Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.
Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.
Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.
Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.
Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.
Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.
2. Не тратьте первые три часа впустую
Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.
Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.
Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.
Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.
Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.
Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.
Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.
Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.
- Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
- Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
- Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
- В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.
3. Ведите сбалансированный образ жизни
Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.
То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.
Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.
Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).
Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .
4. Слушайте музыку на повторе
Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).
Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.
Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.
Правильная организация рабочего времени дает возможность выполнить все намеченные планы, заработать авторитет коллег, избежать нареканий начальства и почувствовать себя квалифицированным специалистом и мастером своего дела.
Для организации рабочего времени существует ряд принципов, следуя которым, можно достигнуть такого уровня в своей производственной деятельности, когда к концу рабочей недели у Вас не останется ни одной не решенной проблемы, и в пятницу вечером Вы будете думать не о будущем понедельнике, а о наступающем уик-энде. Все Ваши мысли будут заняты только тем, как максимально интересно и с пользой провести заслуженные выходные.
Чтобы выработать правильную методику действий для начала следует отметить, что существует ряд причин, которые влияют на создание дефицита рабочего времени. К ним можно отнести: нагромождение работы, спешку, суету при выполнении задания, не правильную расстановку приоритетов и как результат доработки дома и т.д.
На качество выполняемой работы также влияет заинтересованность в конечном результате (мотивация). Зачастую, знание того, что Ваш труд никогда не будет оценен по достоинству, лишает Вас всяческого желания выполнять работу качественно, быстро и не дает возможности правильно организовать свой рабочий день.
Существует ряд советов для решения этих проблем. Они довольно действенны, и следуя им работу можно превратить в радость, а не в тяжелое бремя.
Совет первый: В начале рабочей недели составьте список дел, которые необходимо решить до выходных. На первый план необходимо выдвинуть более объемные дела, которые требуют больше времени или для решения которых необходимы результаты работы других сотрудников. Затем распределите их в порядке важности и срочности. Зафиксируйте составленный план на бумаге. После выполнения очередной задачи её необходимо вычеркнуть из плана. Это даст Вам возможность увидеть результат Вашей работы, ощутить моральное удовлетворение и планировать свои силы в дальнейшем.
Совет второй: Недельный план следует разбить по дням недели также исходя из срочности, потребности и важности. Чтобы не держать все намеченное в голове, Вам необходимо завести «деловой блокнот».
Совет третий: Анализируя Ваш предыдущий опыт, определите те факторы, которые обычно мешают Вам в выполнении поставленных задач. Запишите их на бумаге для наглядности и попробуйте выяснить причину каждой из выявленных проблем. В дальнейшем старайтесь придерживаться сделанных Вами выводов.
Совет четвертый: Составьте график (регламент) своего рабочего дня. Для этого Вам необходимо учесть все: утренний подъем, завтрак, путь на работу, время выполнения намеченных заданий, время контактов с сотрудниками и начальством, время перерывов, не запланированные перерывы, без которых не обходится ни один рабочий день. Этот регламент необходимо согласовать с Вашими сотрудниками и руководством, чтобы в течение дня Вас попусту не отвлекали пустыми разговорами и несвоевременными заданиями.
Совет пятый: Определите для себя стимулы. Как известно, каждый из нас с большим интересом и рвением выполняет ту работу, которую ему «хочется» делать, а не ту, которую «надо». Имея стимул, все задания из разряда «надо» перейдут в разряд «хочется». После этого дело – только за Вами.
Совет шестой: Установите для себя четкие твердые сроки выполнения поставленных задач и старайтесь придерживаться их, чего бы Вам это ни стоило. В первое время это будет трудно, зато потом это «золотое» правило войдет у Вас в привычку. Не позволяйте никому без особо веских причин нарушать эти сроки. Только тогда Вы сможете добиться своего.
Совет седьмой: Всегда поощряйте как себя, так и своих сотрудников за качественную и своевременно выполненную работу или поручение. Это благоприятствует установлению здорового микроклимата в коллективе, заставляет сотрудников охотно выполнять просьбы друг друга и помогает в решении поставленных задач.
Выполняя эти советы, Вы сможете более плодотворно трудиться, довести до совершенства свой рабочий процесс, уйти от невыносимой текучки. Отправляясь домой, на душе Вы будете чувствовать легкость от выполненных задач (особенно, если они выполнены в полном объеме) и уважение к самому себе. С такими чувствами на завтра Вам снова захочется идти на работу, а не прятаться от начальства, опасаясь справедливого гнева за допущенные промахи и недоработки.
Продуктивность в сочетании с эффективностью – это умение работать больше, быстрее и с минимальными затратами, потому современные работодатели требуют от кандидатов наличия именно этих качеств. Как стать таким ценным и незаменимым сотрудником? Прежде всего, правильно организовать свой трудовой день и график, получая максимум результатов от всех своих действий – а для этого следует сосредоточиться на нижеописанных трех аспектах вашей трудовой жизни: времени, рабочем пространстве и мысленном настрое.
Время
Современные работники – это, как известно, мастера на все руки, нагруженные массой задач, поэтому рациональный тайм-менеджмент имеет решающее значение для улучшения продуктивности. Больше всего времени обычно отнимают неожиданные (и, как правило, не самые важные) вопросы, плюс процесс переключения с задания на задание, который может занимать до получаса. Чтобы этого избежать, тщательно планируйте свой день и сортируйте регулярно сваливающиеся на голову рабочие задачи.
1. Начните день с упорядоченного времени «для себя» : проверьте почту и новости социальных медиа, которые скопились за ночь, и рассортируйте всю информацию. Напишите краткие ответы и указания, чтобы коллеги и подчиненные могли приступить к работе. Распределите по времени более крупные задачи и отбросьте ненужное и неважное.
2. Находясь в пути на работу, вы можете очень полезно и продуктивно это время использовать : продолжать координацию задач, просматривать сводки новостей, получать обновленную информацию и формировать дневной график. К моменту приезда в офис вы уже будете вооружены и подготовлены.
3. Сократите время встреч на 25% — в итоге вы получите аналогичный объем проделанной работы. Урезав одну рабочую встречу из пяти человек с одного часа до 45 минут, вы сэкономите 25 часов в месяц рабочего времени. Это примерно 300 часов в год или почти два месяца работы!
4. Планируйте регулярные перерывы в течение дня , поскольку беготня от встречи к встрече продуктивной не является: вы только измотаете себя и потеряете концентрацию. Отдых между рутинными задачами увеличивает работоспособность и сохраняет ум ясным и организованным. Если есть возможность, было бы даже неплохо вздремнуть от 10 до 20 минут после обеда.
Пространство
Это ваша рабочая среда: как офис, так и дом. Оно тоже является важным элементом для улучшения производительности труда.
5. Работайте «вне офиса» по мере возможности. Если нужно составить важный документ или исследовать сложную тему, то отсутствие офисного шума и прочих отвлекающих факторов только улучшит концентрацию внимания. Некоторые работодатели считают, что удаленная работа имеет и другие плюсы, включая уменьшение времени на дорогу, короткий обед и меньше больничных.
6. Определите те места, куда вы обычно обращаетесь за рабочей информацией, чтобы не отвлекаться на прочие объекты. Скажем, ограничьтесь электронной почтой, необходимыми блогами, чат-инструментами и социальными медиа исключительно по работе. Тогда у вас возникнет меньше соблазнов отдыхать на развлекательных сайтах.
7. Выключите все всплывающие уведомления на мобильных устройствах и компьютере , чтобы они не нарушали концентрацию и не раздражали. Кстати, ограничьте количество проверок почты, чтобы лишний раз не отвлекаться без причин.
Мысленный настрой
Приведите себя в такое расположение духа, когда вы сможете сосредоточиться на выполнении самых необходимых задач на текущий момент.
8. Разговаривайте, а не общайтесь по электронке. Возьмите трубку и поговорите или пройдитесь по офису и пообщайтесь с коллегами. Когда вы работаете удаленно, воспользуйтесь чатом. Личное общение дает точное направление действий и моментально проясняет все недоразумения. Вы тратите массу времени впустую, переписываясь с помощью электронной почты и создавая длиннейшие цепочки писем, в которых можно запутаться.
9. Разбейте крупные задания на мелкие части ; это снизит ощущение перегруженности и желание оттягивать время. Для этого рекомендуется использовать так называемую agile-методику для управления задачами.
10. Составьте контрольные списки действий для повторяющихся задач , чтобы уменьшить количество ошибок, особенно тогда, когда вы перегружены работой или же стеснены во времени.
Всё начинается с рабочего места.
Д. Карнеги
Работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих и уникальных личностей, для которых этот вопрос не так уж важен. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пусть они этого и не признают. Большинство же людей работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются следующие советы.
Рабочий стол
Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке и точно знаете, где и что находится. Так же и на рабочем месте: всё должно быть , и ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.
С чего всё начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А там обычно кипы бумаг, разбросанные канцтовары, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние за таким рабочим местом? Несобранное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.
Luke Chapman/Flickr.comПостоянно содержите свой рабочий стол в порядке. Начните день с протирания пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, помойте свою чашку для кофе, заполните свой - настройте себя на рабочий лад. Эти простые действия дадут энергию для последующей работы.
Идеальное рабочее место - это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимые канцтовары и простая мебель для работника.
Как работать: стоя или сидя? Решать вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно нужно делать перерывы: пройтись, сделать , подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице. Мой режим работы: 45 минут - задача без прерываний, 15-минутный перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха. Так выстроен рабочий день.
Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка и шкафчик должны выполнять свою функцию и не пересекаться с другими элементами. Так будет удобнее работать с документами и различными принадлежностями.
Электронный документооборот
В-третьих, не перегружать текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и ёмко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно: никому не интересно пробираться сквозь уникальные умозаключения.
И наконец, не стоит забывать о сетевом этикете: обращении к получателю, стиле письма, информации по делу, контактных данных. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.
Дополнительный инструмент
Что ещё помогает сделать работу эффективнее, так это маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идёт или решение серьёзной задачи с промежуточными этапами.
midnightcomm/Flickr.com
В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Она полезна и с точки зрения экономии бумаги. Вы не поверите, сколько тратится листов на объяснение своих идей и решений.
Благодаря визуальному мышлению (оно есть у всех) люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем всё видно и понятно.
От себя добавлю, что мне в работе . Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит включать её для всех, помните: вы работаете не один, кому-то музыка будет только мешать.
А какие дополнительные рабочие инструменты применяете вы в вашей деятельности?
“Не верьте календарям. В году может быть столько дней, сколько вы захотите. Один человек тратит год на то, что можно сделать за неделю, в то время как другой проживает за неделю события целого года”
Чарльз Ричардс
Одной из самых значительных сложностей жизни и самосовершенствования остается нехватка времени. Конечно, время на всех одно – в сутках каждого человека 24 часа. Вопрос в том, как мы используем эти часы.
Здесь приводится несколько примеров того, как можно освободить некоторое время, чтобы сделать то, чего вам на самом деле хочется.
1. Проследите, как проходит ваш день
Используйте ручку и бумагу – или свой компьютер – и часы. Проследите, куда уходит ваше время в течение дня на самом деле, а не по вашему мнению. Вы можете быть удивлены, сколько времени вы тратите на всякую всячину (особенно на то, что для вас не так уж важно и интересно).
2. Примите тот факт, что нет необходимости делать все то, что делаете вы
Небо не обрушится на вашу голову, если вы откажетесь от какого-либо занятия. Это самый важный пункт списка. Все, что вы «должны» делать, не дает вам самосовершенствоваться или хотя бы просто выкроить некоторое время и заняться собой. А на самом деле вы ничего не «должны».
Попробуйте взглянуть на ситуацию так, будто вы сами выбираете, чем заняться. Разумеется, если вы решили что-то сделать или не сделать, на то есть основания. Причины могут быть веским или не очень, позитивными или негативными. Иногда на первый взгляд вещи кажутся не тем, чем они являются на самом деле, но ваша задача – научиться контролировать свою жизнь и делать выбор вместо того, чтобы позволять окружающему миру управлять вами и решать за вас. Такие навыки помогут вам понять, что для вас не первостепенно важно, отказаться от этих действий или уделять им меньше времени, и заняться чем-то более интересным.
3. Пользуйтесь Законом Паркинсона
Вы можете работать быстрее, чем думаете. Закон Паркинсона гласит, что дело будет затягиваться и усложняться в зависимости от времени, которое вы готовы на него потратить. Например, если вы дали себе слово решить вопрос в течение недели, все непременно запутается до такой степени, что вам придется уделить поиску выхода из ситуации гораздо больше времени, чем вы предполагали.
Лучше сфокусируйтесь на поиске решения проблемы, затем дайте себе час (а не целый день) или день (а не неделю) на осуществление задуманного. Такой образ действий подстегнет ваше мышление и заставит сконцентрироваться на действии.
4. Сократите количество получаемой информации
Это очень важный момент. Чтобы найти время для личностного развития вам, скорее всего, придется реже смотреть телевизор, листать журналы и газеты, особенно, если вы привыкли заниматься сразу несколькими из перечисленных занятий. Отказ от них освободит массу времени, и, тем не менее, вам, вероятно, не захочется пропустить любимое шоу или забыть о газетах. Найти компромисс нам поможет следующий вопрос…
5. Комбинируйте несколько занятий с пользой для себя
Если вам хочется посмотреть свое любимое телешоу, совместите просмотр с чем-то полезным, например, с упражнениями на велотренажере. Или организуйте встречу с друзьями, и общайтесь с ними во время игры в теннис (тоже физическое упражнение) или похода по магазинам (порадуйте себя парой новых дисков или модной одеждой).
Кроме того, вы можете получать разнообразную информацию во время коротких перерывов в течение дня. Послушайте аудиокнигу во время езды в транспорте вместо того, чтобы делать это дома. Сидя в приемной какого-нибудь учреждения в ожидании приема, можно посмотреть новый эпизод любимого шоу с помощью iPOD’а или мобильного телефона.
6. Периодически спрашивайте себя, насколько необходимо ваше занятие
Большую часть времени мы заняты чем-то не важным, хотя и не осознаем этого. Спросив себя, что вы делали в течение дня, вы можете обнаружить, что могли бы найти лучшее применение своему времени (не имеет значения, были вы на работе или дома). Чтобы не забывать о необходимости задавать себе полезные вопросы, используйте внешние напоминания в виде записок, заставок на мониторе и аксессуаров.
7. Соберитесь
Вместо того, чтобы тянуть время, погружаясь в раздумья в надежде на то, что кто-то выполнит работу за вас или проявит инициативу, вместо попыток найти объяснение и оправдание своему безделью, выработайте в себе привычку выполнять все поручения сразу.
Проявите активность и сделайте то, что вы должны сделать. Чаще всего это можно сделать в другой раз, как-нибудь потом, но к тому моменту, когда вы будете вынуждены действовать, вы потеряете массу времени на поиски причины отложить работу, размышления о неизбежном и раздражение из-за того, что, в конце концов, вам придется взяться за дело. А если вы ждете, что за вас это сделает кто-то другой, то может пройти немало времени, прежде чем ваши ожидания оправдаются.
Выработать в себе такую привычку может быть нелегко, если вы привыкли подолгу (или слишком долго) раздумывать перед тем, как начать что-то делать. Начав работу над собой я нашел один эффективный способ: нужно меньше соотносить свои действия с размышлениями и эмоциями, осознавая тот факт, что вы контролируете свое внутреннее состояние, а не наоборот. Конечно, можно позволить себе немного обдумать ситуацию, но затем лучше как можно скорее сделать то, что собирались.
8. Не распыляйтесь
Возможно, вы прекрасно справляетесь с несколькими делами одновременно. Я – нет. Поэтому, если передо мной стоит задача, требующая концентрации и тщательного планирования, я предпочитаю некоторое время заниматься только ею. Может показаться, что чем больше дел вы будете делать одновременно, тем скорее вы закончите работу. Однако, как показал мой опыт, это приводит к путанице, перенапряжению, и в результате вы теряете гораздо больше времени, чем понадобилось бы, если бы вы решали все вопросы по очереди.
9. Работайте в тишине
Организуйте свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от дела. Уберите подальше то, что может заставить вас тянуть время – закройте дверь, отключитесь от Интернета, выключите телефон и наведите порядок на столе. Затем выберите себе какое-то одно занятие и доведите дело до конца.
10. Правильно питайтесь и занимайтесь спортом
Время, которое вы можете продуктивно использовать, во многом зависит от вашего физического состояния. Если, возвращаясь домой с работы или с занятий, вы полностью обессилены, скорее всего, вы проведете вечер, растянувшись на диване.
Занимаясь спортом и правильно питаясь, вы можете улучшить свою физическую форму, а значит, у вас будет больше энергии для дела. Вместе с самочувствием улучшится и способность к концентрации, то есть, вы будете справляться с поставленной задачей быстрее, и при этом у вас останутся силы на то, чтобы заняться чем-то еще по завершении работы.