Оформление автомобиля для использования в предпринимательской деятельности. Личный автомобиль. Расходы, которые возникают при аренде автомобиля

Может ли индивидуальный предприниматель на УСН с объектом «доходы минус расходы» включить в расходы стоимость личного автомобиля, а также затраты, связанные с его использованием (ГСМ, ремонт)? Закон чёткого ответа на данный вопрос не даёт, поэтому обратимся к разъяснениям Минфина и судебной практике.

Автомобиль гражданина.

На возможность учесть стоимость автомобиля в затратах повлияет дата покупки. Если машина приобретена до регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя, чиновники, скорее всего, запретят включить её стоимость в расходы. Причина проста: в момент покупки физическое лицо не являлось предпринимателем, поэтому затраты не имели отношения к его коммерческой деятельности (письма Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-11-05/64, от 4 июля 2007 г. № 03-11-02/210).

Доказать обратное возможно. Так, индивидуальный предприниматель в суде подтвердил свое право учесть стоимость легкового автомобиля. Он оформил приказ, где говорилось, что автомобиль включается в состав основных средств ИП. Машина фактически использовалась в деятельности (путевые листы это подтверждали). В договорах с контрагентами оговаривалось, что вывоз товаров осуществляет сам ИП (постановление ФАС Уральского округа от 25 февраля 2010 г. № Ф09-801/10-С2). Таким образом, обосновав использование личного автомобиля в деятельности, учесть расходы на покупку машины, вполне возможно, даже если она куплена до регистрации ИП.

ИП приобретает автомобиль

Если машина покупается после регистрации в качестве ИП, вопросов со стороны инспекторов будет меньше, но это не означает, что их не будет вовсе.

Включить в расходы стоимость легкового автомобиля предприниматель сможет только в случае, если машина является для него основным средством труда, необходимым для его основной деятельности. Заметим, что для учёта стоимости машины купленной до регистрации в качестве ИП, автомобиль тоже нужно включить в состав основных средств, как поступил бизнесмен в рассмотренном выше судебном споре.

Проще всего, когда бизнес связан с перевозками. Правда, важен вид перевозок. Осуществление грузовых перевозок не предполагает приобретение легкового автомобиля, в свою очередь деятельность по оказанию услуг такси автоматически не обоснует покупку грузового транспорта. Как поступить, если машина не является обязательным инструментом для осуществления деятельности? Можно ли в этом случае отнести её к основным средствам и учесть затраты на её покупку?

Налоговые инспекторы, ссылаясь на письмо Минфина России от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79, почти наверняка запретят учесть стоимость машины. В письме говорится: «Легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

В тоже время существует судебный прецедент, когда предприниматель, специализирующийся на установке металлопластиковых конструкций, включил в состав расходов стоимость личного автомобиля. Машина использовалась в деятельности «для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Инспекторов данный довод не убедил и бизнесмену были начислены штрафы. Однако, все санкции отменил суд. ИП представил в суд путевые листы, где указывались номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании сведений путевых листов определялся фактический расход ГСМ по автомобилю (постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3).

Заметим, наличие судебного решения в любом из вопросов, не исключает претензий со стороны контролирующих ведомств, но подтверждает наличие возможности доказать в суде свое право учесть расходы. Для этого необходимо запастись документами.

Документы на автомобиль.

Чтобы учесть затраты на покупку машины в расходах, необходимо иметь документы, подтверждающие стоимость автомобиля. Далее, следует включить машину в состав основных средств. Предпринимателю для этого достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение.

Важной составляющей в документальном обосновании станут путевые листы - документы, в которых содержится информация:

О маршрутах поездок (конечно, должен быть зафиксирован предпринимательский характер поездки);

Время выезда и время возвращения;

Показания спидометра.

Ещё одна деталь: в договорах с клиентами, счетах на оплату, других документах и письмах, где вы оговариваете условия сделок и договариваетесь с партнёрами, обязательно стоит упоминать, что доставку, осуществляет сам ИП, переговоры ведутся в офисе партнёра и т.п. Всё это, в дополнение к путевым листам, станет аргументом в пользу того, что машина необходима для осуществления основной деятельности коммерсанта.

Эксплуатация автомобиля.

Чтобы включить в расходы затраты на покупку бензина не обязательно признавать автомобиль основным средством, дата покупки машины также не сыграет роли. Даже если предприниматель не осуществляет транспортные перевозки, он может компенсировать расходы на топливо своего личного автомобиля.

ИП, осуществляющие торгово-закупочную деятельность и использующие личный автомобиль для перевозки товаров, покупку ГСМ включат в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). В иных случаях покупку бензина можно отнести к статье «Расходы на служебный транспорт». Учтите, для включения сумм в расходы, кассовых чеков АЗС будет недостаточно. Вновь понадобятся путевые листы, которые подтвердят характер поездок и их связь с осуществлением деятельности.

При учёте расходов на топливо следует помнить о нормах, установленных Методическими рекомендациями Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Контролёры, в случае проверки, непременно обратят на это внимание и запретят учесть расходы на топливо сверх существующих норм.

Что касается иных затрат на эксплуатацию машины, при осуществлении деятельности непосредственно не связанной с перевозками, учесть их в расходах будет затруднительно. Они обязательно привлекут внимание инспекторов. И если расходы на бензин контролёры еще могут «пропустить», то остальные траты, вряд ли останутся без их внимания. Какое решение в подобной ситуации примет суд, предсказать сложно, поскольку встречаются постановления не в пользу ИП. К примеру, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил предпринимателю включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.

Выводы:

- ИП, не занимающийся автоперевозками, учесть в расходах затраты на приобретение автомобиля может, но для этого машину необходимо включить в состав основных средств. Однако это, наверняка, вызовет вопросы налоговых инспекторов. Дополнительные претензии будут, если машина куплена в период до государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя.

Затраты на бензин включить в расходы можно, но для этого необходимо обосновать экономическую целесообразность поездок с точки зрения своей предпринимательской деятельности. При этом риск претензий со стороны контролёров не исключен.

Иные затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (мойка, ремонт, стоимость стоянки и др.), в расходы лучше не включать, поскольку это вызовет претензии со стороны контролёров и оспорить их решение в суде не всегда удается.

Не стоит стремиться учесть все расходы, связанные с личным автомобилем, а вот их часть, скажем, только затраты на бензин, вполне можно.

В любом случае, если ИП решит учесть суммы, связанные с покупкой и эксплуатацией легкового автомобиля в расходах, необходимы подтверждающие документы, особое внимание следует уделить путевым листам.

289 стоимость
вопроса

вопрос решён

Свернуть

Ответы юристов (3)

получен
гонорар 50%

Юрист, г. Кемерово

Общаться в чате

7,2 рейтинг

Добрый день!

Я - ИП, УСН (минус расходы) Пользуюсь своей легковой машиной для подвоза товара. Могу ли списывать расходы на заправку и ремонт автомобиля в расходы. Если да, то на каком основании. Спасибо!
Александр

Согласно

ст. 346,16 НК РФ: 1. При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:12) расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации

Соответственно, считаю, что Вы вправе включить такие затраты в расходы, но в соответствии с

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 февраля 2002 г. N 92 ОБ УСТАНОВЛЕНИИ НОРМ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
НА ВЫПЛАТУ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ
ПОЕЗДОК ЛИЧНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ И МОТОЦИКЛОВ,
В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ
ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ
ОТНОСЯТСЯ К ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ
С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ: 1. Установить следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
(рублей в месяц) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 свыше 2000 куб. см - 1500 мотоциклы - 600.

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

- Адвокат, г. Москва
  Общаться в чате
  - 10,0 рейтинг
  - эксперт
  Добрый день.
  Да, Вы вправе учитываться расходы на эксплуатацию авто:
  Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 31 января 2013 г. N 03-11-11/38 О применении УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов
  23 апреля 2013
  Вопрос: ИП находится на УСН («доходы минус расходы»). Работаю один без наемных сотрудников. Занимаюсь торгово-закупочной деятельностью. Для перевозки своего груза используется личный легковой автомобиль.
  1. Можно ли вносить в расходы затраты на ГСМ за использование личного автомобиля?
  2. Можно ли вносить в расходы затраты на текущий ремонт и обслуживание автомобиля, а также капитальный ремонт в случае аварии?
  3. Если машина, кроме перевоза грузов, ИП используется для поездок к контрагентам, в сервис и другие места, непосредственно связанные с производственной деятельностью, можно ли вносить в расходы затраты на ГСМ в этих случаях?
  4. Если возможно оформлять путевой лист раз в месяц, где найти такой бланк? Или можно произвольно увеличить существующий бланк путевого листа до нужного размера?
  5. Можно ли поставить на баланс личный легковой автомобиль, используемый в производственной деятельности?
  Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу применения упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, и сообщает следующее.
  Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса.
  На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса налогоплательщики при определении объекта налогообложения вправе учитывать расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (с учетом положений подпунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса).
  По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо «подпунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса имеется в виду „пунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса“
  Подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса предусмотрено, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
  Согласно пункту 2 статьи 346.16 Кодекса данная норма принимается применительно к порядку, предусмотренному статьей 264 Кодекса для исчисления налога на прибыль организаций. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 92 „Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией“ (далее - Постановление).
  Указанные в Постановлении нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении упрощенной системы налогообложения, как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.
  В размерах компенсации учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
  Если физическое лицо приобрело в собственность объект основных средств (автомобиль) до государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, расходы на его приобретение при применении индивидуальным предпринимателем упрощенной системы налогообложения учитываться не должны.
  Заместитель директора Департамента
  С.В. Разгулин

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
масла и смазки;
различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

учёт по лимитам;
компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Является ли личный автомобиль бизнесмена основным средством?

Можно ли учесть в расходах покупку бензина?

Для чего предпринимателю необходим путевой лист?

Ирина Лосева, юрист адвокатского кабинета № 774 Адвокатской палаты Московской области
Татьяна Елькина, эксперт журнала

Личный автомобиль
Когда учет запрещен

Автомобиль - это имущество?

Сначала разберемся, вправе ли индивидуальный предприниматель включать собственный автомобиль в состав основных средств? Положительный ответ выгоден бизнесмену, ведь тогда он сможет начислять амортизацию, то есть стоимость машины постепенно включать в состав расходов и тем самым снизить сумму налога. Учесть амортизацию можно только по имуществу, принадлежащему коммерсанту и используемому в предпринимательской деятельности. О чем сказано в подпункте 4 пункта 15 Порядка учета, утвержденного приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 (далее - Порядок учета).

Инспекторы отмечают, что ответ на поставленный вопрос зависит от вида деятельности. Если ИП занимается транспортными перевозками и у него есть соответствующая лицензия, тогда машина является средством труда и входит в состав основных средств. У предпринимателей, чья деятельность не связана с грузовыми и пассажирскими перевозками, автомобиль не является источником дохода, а выступает лишь вспомогательным средством, создающим дополнительные удобства, поэтому к имуществу ИП не относится. Например, предприниматель работает в сфере оптовой торговли, а собственный автомобиль использует для перевозки заказов. Инспекторы отмечают, что оказание услуг по доставке грузов не относится к сфере оптовой или розничной торговли, а является самостоятельным видом деятельности. Коммерсант вправе считать машину амортизируемым основным средством, только если в свидетельстве о регистрации помимо торгово-закупочной будет названа деятельность «транспортные грузоперевозки» (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@).

Минфин России в письме от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79 ссылается на пункт 24 Порядка учета. Там говорится, что к основным средствам относится имущество, используемое в качестве средств труда, приобретенное за плату, принадлежащее ИП на праве собственности, непосредственно используемое для осуществления деятельности. Легковой автомобиль, используемый коммерсантом для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не считается основным средством. Следовательно, амортизацию по нему начислять нельзя.

Можно попытаться оспорить позицию контролеров в суде, но если вы не готовы тратить время и средства, тогда остается лишь отказаться от начисления амортизации по личному автомобилю.

Покупка бензина

Если амортизацию начислять нельзя, то в отношении трат, связанных с обслуживанием машины, ситуация иная. Ведомства разрешают бизнесмену учесть данные суммы.

Когда предприниматель осуществляет торгово-закупочную деятельность и использует личный автомобиль для перевозки товаров, покупка ГСМ войдет в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). Минфин в вышеназванном письме от 26 марта 2008 г. не запрещает коммерсантам учитывать расходы, связанные с использованием машины в деятельности, но у ИП должно быть подтверждение того, что автомобиль необходим для работы.

Помимо путевых листов, которые докажут маршруты движения, кассовых чеков, подтверждающих покупку ГСМ, коммерсанту стоит озаботиться внутренней документацией. Известно, что индивидуальный предприниматель одновременно считается физлицом. Все его имущество подразделяется на используемое и не используемое в коммерческой деятельности. Бизнесмен обязан вести раздельный учет, выделяя ценности, необходимые для работы. Какие предметы относить к таковым, он определяет самостоятельно.

ИП составляет письменное распоряжение (решение) с перечнем имущества, необходимого для бизнеса. Конечно, в том числе стоит упомянуть и личный автомобиль. Документ станет дополнительным основанием для принятия к учету затрат, связанных с личным автомобилем. Кстати, закон не содержит ограничений на имущество, которое ИП может использовать в деятельности.

Если документально коммерсант отнес личный автомобиль к имуществу, необходимому для бизнеса, он будет считаться основным средством. Это означает, что по нему можно начислять амортизацию, ведь личный автомобиль в данном случае отвечает всем условиям: принадлежит предпринимателю на праве собственности; приобретен за плату, используется в предпринимательской деятельности. Учтите: не исключено, что инспекторы не согласятся с подобным внутренним документом, запретив коммерсанту начислять амортизацию.

Виды затрат

Итак, расходы, связанные с использованием автомобиля в предпринимательской деятельности, в частности приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), учесть при расчете налога можно. У коммерсантов на общем режиме они войдут в состав профессионального вычета по НДФЛ, «упрощенцы» включат их в сумму расходов по единому налогу.

Если деятельность предпринимателя связана с транспортными перевозками (оказание автотранспортных услуг), расходы на ГСМ полностью войдут в состав материальных расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253). К материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Таким образом, приобретение топлива можно квалифицировать как материальные расходы.

Когда деятельность напрямую с перевозками не связана, но автомобиль необходим коммерсанту для деловых поездок, доставки заказов, покупка бензина относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно названной статье, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся траты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного).

В закрытом перечне расходов «упрощенца» эти виды затрат также названы. Так что коммерсанты на спецрежиме могут учесть ГСМ и как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в зависимости от вида деятельности.

В любом случае для учета необходимо, чтобы траты были обоснованными и документально подтвержденными. Таково требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Норма предназначена для фирм, но распространяется и на коммерсантов, в том числе на спецрежиме.

Путевой лист

Подтверждением того, что топливо потрачено в производственных целях, является путевой лист. Указывают на это и налоговые инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459), и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Общая форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее - постановление № 78). Этот бланк предприниматель обязан использовать только в одном случае - когда он заключает договор с властями на перевозку пассажиров автобусами по утвержденной маршрутной сети. В остальных случаях использование «чужой» формы путевого листа станет поводом для претензий контролеров, правда, судьи, скорее всего, примут сторону ИП (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 6 июля 2005 г. № Ф03-А04/05-2/1832).

Специально для индивидуалов форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 (далее - приказ № 68). В документе содержится три бланка:

Путевой лист грузового автомобиля ИП по форме № ПГ-1 (приложение 1);

Путевой лист автобуса ИП по форме № ПА-1 (приложение 2);

Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме № ПЛ-1 (приложение 3).

Бланки в целом похожи, различия лишь в описании работы водителя за день: указывается количество груза, либо число пассажиров, либо заказчики, которым осуществлена доставка. Помимо бланка путевого листа приказ № 68 утверждает форму журнала регистрации путевых листов и порядок заполнения листов. Кстати, этот же документ поручает транспортной инспекции в ходе проверок контролировать соблюдение коммерсантами требований приказа № 68. Отметим, норма касается только бизнесменов, занимающихся перевозочной деятельностью.

Путевой лист действителен в течение одного дня. На более длительный срок он выписывается, только когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автомобиля. Заполненный бланк водитель (или сам предприниматель) держит при себе в течение всего рабочего времени, поскольку он должен его предъявить по требованию сотрудников милиции и транспортной инспекции. В бланке проставляются показания спидометра и величина расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Можно ли при этом не писать конкретные адреса, а указать «по городу» или «служебные поездки»? В письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 чиновники пояснили, что путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные бизнесменом расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. А значит, списать на его основании затраты не удастся.

К путевым листам необходимо приложить чеки АЗС. Они укажут сумму расходов и подтвердят факт оплаты ГСМ. А вот одного лишь кассового чека АЗС для учета покупки топлива недостаточно. Без путевого листа у коммерсанта не будет доказательства того, что поездки осуществлялись в рамках деятельности (письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861).

Если все перечисленные рекомендации предпринимателем исполнены должным образом, а проверяющие тем не менее отказывают в признании данных расходов, то это является нарушением прав налогоплательщика. В таком случае защитить права следует путем обжалования решения контролеров в вышестоящей инспекции или арбитражном суде.

Таблица. Споры, связанные с учетом расходов на покупку ГСМ

	Позиция инспекторов	Выводы судей
	Контролеры запретили ИП включать в расходы затраты на покупку ГСМ, так как путевые листы бизнесмена по форме и содержанию не соответствовали Приказу № 68, кроме того, в них отсутствуют показания спидометра	Судьи проверяющих не поддержали. ИП оказывал услуги по изготовлению, доставке и установке окон из ПВХ. Собственные автомобили он использовал для доставки продукции покупателям, при этом стоимость услуги включалась в цену и оплачивалась клиентами. Кроме того, на личных машинах закупаемый товар привозился на склад, осуществлялось внутреннее перемещение ценностей. То есть автомобили использовались непосредственно в предпринимательской деятельности. Порядок ведения путевых листов, утвержденный Приказом № 68, введен для документального оформления оказываемых транспортных услуг, а также для обеспечения безопасной работы транспорта. Он не предназначен для решения налоговых вопросов, поэтому ссылка проверяющих на несоблюдение бизнесменом требований Приказа № 68 не может стать причиной для непринятия расходов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16 апреля 2008 г. № Ф04-2350/2008(3457-А27-25))
	Инспекторы запретили учитывать расходы на покупку ГСМ, так как ИП не подтвердил использование автомобиля в рамках коммерческой деятельности. Путевые листы, представленные в качестве доказательства, по мнению проверяющих, оформлены ненадлежащим образом	Арбитры приняли сторону инспекторов. Коммерсант использовал бланки (форма № 3), утвержденные Постановлением № 78. Данный факт судьи не сочли нарушением, указав, что бланк обязателен, в частности, для автотранспортных организаций и по правилам заполнения, утвержденным этим документом, путевой лист выписывается в одном экземпляре и действителен только на один день или смену. Бланки бизнесмена не содержали сведений о месте отправления и назначения, времени выезда, пройденном километраже и выписывались не ежедневно, а на месяц, поэтому они не стали доказательством расходов. Коммерсант в свою защиту ссылался на правила для бланков, утвержденные Приказом № 68. Но судьи посчитали, что документ в данной ситуации неприменим, так как ИП не осуществлял деятельность, связанную с грузоперевозками и перевозками пассажиров. Тем более что там содержится то же самое правило – путевые листы должны оформляться ежедневно (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 12 марта 2008 г. № А82-1453/2007-37)
	Затраты на покупку ГСМ коммерсант учесть не вправе, поскольку путевые листы оформлены неверно, отсутствуют кассовые чеки, подтверждающие приобретение бензина	Арбитры приняли сторону ИП, указав, что первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист, утвержденный Постановлением № 78, а порядок ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности утвержден Приказом № 68. На бланке должны указываться номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных путевого листа определяется фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю. Путевые листы ИП были оформлены по правилам. Отсутствие кассовых чеков на решение судей не повлияло. В законодательстве не говорится о том, что чек является единственным документом, подтверждающим расходы. ИП свои траты определил расчетным путем. Зная расход топлива и пробег из путевых листов, он воспользовался средними потребительскими ценами на бензин по региону. Сведения ему предоставило отделение статистики. Данные расчеты контролеры не опровергали, поэтому затраты на ГСМ бизнесмен правомерно включил в расходы (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3)
	Предприниматель вместо бланков, утвержденных Приказом № 68, заполнял форму № 3, предусмотренную Постановлением № 78. Данные бланки не предназначены для ИП, поэтому инспекторы сочли расходы документально не подтвержденными	Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в постановлении от 11 сентября 2007 г. № А19-2439/07-33-Ф02-5298/2007 отметил, что представленные коммерсантом путевые листы содержат все необходимые реквизиты и данные, подтверждающие использование ГСМ в предпринимательской деятельности. Иных причин для того, чтобы путевые листы считать недействительными, а затраты – необоснованными, не было. Контролеры не представили доказательств недостоверности сведений, указанных в документах, а также отсутствия связи их с деятельностью бизнесмена

Эксклюзивный путевой лист

Минфин России в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 предоставляет предпринимателям право самостоятельно разработать форму путевого листа либо иного документа, который будет подтверждать сумму расходов на ГСМ. В бланке обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственнойоперации и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц.

Самостоятельно разработанная форма обязательно должна содержать информацию о пути следования автомобиля. Такие данные позволят судить о факте использования автомобиля ИП в предпринимательских целях, указывает на это и Минфин в своем письме. Учтите: если ИП будет применять собственный бланк, он должен быть приведен в учетной политике либо утвержден приказом коммерсанта.

от редакции

Автомобильная практика

Марина Силакова, эксперт журнала

Включая автомобиль в состав основных средств, коммерсант в любом случае рискует. Внутренний приказ бизнесмена (решение или распоряжение) об отнесении того или иного имущества к используемому в рамках коммерческой деятельности в споре с инспекторами пригодится, но станет ли он действенным аргументом – сказать сложно. К сожалению, арбитражной практики на этот счет мы не нашли. Не исключено, что судьи будут решать вопрос об отнесении имущества в состав основных средств, исходя из фактического применения машины, а также вида деятельности предпринимателя. Например, Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил коммерсанту включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.
Правда, есть и противоположные решения. Предприниматель занимался установкой металлопластиковых конструкций. Для работы (поездок для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих для установки конструкций) он приобрел машину. Расходы на покупку автомобиля ИП учел при расчете налога (УСН), и суд его поддержал. Арбитры указали, что машина куплена и используется непосредственно в процессе деятельности, доводы инспекторов об использовании транспорта в личных целях носят лишь предположительный характер (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/ 07-С3).
Что касается путевых листов, несмотря на разрешающие письма Минфина и ФНС, правильно оформленные путевые листы, инспекторы нередко отказывают бизнесменам в учете расходов на покупку ГСМ. Причина – личный автомобиль предпринимателя не относится в состав основных средств. При этом контролеры ссылаются на внутренние указания, игнорируя официальные разъяснения ведомств.
В подобной ситуации у коммерсанта остается право оспорить запрет в суде. Учтите, предсказать решение судей сложно. В большинстве случаев они поддерживают коммерсанта, но не последнюю роль играют нюансы в оформлении путевых листов, вид деятельности. В статье мы говорили о том, что бланк, утвержденный постановлением № 78, предприниматели могут использовать, только когда заключают договор с властями. Одни арбитры об этом не забывают, другие нарушением это не считают и выносят решение в пользу ИП, основываясь в том числе на постановлении № 78. Для судей вид используемого бланка не так важен. Определяющим становится то, насколько правильно заполнен путевой лист. Некоторые ситуации, связанные с учетом расходов на покупку топлива, мы собрали в таблице.

Индивидуальный предприниматель использует свой автомобиль по работе, закономерно ли учитывать топливо и как правильно его списывать, можно ли учитывать его в расход?

Да, расходы на ГСМ ИП может учесть как при общей системе налогообложения, так и при УСН при условии, что автомобиль используется в предпринимательской деятельности и ИП имеет возможность это доказать. Для этого необходимо оформлять путевые листы, товарно-транспортные накладные и прочие документы, подтверждающие факт использования автомобиля в производственной деятельности.

НК РФ не содержит требования о нормировании расходов на ГСМ. Те нормы ), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Однако для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать эти нормы , или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом. Они должны соответствовать марке машины, учитывать ее техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться .

Обоснование

Как учесть расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели на общем режиме вправе снизить налоговую базу по НДФЛ на сумму профессиональных налоговых вычетов, предусмотренных в НК РФ. При этом они имеют право выбрать: уменьшать базу на произведенные и документально подтвержденные расходы или ограничиться фиксированным вычетом в размере 20% полученных доходов. Понятно, что если ИП выберет второй вариант, то ни о каких конкретных видах расходов речи не идет. Поэтому дальнейшие рекомендации будут для тех, кто включает в вычет документально подтвержденные расходы.

Прежде всего отметим, что состав расходов коммерсант вправе определять самостоятельно в порядке, аналогичном порядку, предусмотренному для плательщиков налога на прибыль. Обратимся к главе 25 НК РФ. Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщики вправе учесть любые затраты, если они обоснованны и документально подтверждены. При этом обоснованными называются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо законодательством той страны, в которой были произведены эти расходы.

Таким образом, ИП имеют право учитывать любые расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они удовлетворяют указанным условиям. При этом транспорт может быть как собственным, так и арендованным. Отметим, что если автомобиль используется в производственной деятельности и предприниматель имеет возможность это доказать, то расходы будут обоснованными. Чем можно это доказать? Как правило, налоговики требуют дополнительно путевые листы, а также товарно-транспортные документы, подтверждающие перевозки. Требования эти выполнить не очень сложно. Товарно-транспортные накладные составляются по форме № 1-Т , утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 .

Бизнес предпринимателя

Предприниматель может использовать в своей работе автомобили, которые зарегистрированы на него как на физическое лицо

На вопрос отвечает Р.К. Цветкова , заместитель начальника отдела по ведению бухгалтерского и налогового учета аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Я предприниматель, занимаюсь оптовой торговлей. В своей работе использую грузовые автомобили, которые зарегистрированы на меня как на физическое лицо. Можно ли включать транспортные затраты в расходы по УСН? Применяю УСН с объектом доходы минус расходы.
Индивидуальный предприниматель В.Н. Дунаев

Законодательство Российской Федерации не запрещает физическим лицам использовать имущество, которое принадлежит им на праве собственности, в предпринимательской деятельности. Поэтому вы, будучи предпринимателем, вправе использовать в своей работе грузовые автомобили, которые зарегистрированы на вас как на физическое лицо.

Что касается возникающих транспортных расходов, то их вы можете включить в налоговую базу при упрощенной системе налогообложения. Стоимость ГСМ можно списать как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для подтверждения этих расходов нужны накладные, чеки, квитанции и путевые листы, свидетельствующие о том, что транспорт использовался в производственных целях. Это требование пункта 2 статьи 346.16 и пункта 1 статьи 252 НК РФ. Затраты на техническое обслуживание автомобилей относятся к материальным расходам на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Особых условий для списания подобных расходов в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ нет. Достаточно оплаты.

Что же касается ремонтных расходов на автомобили, то их можно учесть в соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, причем также сразу после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если автомобили используются в производственной деятельности, то затраты как на их обслуживание, так и ремонт будут обоснованными.

Еще отмечу, что индивидуальный предприниматель не вправе заключить сам с собой договор на аренду транспортного средства, поскольку это влечет за собой прекращение обязательства (ст. 413 ГК РФ).

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм

Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы , которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 .

Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы , рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России . Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве , утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180 .

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011 .

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы . Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71 , от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57 , от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61 , УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.

Про устройство и эксплуатацию автомобиля