Это первичный документ. Он применяется для учета работы легкового автотранспорта и является основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего — на один день или смену.

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Максимальный срок, на который он может заполняться, — один месяц (см. п. 10 приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае бланк заполняется так же, как и обычно. Разница лишь в том, что образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о дате выезда машины на задание и дате его возвращения.

Для кого он обязателен?

Заполнять путевой лист необходимо, если:

• согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозка людей, багажа и различных грузов с помощью городского транспорта без этого документа запрещается. Это правило касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки;
• предприятие подобных услуг не оказывает, но использует в своей работе легковой автотранспорт, с помощью листков бухгалтер сможет подтвердить и списать расходы на ГСМ;
• водитель трудится на собственной машине и ему компенсируются затраты на топливо.

Какой нужно использовать бланк?

В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78. Она не является обязательной для применения. Предприятие может разработать собственную форму бланка и использовать ее в работе.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3) содержит перечень обязательных реквизитов документа, указанных в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. 26.02.2017 была принята его новая редакция (приказ Минтранса РФ от 18.01.17 № 17), но перечень не изменился и включает следующие сведения.

• время выдачи и номер документа;
• особенности перевозки;
• данные водителя;
• информация о транспортном средстве.

Поэтому новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года должна заполняться по следующим правилам:

• штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части документа ставить не нужно;
• в обязательном порядке нужно указывать дату и время проведения техосмотра машины механиком перед выездом в рейс. Также специалист, проводивший осмотр автомобиля, должен указать свою должность, ФИО и личную подпись;
• в документе должна содержаться отметка медика о водителя.

Ответственность за отсутствие документа

Отсутствие данного документа может стать причиной привлечения к административной ответственности:

• для водителя размер штрафа составит 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• штраф для юр.лица составит 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Что изменилось в заполнении путевых листов с 26 февраля 2017 года? Обязательно ли в марте оформлять путевые листы по новой форме? Действительно ли теперь в каждом путевом листе требуется подпись механика о проведенном предрейсовом осмотре легкового или грузового автомобиля? Как в путевых листах учесть изменения с 15 декабря 2017 года? В данной статье вы найдете ответы на эти и другие вопросы, а также сможете скачать новые формы бланков путевых листов.

Формы путевых листов

В 2017 году организация или индивидуальный предприниматель может формировать и использовать:

• или унифицированные формы путевых листов (утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78);
• самостоятельно разработанные формы путевых листов.

Если унифицированные образцы путевых листов вдруг не подходят компании или ИП (например, если в них есть «лишние» реквизиты или если нет нужных), то можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Но в таком случае нужно иметь в виду, что самостоятельно разработанной форме должны присутствовать все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Путевые листы нужны, чтобы подтвердить производственный характер поездок и списать в налоговом учете горючее, запчасти и компенсацию за использование личного транспорта.

Новые обязательные реквизиты с 26 февраля

С 26 февраля Минтранс расширил перечень обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). С этой даты в путевом листе обязательно требуется ставить отметку о контроле технического состояния автомобиля перед рейсом. Механик должен указать дату и время проверки машины, подпись, фамилию и свои инициалы. Прежде такие отметки тоже можно было ставить, но совсем не обязательно. Таким образом, с 26 февраля 2017 года, к обязательным реквизитам путевых листов, которые разработаны самостоятельно, относятся:

1. Название - путевой лист;
2. Номер;
3. Срок действия;
4. Сведения о собственнике машины;
5. Тип и модель машины;
6. Государственный регистрационный знак машины;
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж;
9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
10. Ф.И.О. водителя;
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр;
13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины.

Федеральным законом от 08.11.2007 №259-ФЗ определена обязанность оформления путевых листов. Так, в обязательном порядке эту первичку требуется подготавливать следующим группам лиц:

• Компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде.
• Транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки.
• Компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа.
• Транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Отмена печати

С 26 февраля 2017 года в путевых листах можно не ставить печать или штамп. Вполне достаточно сведений о собственнике машины. Это название компании или арендодателя, адрес и телефон. Это также следует из Приказа Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17). Однако печать можно проставлять и после указанной даты – ошибки не будет.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок – не более одного месяца. Когда же транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Новый бланк на 2017 год

В связи с расширением перечня обязательных реквизитов, некоторые компаниям и ИП потребуется скорректировать бланки своих путевых листов. Если после 26 февраля 2017 года в листе не будет всех обязательных реквизитов, то проверяющие могут расценить такой первичный документ как «неполноценный». И тогда, к примеру, с признанием затрат на ГСМ могут возникнуть сложности. Мы подготовили для вас новый бланк путевого листа, который содержит все реквизиты, обязательные с 26 февраля. Выглядит он так:

Также вы можете новый бланк путевого листа на 2017 год в формате Word для легковых автомобилей. Аналогичным образом вы можете поправить бланк путевого листа для грузовых автомобилей, чтобы в нем можно было делать отметки о предрейсовом техническом осмотре.

Имейте в виду, что если вы будете утверждать новый бланк путевого листа на 2017 год, то это обстоятельство потребуется зафиксировать в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Во многих организациях директор и водитель и механик – в одном лице. В такой ситуации он и ставит подпись о том, что провел предрейсовый техосмотр. А также указывает дату и время проведения осмотра.

Поправки с 15 декабря 2017 года

Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 внесены поправки в правила заполнения путевых листов. Они вступают в силу с 15 декабря 2017 года. Если коротко, то в правилах появились нововведения о новых обязательных реквизитах. Поясним подробнее.

ОГРН

Кроме реквизитов, которые уже есть в путевом листе, с 15 декабря 2017 года требуется указывать дополнительно ОГРН компании или индивидуального предпринимателя.

С 15 декабря 2017 года указание ОГРН и ОГРНИП в путевых листах – обязательно. Без этих реквизитов путевые листы будут считаться заполненными с нарушением.

Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП.

Дата и время предрейсового контроля

В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.

С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).

Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок

С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Назначение путевых листов

Обязанность оформления путевых листов определена Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и водительскому составу. Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения. Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом , служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

Правила ведения

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы

• №3 и 3-спец. – для легковых автомобилей;
• №4 – для легкового такси;
• № 4-С и 4-П – для грузового транспорта;
• №6 и 6-спец. – для автобусов.

Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену . Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя. Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц.

Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале , который должен быть соответствующим образом , пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Существует ряд реквизитов , обязательных к заполнению:

• наименование («Путевой лист»);
• дата (должна совпадать с указанной в журнале регистрации);
• наименование организации, предоставляющей автотранспорт, с указанием контактов;
• марка, государственный и гаражный номер транспортного средства;
• данные сотрудника, допущенного к вождению транспортом и номер его водительского удостоверения;
• данные лицензионной карточки (если транспортные услуги подлежат обязательному лицензированию);
• задание водителю.

В правой табличной части листа указываются данные одометра, движение топлива, делаются записи о техническом состоянии транспортного средства. На лицевой стороне бланка проставляется печать организации.

Путевые листы оформляет диспетчер или уполномоченное соответствующим приказом лицо. В небольших организациях всю работу по оформлению путевых листов осуществляет бухгалтер. Водитель в оформлении не участвует, а лишь ставит свою подпись о приеме и сдаче автомобиля и о получении путевого листа. Причем новая путевка выписывается лишь после того, как будет возвращена предыдущая и в единственном экземпляре. Срок хранения данного документа составляет 5 лет.

Не допускается наличие пустых граф и строчек!

Маршрут указывается на обороте листа. Пункт назначения (оказания услуги) должен быть конкретным с указанием названия города (поселка), улицы, дома. Если перевозки осуществляются в границах одного населенного пункта, то должны быть прописаны все улицы, куда ездил водитель. При этом не стоит включать такие фразы, как, например, «По заданию руководства», так как в этом случае невозможно определить, что поездки носили производственный характер.

Назначение и правила ведения путевых листов изложены в данном видеоматериале:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Нюансы заполнения

Если основным организации не являются автоперевозки , то можно использовать произвольную форму путевки, но все же рекомендуется для правильного учета производственных расходов организации отражать в ней все вышеуказанные реквизиты. Кроме того, водителя необходимо снабдить , дающей право для управления ТС. При обнаружении отсутствия указанных документов сотрудники ГИБДД могут наложить административный штраф и отправить автомобиль на штрафстоянку.

В случаях, когда один автомобиль эксплуатируется на протяжении нескольких смен , то на это транспортное средство выписывается несколько путевок. Тогда время выезда фиксируется в путевом листе первого водителя, а время заезда в гараж – в документе последнего водителя. В каждом случае снимаются показания одометра.

Медицинский осмотр водителя

В путевом листе должен быть проставлен штамп о медосмотре , свидетельствующий об отсутствии алкогольного (наркотического) опьянения, общее удовлетворительное состояние здоровья и готовности водителя к работе. Отсутствие подобной отметки медицинского работника будет расценено проверяющими, как нарушение Закона об охране труда.

С 1 мая 2015 года ужесточились требования к проведению медицинских осмотров до начала и после окончания рейсов. Теперь закон обязывает проходить медосмотр не только наемным водителям, но индивидуальным предпринимателям, которые осуществляющим перевозку самостоятельно, без привлечения наемных работников. Проведение указанной процедуры оплачивает работодатель. В случае с индивидуальным предпринимательством, когда из-за отсутствия наемных работников нет смысла оборудования медицинского кабинета, целесообразно заключить договор с лицензированной медицинской организацией.

Выявление сотрудником ГИБДД отсутствия штампа медработника может послужить признанием путевого листа недействительным, водитель в таком случае отстраняется от управления транспортом и автомобиль отправляется на штрафстоянку.

Контроль со стороны налоговых органов

Допущенные неточности в путевках могут послужить причиной для исключения их налоговиками из документов, подтверждающих подлинные затраты предприятия. Решения многих судов также указывают на то, что только грамотно и полностью оформленные путевые документы служат доказательством использования автотранспорта в целях производства и получения дохода.

Налоговый Кодекс РФ не содержит положений о нормировании затрат на ГСМ и топливо , однако, во избежание конфликтов с ревизорами, лучше придерживаться общепринятых нормативов расхода топливных ресурсов.

В заключение нелишне будет напомнить, что только обоснованные экономически и подтвержденные документально расходы могут быть приняты в целях налогообложения, как производственные затраты. Причинами для отказа в предоставлении налогового могут послужить выявленные контролирующими органами неточности в реквизитах путевых листов.

Бесплатная программа по заполнению путевых листов и правила работы с ней рассмотрены в следующем видео уроке:

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2019 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.