автомобиля. Это название арендодателя или компании, телефон и адрес. Что указывается также в приказе Министерства Транспорта России от 18.01.2017 года №17. Тем не менее, ошибки не будет, если печать проставится после указанной даты.
Путевые листы разрешается оформлять как на один день, так и на несколько, но не более одного месяца. Если несколько водителей используют одно транспортное средство, но посменно, можно сразу оформить столько путевых листов, сколько водителей работает на данной машине.
Новый бланк путевого листа на 2017 год
Некоторые ИП и организации в связи с тем, что список обязательных реквизитов увеличился, корректируют свои документы путевых листов. Если проверяющие после 29 февраля 2017 г. на листе не найдут обязательных реквизитов, то такой документ будет расценен как «неполноценный». Вследствие этого могут возникнуть сложности с признанием затрат на горюче-смазочные материалы.Пример заполнения путевого листа
. Ниже приведен образец заполнения путевого листа, в котором содержатся все обязательные с 26 февраля 2017 года реквизиты. Вот так он выглядит:
Также можно скачать в формате Word новый бланк путевого листа для легковых автомобилей 2017 г. Похожим образом можно внести поправки в путевые листы грузовых автомобилей, чтобы делать в нем записи о техническом предрейсовом осмотре.
Во многих компаниях механик, водитель и организатор – это один человек. В этом случае, ознакомившись с правилами заполнения путевого листа в 2017 году . он сам лично ставит время, дату и подпись о том, что предрейсовый осмотр был произведен.
Правила заполнения путевых листов в 2018 году изменились. В 2017 году в порядок оформления документа вносились изменения, в результате которых были добавлены новые реквизиты.
Таким образом, если организация применяет в своей деятельности унифицированные формы этих документов, то ей нужно будет внести соответствующие корректировки в бланк путевого листа 2019 года.
Все подробности о видах путевых листов, внесенных изменениях и о порядке заполнения документа, читайте в этой публикации. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 года и образец заполнения.
Необходимость путевых листов
Индивидуальным предпринимателям и организациям путевые листы необходимы для следующих целей:
- учета расходов топлива (бензина) и ГСМ;
- учета общих затрат на транспортные средства;
- начисления амортизации на транспортные средства;
- организации (контроля) движения автотранспорта;
- расчета зарплаты водителям.
Вне зависимости от того, находится ли транспортное средство в аренде или в собственности компании, на него необходимо оформить путевой лист, относящийся к первичной документации.
Виды путевых листов
Бланки путевого листа отличаются в зависимости от видов используемого для перевозок транспорта. Формы документа различны порядком заполнения и содержанием.
Предлагаем вам ознакомиться с унифицированными формами документа в виде таблицы, при помощи которой вы сможете определиться с наиболее подходящей формой документа для вашего предприятия:
|
Название формы |
Дата утверждения |
Назначение |
Особенности |
||
|
Путевые листы легковых автомобилей в 2019 году |
|||||
|
ОКУД 0345001 Форма 3 |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ |
||||
|
Форма ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция22.09.2003) |
Предназначена для ИП |
Может применяться в добровольном порядке |
||
|
ОКУД 6002208 Форма 16 «Путевой лист легкового автомобиля» |
Обоснование расходов на топливо и ГСМ в первичном учете |
||||
|
ОКУД 6002209 Форма 16а |
Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 №139 |
Применяется с целью учета работы ТС |
Применяется военными структурами |
||
|
ОКУД 0345003 Форма 4 «Путевой лист легкового такси» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется как первичный документ организациями, имеющими таксопарк для начисления заработка водителям такси |
Выдается диспетчером ежедневно под роспись водителя |
||
|
Путевые листы грузовых автомобилей 2019 года и специальных автомобилей |
|||||
|
ОКУД 0345002 Форма 3 спец «Путевой лист специального автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Для работы специального автомобиля (например, автокраны, уборочные машины и т. д.), и правильного начисления зарплаты водителю ТС |
Составляется на 1 день (смену) на выполнение задания у 1-2 заказчиков |
||
|
Форма 4-М |
Инструкция Минфина СССР №156 от 30.11.1983 |
Для перевозки разных грузов в междугороднем формате (в течение долгого периода времени) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика груза |
||
|
ОКУД 0345004 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Позволяет вести всесторонний учет перевозки грузов (товаров) таким видом транспорта и предназначается для сдельных перевозок |
Составляется на 1 день и имеет отрывную часть (талон) |
||
|
ОКУД 0345005 Форма 4-С «Путевой лист грузового автомобиля» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Используется при оплате работы грузового автомобиля по повременному тарифу |
Нужно прикладывать товарно-транспортные накладные, если перевозятся материальные ценности |
||
|
Форма ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя» |
Предназначена для ИП в качестве основания для начисления зарплаты водителю и перевозки груза, а также для расчетов с заказчиками за транспортируемые грузы и для списания затрат на топливо и ГСМ |
Составляется на срок от 1 дня |
|||
|
Форма 412-АПК «Путевой лист трактора» |
Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 №750 |
Применяется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах |
Не допускается выпуск трактора на транспортные работы из гаража без наличия путевого листа |
||
|
Путевые листы для автобусов |
|||||
|
ОКУД 0345006 Форма 6 «Путевой лист автобуса» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Первичный документ учета работы автобуса как на городских маршрутах, так и в пригороде. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
В документе указывают общие сведения об автобусе, расходе топлива и о задании, которое было получено водителем. |
||
|
Форма ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя» |
Приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 №68 (редакция от 22.09.2003) |
Первичный документ учета работы автобуса ИП. Документ является базой для начисления зарплаты водителю автобуса. |
ПА-1 уже не является обязательной к применению, допускается разработка собственных форм документа индивидуальным предпринимателем |
||
|
ОКУД 0345007 Форма 6 спец «Путевой лист автобуса необщего пользования» |
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 |
Применяется для автобусов необщего пользования (например, для доставки сотрудников на работу или в целях других нерегулярных перевозок) |
В путевом листе есть отрывной талон для заказчика |
||
Кроме путевых листов в документообороте организаций и ИП, использующих автотранспорт или оказывающих услуги грузоперевозок, должны присутствовать такие учетные документы как:
1. Журнал регистрации путевых листов ИП (форма документа утверждена Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 (в редакции от 22.09.2003)).
2. Товарно-транспортные накладные (по форме Т-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
3. Журнал учета движения путевых листов (по форме 8, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78).
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за оформление путевых листов и ведение Журнала регистрации путевых листов. Журнал заполняется в хронологическом порядке.
Когда вы определились, какой именно бланк путевого листа следует использовать для нужд предприятия, не забудьте утвердить этот документ в учетной политике. Это необходимо сделать и в том случае если вы переходите на применение другой формы путевого листа.
Отметим, что организация или ИП имеют право применять собственно разработанные формы документа, но при этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, установленные российским законодательством.
Бланк путевого листа 2019 года: обязательные реквизиты
Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Министерство транспорта внесло изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:
1. Название - ПУТЕВОЙ ЛИСТ.
2. Номер документа.
3. Период действия.
4. Сведения о владельце транспортного средства.
5. Тип и модель транспортного средства.
6. Государственный регистрационный знак автомобиля.
7. При выезде из гаража (заезде в гараж) указывают показания одометра.
8. Время часы, минуты и дата выезда и заезда в гараж.
9. Подпись, также фамилия, имя и отчество работника, который указывает дату, время и показания одометра в путевом листе.
10. Фамилия, имя и отчество водителя транспортного средства.
11. Время и дата медицинского осмотра водителя автомобиля перед и после рейса.
12. Фамилия, имя и отчество медицинского работника, который проводил медосмотр, его подпись и штамп.
13. Отметка об осмотре технического состояния транспортного средства с указанием времени и даты.
14. Фамилия, имя и отчество, а также подпись контролера технического состояния автомобиля.
Если вы применяете форму путевого листа, разработанную самостоятельно, то обязательно проверьте наличие всех реквизитов в документе, которые требуются в 2019 году.
Правила заполнения путевого листа в 2018 году с учетом изменений
Документ оформляется в единственном экземпляре. Путевой лист выдается на руки водителю (под роспись). Затем он должен быть возвращен должностному лицу под роспись, после чего документ считается закрытым. Далее путевка поступает в бухгалтерию.
Отметка механика проверке транспортного средства перед выездом
В связи с изменениями, внесенными в порядок оформления путевого листа, в 2019 году организации должны включать в документ отчет механика о проверке транспортного средства перед выездом. Норма касается не только легковых, но и грузовых автомобилей.
В путевом листе должна стоять пометка механика или мастера о проверке автомобиля. Осмотр транспортного средства перед рейсом должен осуществляться специалистом, имеющим аттестацию в транспортной инспекции.
Отметка механика может быть следующего содержания:
- «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
- Или «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».
Какой вид будет иметь отметка в путевом листе - компания должна решить самостоятельно. Допускается вариант пометки по аналогии с отметкой медика в виде штампа. Самое главное - чтобы она включала время и дату проведения проверки, а также ФИО специалиста, проводившего техосмотр и его подпись.
Отметки медика и механика в путевом листе действуют в течение времени рейса.
Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.
Печать теперь ставить необязательно
В соответствии с изменениями в отношении оформления путевого листа в 2019 году, печать на документе не является обязательным реквизитом. Об этом говорится в пункте 1 приказа Министерства транспорта №17 от 18 января 2017 года.
Таким образом, если не поставить печать на документе, то это не будет считаться ошибкой. К тому же многие организации вправе работать без печати. В любом случае даже при отсутствии печати, документ будет считаться действительным при включении в путевой лист всех необходимых по законодательству реквизитов (№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года, статья 9).
Указание точной даты и времени в путевом листе
Начиная с 15 декабря 2017 года, в соответствии с приказом Минтранса № 476 от 07 ноября 2017 года, в путевой лист в состав данных об автомобиле нужно включить:
- дату предрейсового контроля транспортного средства - число, месяц и год;
- точное время - часы и минуты.
Контроль обязаны проходить организации, которые занимаются транспортировкой грузов или пассажиров.
Дополнительные данные об организациях и индивидуальных предпринимателях
В 2019 году организации и ИП должны будут указывать в путевом листе некоторые дополнительные сведения о себе, а именно:
- для организаций - ОГРН;
- для ИП - ОГРИП.
До этого такие данные не включались в документ.
Путевку можно выписать на такие периоды:
- на один рабочий день;
- на один месяц;
- на один рейс.
Путевой лист оформляют диспетчеры или работники, которые ответственны за выпуск в рейс автомобилей.
Хранение и ответственность
Закрытые путевые листы следует не менее пяти лет (на основании Приказа Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года). Ответственность за хранение документа несет:
- руководитель фирмы;
- должностные лица (отвечающие за эксплуатацию автомобиля).
Проверкой путевых листов могут заняться:
- ГИБДД;
При отсутствии путевого листа может быть наложен штраф по статье 12.13 КоАП: по 200 рублей за каждый неоформленный путевой лист.
Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17
Как известно, в порядке оформления путевых листов в 2017 году предусмотрено несколько нововведений. Теперь в этом документе следует указывать сведения о предрейсовом контроле тех. состояния автомобиля. Об этом мы рассказывали в нашем материале «Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017 ». Сегодня подробнее остановимся на правилах заполнения путевых листов по новым требованиям.
Новые требования обязательны для всех?
Новый порядок для оформления путевых листов регламентирован требованиями приказа Минтранса РФ от 18.01.2017 №17 (далее - Приказ №17), вступившего в силу 26 февраля 2017 года.
Внесение информации в путевые листы о предрейсовом контроле состояния транспорта определено правилами безопасности, начавшими действовать еще в июле 2014 года, согласно пункту 29 приказа Минтранса РФ от 15.01.2014 №7. Однако до 2017 года данный реквизит не был предусмотрен в унифицированных формах путевых листов, поэтому компании такую отметку не делали.
Приказ №17 оставил неясным один момент - для кого новое требование обязательно, а кто может им пренебречь? Чиновники Минтранса РФ высказали пока только в устной форме, но четкое мнение на этот счет: отметку о предрейсовом контроле должны проставлять все компании, эксплуатирующие транспортные средства. А значит, новые требования касаются как организаций, деятельность которых связана с перевозкой пассажиров и транспортировкой грузов, так и компаний, имеющих просто служебный транспорт, на котором ездят сотрудники по рабочим вопросам. Не исключено, что в скором времени поступят и письменные разъяснения от специалистов ведомства по данному вопросу.
Исходя из этого, стоит понимать, что при выявлении нарушений в части несоблюдения новых требований, проверяющие могут наложить штрафные санкции на компанию (ИП) в размере 30 тысяч рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Также, не делая данную отметку, ставшую теперь обязательной в путевом листе, налоговики могут признать документ заполненным неверно и не подтвердить по нему затраты на топливо. Избежать разногласий с контролерами помогут внесенные приказом изменения в учетную политику учреждения, касающиеся применения новой формы путевого листа. Конечно, при этом требуется обновить путевые листы, применяемые компанией.
В программе «Бухсофт: Путевые листы» вы можете скачать актуальный бланк путевого листа легкового автомобиля .
Также напоминаем, что новая форма листа не требует обязательного проставления круглой печати. Места для оттиска на бланке нет вовсе. Поэтому печать не нужно ставить всем: и тем, кто ее не использует, и тем, кто применяет оттиск в своей работе.
Правила заполнения путевых листов 2017
Путевые листы - обязательный документ для каждого эксплуатируемого транспортного средства. Это требование касается и юридических лиц, и к коммерсантов.
Документ формируется ежедневно, а при невозможности работы в подобном режиме - в срок не свыше одного календарного месяца.
Наименованием документа служит тип транспорта, на который оформляется лист. Нумерация ведется в хронологическом порядке в заголовке листа, согласно принятому в компании порядку о нумерации документов.
Руководитель компании (предприниматель) должен назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за указание в листе таких реквизитов как: дата и время выезда автомобиля со служебной стоянки и его возвращения, показания одометра на момент выезда и по возвращении транспортного средства. Записи ответственного должны быть подтверждены штампом либо подписью данного лица с расшифровкой фамилии и указанием инициалов имени и отчества.
Если ИП не имеет возможности назначить ответственное лицо, а также, если он сам выступает в качестве водителя, заполнение данных реквизитов возлагается на него самого.
В случаях, когда машина эксплуатируется многими водителями в разные смены, допустимо подготавливать несколько путевых листов на каждого из них. При этом то дату, время и данные с одометра проставляет водитель, открывший первую смену, то есть первый, покинувший стоянку. Соответственно, дату, время и показания одометра при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени ставит водитель, закрывающий последнюю смену на автомобиле.
В обязанности медработника входит осмотр водителей в целях проведения предрейсового и послерейсового медосмотра. Проведенный осмотр подтверждается штампом и подписью медицинского сотрудника с расшифровкой фамилии и инициалами имени, отчества.
Предрейсовый контроль тех. состояния транспорта должен производить контролер, прошедший аттестацию транспортной инспекции на данный вид деятельности.
Такой аттестат может получить водитель, главный механик или мастер. Однако за отдельную плату отметки могут проставлять и контролеры в специализированных центрах техобслуживания.
Если машина соответствует требованиям эксплуатации, контролер сделает в листе запись: «Предрейсовый контроль технического состояния пройден», поставит дату, время и свою подпись с фамилией и инициалами. При обнаружении поломок и исправностей данный реквизит лучше оставить незаполненным.
Путевые листы регистрируются в специальном журнале учета и хранятся в течение не менее пяти лет.
Путевой лист - это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В этом материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.
Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. В случаях, когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.
Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Важно отметить, что такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего. Ее используют перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.
Что же касается водителей автобуса, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества согласно списку ООН.
Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.
Форма путевого листа легкового автомобиля (2019 год)
Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес в документ Приказом от 18.01.2017 № 17. Чиновники добавили новые графы и обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:
- легкового транспорта;
- грузового транспорта;
- специального транспорта;
- такси;
- общественных автобусов;
- автобусов необщего пользования.
Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.
В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152 . Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ .
Согласно Приказу № 476, с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:
- ОГРН учреждения;
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.
Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен согласно Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:
- требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
- перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
- реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.
Обязательные реквизиты в путевке
Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе те, что предусмотрены статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.
Итак, в любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:
- Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 - 07.06.2017).
- Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
- Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
- Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
- Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
- Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
- Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
- Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
- об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
- о показаниях на спидометре;
- о выдаче и остатке горючего;
- о марке топлива;
- о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
- Штамп о прохождении медосмотра водителя и техосмотре ТС.
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:
- Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
- Код заказчика.
- Место отправления и назначения.
- Время выезда и возвращения
- В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
- Подпись водителя.
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предсменные медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит: рассмотрение жалоб водителя; визуальный осмотр; измерение давления, пульса, температуры тела; выявление признаков опьянения; определение наличия психоактивных веществ; для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер. По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.
Документ всегда оформляется в одном экземпляре.
Срок действия
Выписать путевку можно как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. Водитель получает на руки документ перед рейсом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.
Для чего нужны путевки на легковой транспорт
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое по статье 12.13 КоАП РФ положен административный штраф.
Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того, как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается. Итак, для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если же ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (редакция от 18.01.2017). Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь такое уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.
Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.
Указывать показания приборов необходимо как перед выездом из гаража, так и при возвращении в него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.
Требования к заполнению путевки:
- освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный на это специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
- освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должна быть указаны дата и время и проставлен личный штамп. В записи должно быть сказано, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
- хранить закрытые путевки по требованию Приказа Минтранса России № 152 необходимо в течение пяти лет.
Остановимся подробнее на заполнении путевого листа:
Левая верхняя часть листа:
- дата выхода в рейс;
- наименование организации;
- данные водителя;
- данные автомобиля;
- время выезда со стоянки;
- время возвращения;
- информация о медосмотре;
- данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.
Правая часть бланка:
- коды из учредительных документов организации;
- номер бланка;
- километраж;
- данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
- марка топлива;
- выданное количество ГСМ.
Нижняя часть бланка:
- подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
- подпись водителя.
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) титульный лист
Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:
- маршрут;
- время;
- пройденный километраж;
- подпись водителя.
Ответственность за отсутствие путевого листа
Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ:
- за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
- за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
- юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
- штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000-30 000 рублей.
Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.