Нормирование расходов на ГСМ
Налоговый кодекс РФ не содержит каких-либо требований, указывающих на необходимость производить нормирование топлива при использовании автотранспорта. Представлено только одно непременное условие: на все израсходованное топливо должны быть представлены путевые листы, подтверждающие целевое использование денег. Вид путевых листов есть разработанная законодательно, но никто не мешает использовать свою при условии, что в ней есть все графы установленные Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 года.
Ныне действующая редакция НК РФ не включает никакие положения, в соответствии с которыми предприятия были бы обязаны вводить нормирование ГСМ при работе на «упрощенке». Налогоплательщик имеет право самостоятельно ввести нормирование, но делать это не обязан. В качестве ссылки следует использовать нормативные документы:
Письмо Минфина №03-03-06/1/2875 от 27.01.2014;
Письмо Минфина №03-03-06/01/20097 от 03.06.2013.
Приоритет в решении вопроса о вводе нормирования ГСМ отдан организациям и предпринимателям. Им дано право устанавливать нормы расхода, исходя из собственных данных о расходе и информации, обозначенной в ПТС. В виде дополнительного источника информации можно применять нормы расхода ГСМ, обозначенные в Распоряжении Минтранса РФ №АМ-23-р от 14.03.2008. Но на данный документ обязаны обращать внимание лишь компании, у которых автоперевозки являются приоритетным видом деятельности. Для остальных данный документ - только для ознакомления.
Какие документы необходимы для организации учета ГСМ для предприятий, работающих на УСН?
Перечень документов будет зависеть от типа автомобиля и его принадлежности:
1. наиболее распространенный вариант: компания использует машины, находящиеся в ее собственности. Основанием для принятия на затраты расходов на приобретение ГСМ по статье «расходы на содержание служебного транспорта» будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;
2. использование персонального автомобиля ИП в деятельности, направленной на извлечение прибыли. Закон не запрещает ИП использовать свое личное имущество с этой целью. Если предприниматель работает с использованием УСН, то имеет законное право принять расходы на ГСМ к зачету по статье «расходы на содержание служебного транспорта» в соответствии со ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12;
И для первого, и для второго случая необходимо подтвердить документально затраты на ГСМ. Это могут быть накладные, платежные поручения при оплате по безналичному расчету, товарные и кассовые чеки, оформленные должным образом. Главное: предприятие или ИП должно доказать, что расходы были совершены фактически. Если все документы, подтверждающие траты на руках, то их можно включать в книгу учета доходов и расходов.
Особо стоит остановиться на затратах на ремонт или ТО транспорта. Для решения этого вопроса нужно обратить пристальное внимание на ст. 254 НК РФ в части пункта 1 подпункта 6. И данная статья говорит о том, что при наличии документов, подтверждающих оплату услуг, данные расходы могут быть приняты к зачету.
Если автомобиль приходилось ремонтировать, есть документы, подтверждающие этот факт, то ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 3 разрешает принимать данные расходы к зачету.
Стоит рассмотреть еще одну ситуацию использования транспорта: аренду машины, принадлежащей сотруднику компании. В этом случае можно пользоваться всеми теми же правилами, что и для собственного транспорта компании с несколькими ограничениями:
Должен быть официально заключен договор аренды машины;
В договоре аренды должен содержаться пункт, в соответствии с которым все расходы по ремонту, обслуживанию, обеспечению ГСМ ложатся на арендатора.
Если договор является возмездным, то арендная плата также может быть принята арендатором к зачету на основании ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 5. Но данное положение не касается ИП в части использования личного транспорта в предпринимательских целях.
Остался еще один вариант использования транспорта компаниями: сотрудник по служебным надобностям ездит на личной машине. Если договора аренды нет, то и принять ГСМ к зачету компания не может. Ей дано право включать в КУДИР только расходы в пределах законодательно указанной нормы на компенсацию сотруднику расходов на амортизацию, бензин и прочее. Основанием для данного действия будет ст. 346.16 НК РФ в части пункта 1 подпункта 12:
При использовании в служебных целях личного автомобиля с объемом двигателя, не превышающим 2 тыс. куб. см, сотрудник может рассчитывать на компенсацию в размере 1200 рублей ежемесячно;
Если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см, то размер компенсации составляет 1500 рублей ежемесячно.
Основанием для определения размера компенсации можно считать Постановление Правительства России №92 от 08.02.2002 года.
Если расходы в действительности превышают означенную сумму, то организация вправе их оплачивать в соответствии с внутренними нормативными актами. Но налоговая инспекция при проверке укажет, что расходы приняты к зачету неправомерно. В КУДИР должны быть обозначены только 1200 или 1500 рублей. Помимо этого, стоит, что данная компенсация обозначена за полный рабочий месяц. Если личная машина использовалась не все дни в рабочих целях, то компенсацию нужно соответствующим образом уменьшить. Основание - письмо Минфина №03-03-01-02/140 от 16.05.2005 года.
Все записи в КУДИР в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами, из которых нужно особо выделить путевой лист.
Все расходы на ГСМ могут быть приняты организацией к зачету только при условии наличия путевых листов, подтверждающих, что автотранспорт действительно передвигался за пределами территории предприятия по определенному маршруту. Для каждой машины путевой лист выписывается индивидуально на срок, не превышающий один календарный месяц.
Предприятия, занимающиеся автоперевозками в качестве основного вида деятельности, обязаны использовать унифицированную форму, утвержденную Росстатом РФ. Остальным предоставлено право, как использовать унифицированную форму, так и собственную при условии наличия всех необходимых граф.
Не менее важны для подтверждения целевых расходов на ГСМ и первичные документы. К ним относятся: товарные и кассовые чеки, платежные поручения, подтверждающие оплату по безналичному расчету. Если оплата производилась с корпоративной карты через терминал, то прикладывается соответствующая выписка. Вид документов зависит от формы оплаты, типа АЗС и иных факторов.
Если ГСМ закупается в организации не централизованно, а приобретается через подотчетных лиц по мере надобности, то обязательным документом является авансовый отчет, заполненный водителем и утвержденный должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия. К авансовому отчету в обязательном порядке подшиваются все документы, подтверждающие расходы.
Для того, чтобы избежать лишних вопросов при проверке о наличии или отсутствии нормирования ГСМ на предприятии, лучше заранее заготовить приказ за подписью руководителя, в котором в произвольной форме будет указано, производит ли предприятие нормирование ГСМ или принимает к зачету все фактически понесенные расходы.
В конце данной статьи нужно еще раз указать наиболее важные моменты:
1. предприятие вправе самостоятельно решать, нормировать ли расходы на ГСМ или списывать в полном объеме. Исключение - компании, занимающиеся автомобильными перевозками;
2. если предприятие приняло решение нормировать расходы на ГСМ, то для пересмотра норм в течение года должны быть веские основания. Такое изменение лучше закрепить приказом за подписью соответствующего должностного лица;
3. расходы на ГСМ можно нормировать в зависимости от периода года: лето, зима;
4. если по вине водителя обозначен явный перерасход ГСМ, то из заработной платы можно удержать не более одного среднемесячного заработка. Сделать это можно только на основании решения созданной комиссии, и если с момента, как перерасход выявлен. Если прошло больше месяца, или сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка, то удержание возможно только по решению суда.
Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.
Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.
Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»
Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:
- топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
- масла и смазки;
- различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.
Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели
. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.
В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.
Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.
Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.
Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица
, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.
Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.
Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .
К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.
Пример расчёта
Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:
QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где
- H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
- S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
- D – поправочный коэффициент в процентах.
В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.
Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию
Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:
НРм = НРд * Т, где
НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.
Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.
В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.
Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.
Можно ли списать без путевого листа
Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:
- учёт по лимитам;
- компенсация понесённых расходов.
В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.
Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.
Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .
Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.
Особенности учёта
Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .
Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :
- 20 «Основное производство»;
- 26 «Общехозяйственные расходы»;
- 44 «Расходы на продажу».
Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.
При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.
Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.
Является ли личный автомобиль бизнесмена основным средством?
Можно ли учесть в расходах покупку бензина?
Для чего предпринимателю необходим путевой лист?
Ирина Лосева,
юрист адвокатского кабинета № 774 Адвокатской палаты Московской области
Татьяна Елькина,
эксперт журнала
Личный автомобиль
Когда учет запрещен
Автомобиль - это имущество?
Сначала разберемся, вправе ли индивидуальный предприниматель включать собственный автомобиль в состав основных средств? Положительный ответ выгоден бизнесмену, ведь тогда он сможет начислять амортизацию, то есть стоимость машины постепенно включать в состав расходов и тем самым снизить сумму налога. Учесть амортизацию можно только по имуществу, принадлежащему коммерсанту и используемому в предпринимательской деятельности. О чем сказано в подпункте 4 пункта 15 Порядка учета, утвержденного приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 (далее - Порядок учета).
Инспекторы отмечают, что ответ на поставленный вопрос зависит от вида деятельности. Если ИП занимается транспортными перевозками и у него есть соответствующая лицензия, тогда машина является средством труда и входит в состав основных средств. У предпринимателей, чья деятельность не связана с грузовыми и пассажирскими перевозками, автомобиль не является источником дохода, а выступает лишь вспомогательным средством, создающим дополнительные удобства, поэтому к имуществу ИП не относится. Например, предприниматель работает в сфере оптовой торговли, а собственный автомобиль использует для перевозки заказов. Инспекторы отмечают, что оказание услуг по доставке грузов не относится к сфере оптовой или розничной торговли, а является самостоятельным видом деятельности. Коммерсант вправе считать машину амортизируемым основным средством, только если в свидетельстве о регистрации помимо торгово-закупочной будет названа деятельность «транспортные грузоперевозки» (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@).
Минфин России в письме от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79 ссылается на пункт 24 Порядка учета. Там говорится, что к основным средствам относится имущество, используемое в качестве средств труда, приобретенное за плату, принадлежащее ИП на праве собственности, непосредственно используемое для осуществления деятельности. Легковой автомобиль, используемый коммерсантом для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не считается основным средством. Следовательно, амортизацию по нему начислять нельзя.
Можно попытаться оспорить позицию контролеров в суде, но если вы не готовы тратить время и средства, тогда остается лишь отказаться от начисления амортизации по личному автомобилю.
Покупка бензина
Если амортизацию начислять нельзя, то в отношении трат, связанных с обслуживанием машины, ситуация иная. Ведомства разрешают бизнесмену учесть данные суммы.
Когда предприниматель осуществляет торгово-закупочную деятельность и использует личный автомобиль для перевозки товаров, покупка ГСМ войдет в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). Минфин в вышеназванном письме от 26 марта 2008 г. не запрещает коммерсантам учитывать расходы, связанные с использованием машины в деятельности, но у ИП должно быть подтверждение того, что автомобиль необходим для работы.
Помимо путевых листов, которые докажут маршруты движения, кассовых чеков, подтверждающих покупку ГСМ, коммерсанту стоит озаботиться внутренней документацией. Известно, что индивидуальный предприниматель одновременно считается физлицом. Все его имущество подразделяется на используемое и не используемое в коммерческой деятельности. Бизнесмен обязан вести раздельный учет, выделяя ценности, необходимые для работы. Какие предметы относить к таковым, он определяет самостоятельно.
ИП составляет письменное распоряжение (решение) с перечнем имущества, необходимого для бизнеса. Конечно, в том числе стоит упомянуть и личный автомобиль. Документ станет дополнительным основанием для принятия к учету затрат, связанных с личным автомобилем. Кстати, закон не содержит ограничений на имущество, которое ИП может использовать в деятельности.
Если документально коммерсант отнес личный автомобиль к имуществу, необходимому для бизнеса, он будет считаться основным средством. Это означает, что по нему можно начислять амортизацию, ведь личный автомобиль в данном случае отвечает всем условиям: принадлежит предпринимателю на праве собственности; приобретен за плату, используется в предпринимательской деятельности. Учтите: не исключено, что инспекторы не согласятся с подобным внутренним документом, запретив коммерсанту начислять амортизацию.
Виды затрат
Итак, расходы, связанные с использованием автомобиля в предпринимательской деятельности, в частности приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), учесть при расчете налога можно. У коммерсантов на общем режиме они войдут в состав профессионального вычета по НДФЛ, «упрощенцы» включат их в сумму расходов по единому налогу.
Если деятельность предпринимателя связана с транспортными перевозками (оказание автотранспортных услуг), расходы на ГСМ полностью войдут в состав материальных расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253). К материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Таким образом, приобретение топлива можно квалифицировать как материальные расходы.
Когда деятельность напрямую с перевозками не связана, но автомобиль необходим коммерсанту для деловых поездок, доставки заказов, покупка бензина относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно названной статье, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся траты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного).
В закрытом перечне расходов «упрощенца» эти виды затрат также названы. Так что коммерсанты на спецрежиме могут учесть ГСМ и как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в зависимости от вида деятельности.
В любом случае для учета необходимо, чтобы траты были обоснованными и документально подтвержденными. Таково требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Норма предназначена для фирм, но распространяется и на коммерсантов, в том числе на спецрежиме.
Путевой лист
Подтверждением того, что топливо потрачено в производственных целях, является путевой лист. Указывают на это и налоговые инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459), и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).
Общая форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее - постановление № 78). Этот бланк предприниматель обязан использовать только в одном случае - когда он заключает договор с властями на перевозку пассажиров автобусами по утвержденной маршрутной сети. В остальных случаях использование «чужой» формы путевого листа станет поводом для претензий контролеров, правда, судьи, скорее всего, примут сторону ИП (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 6 июля 2005 г. № Ф03-А04/05-2/1832).
Специально для индивидуалов форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 (далее - приказ № 68). В документе содержится три бланка:
Путевой лист грузового автомобиля ИП по форме № ПГ-1 (приложение 1);
Путевой лист автобуса ИП по форме № ПА-1 (приложение 2);
Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме № ПЛ-1 (приложение 3).
Бланки в целом похожи, различия лишь в описании работы водителя за день: указывается количество груза, либо число пассажиров, либо заказчики, которым осуществлена доставка. Помимо бланка путевого листа приказ № 68 утверждает форму журнала регистрации путевых листов и порядок заполнения листов. Кстати, этот же документ поручает транспортной инспекции в ходе проверок контролировать соблюдение коммерсантами требований приказа № 68. Отметим, норма касается только бизнесменов, занимающихся перевозочной деятельностью.
Путевой лист действителен в течение одного дня. На более длительный срок он выписывается, только когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автомобиля. Заполненный бланк водитель (или сам предприниматель) держит при себе в течение всего рабочего времени, поскольку он должен его предъявить по требованию сотрудников милиции и транспортной инспекции. В бланке проставляются показания спидометра и величина расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Можно ли при этом не писать конкретные адреса, а указать «по городу» или «служебные поездки»? В письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 чиновники пояснили, что путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные бизнесменом расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. А значит, списать на его основании затраты не удастся.
К путевым листам необходимо приложить чеки АЗС. Они укажут сумму расходов и подтвердят факт оплаты ГСМ. А вот одного лишь кассового чека АЗС для учета покупки топлива недостаточно. Без путевого листа у коммерсанта не будет доказательства того, что поездки осуществлялись в рамках деятельности (письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861).
Если все перечисленные рекомендации предпринимателем исполнены должным образом, а проверяющие тем не менее отказывают в признании данных расходов, то это является нарушением прав налогоплательщика. В таком случае защитить права следует путем обжалования решения контролеров в вышестоящей инспекции или арбитражном суде.
Таблица. Споры, связанные с учетом расходов на покупку ГСМ
|
Позиция инспекторов |
Выводы судей |
|
|
Контролеры запретили ИП включать в расходы затраты на покупку ГСМ, так как путевые листы бизнесмена по форме и содержанию не соответствовали Приказу № 68, кроме того, в них отсутствуют показания спидометра |
Судьи проверяющих не поддержали. ИП оказывал услуги по изготовлению, доставке и установке окон из ПВХ. Собственные автомобили он использовал для доставки продукции покупателям, при этом стоимость услуги включалась в цену и оплачивалась клиентами. Кроме того, на личных машинах закупаемый товар привозился на склад, осуществлялось внутреннее перемещение ценностей. То есть автомобили использовались непосредственно в предпринимательской деятельности. Порядок ведения путевых листов, утвержденный Приказом № 68, введен для документального оформления оказываемых транспортных услуг, а также для обеспечения безопасной работы транспорта. Он не предназначен для решения налоговых вопросов, поэтому ссылка проверяющих на несоблюдение бизнесменом требований Приказа № 68 не может стать причиной для непринятия расходов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16 апреля 2008 г. № Ф04-2350/2008(3457-А27-25)) |
|
|
Инспекторы запретили учитывать расходы на покупку ГСМ, так как ИП не подтвердил использование автомобиля в рамках коммерческой деятельности. Путевые листы, представленные в качестве доказательства, по мнению проверяющих, оформлены ненадлежащим образом |
Арбитры приняли сторону инспекторов. Коммерсант использовал бланки (форма № 3), утвержденные Постановлением № 78. Данный факт судьи не сочли нарушением, указав, что бланк обязателен, в частности, для автотранспортных организаций и по правилам заполнения, утвержденным этим документом, путевой лист выписывается в одном экземпляре и действителен только на один день или смену. |
|
|
Затраты на покупку ГСМ коммерсант учесть не вправе, поскольку путевые листы оформлены неверно, отсутствуют кассовые чеки, подтверждающие приобретение бензина |
Арбитры приняли сторону ИП, указав, что первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист, утвержденный Постановлением № 78, а порядок ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности утвержден Приказом № 68. На бланке должны указываться номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных путевого листа определяется фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю. Путевые листы ИП были оформлены по правилам. |
|
|
Предприниматель вместо бланков, утвержденных Приказом № 68, заполнял форму № 3, предусмотренную Постановлением № 78. Данные бланки не предназначены для ИП, поэтому инспекторы сочли расходы документально не подтвержденными |
Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в постановлении от 11 сентября 2007 г. № А19-2439/07-33-Ф02-5298/2007 отметил, что представленные коммерсантом путевые листы содержат все необходимые реквизиты и данные, подтверждающие использование ГСМ в предпринимательской деятельности. Иных причин для того, чтобы путевые листы считать недействительными, а затраты – необоснованными, не было. Контролеры не представили доказательств недостоверности сведений, указанных в документах, а также отсутствия связи их с деятельностью бизнесмена |
Эксклюзивный путевой лист
Минфин России в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 предоставляет предпринимателям право самостоятельно разработать форму путевого листа либо иного документа, который будет подтверждать сумму расходов на ГСМ. В бланке обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
Наименование документа;
Дата составления документа;
Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственнойоперации и правильность ее оформления;
Личные подписи указанных лиц.
Самостоятельно разработанная форма обязательно должна содержать информацию о пути следования автомобиля. Такие данные позволят судить о факте использования автомобиля ИП в предпринимательских целях, указывает на это и Минфин в своем письме. Учтите: если ИП будет применять собственный бланк, он должен быть приведен в учетной политике либо утвержден приказом коммерсанта.
|
от редакции Автомобильная практика Марина Силакова, эксперт журнала |
|
Включая автомобиль в состав основных средств, коммерсант в любом случае рискует. Внутренний приказ бизнесмена (решение или распоряжение) об отнесении того или иного имущества к используемому в рамках коммерческой деятельности в споре с инспекторами пригодится, но станет ли он действенным аргументом – сказать сложно. К сожалению, арбитражной практики на этот счет мы не нашли. Не исключено, что судьи будут решать вопрос об отнесении имущества в состав основных средств, исходя из фактического применения машины, а также вида деятельности предпринимателя. Например, Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил коммерсанту включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг. |
Любая коммерческая деятельность направлена на получение прибыли, причем по принципу «чем больше – тем лучше». И деятельность индивидуального предпринимателя не исключение, он тоже стремится получить максимальную прибыль, увеличивая доходы и оптимизируя свои расходы. В этой статье мы рассмотрим возможность учета предпринимателем расходов на содержание личного автомобиля при расчете налогов. Иногда автомобиль ИП нужен действительно для бизнеса, а не для понтов и личных разъездов. Можно ли отстоять такие расходы?
Автомобиль как основное средство
Первым моментом, когда индивидуальный предприниматель может учесть «автомобильные» затраты в расходах, является его включение в состав основных средств. Ведь тогда появляется возможность или ежемесячного начисления амортизации (при ОСНО), или включения стоимости машины в состав расходов в первый год ее использования (при УСН).
Только не каждый ИП вправе включить в состав основных средств свой личный автомобиль. Чиновники считают, что основным средством можно признать лишь тот автотранспорт, который непосредственно участвует в получении предпринимателем дохода, например, при осуществлении грузовых или пассажирских перевозок. Если же бизнесмен использует автомобиль как вспомогательное средство (например, для поездок в банк), то он не может быть признан ОС (письмо Минфина России от 26.03.2008г. №03-04-05-01/79).
Но даже если деятельность коммерсанта напрямую связана с использованием данного транспортного средства, возникает новый вопрос – можно ли учесть в расходах стоимость автомобиля, приобретенного ранее регистрации владельца в качестве ИП? Минфин развеял сомнения в своем письме от 06.06.2013г. №03-11-11/164. В нем сказано, что ИП, находящийся на упрощенной системе налогообложения, вправе учесть расходы на приобретение автомобиля в течение первых трех лет применения УСН.
Обратите внимание, в письме была рассмотрена ситуация, когда имели место быть сразу три обстоятельства: приобретение транспортного средства (бензовоза) физическим лицом, впоследствии зарегистрировавшегося в качестве ИП и использовавшего данное средство в своей деятельности. Чиновники квалифицировали покупку бензовоза как операцию, осуществленную в целях предпринимательской деятельности, и признали право ИП учесть данное средство как ОС с последующим включением расходов на его приобретение в расчет единого налога при УСН.
Включение автомобиля в состав основных средств для предпринимателя не составит особого труда – достаточно иметь документы, подтверждающие затраты на его покупку, и приказ или распоряжение о признании его основным средством. Но если при проверке налоговики не согласятся с таким решением, бизнесмену придется отстаивать свою позицию в суде.
Учитываем ГСМ
Когда предприниматель не хочет рисковать и решает не включать стоимость автомобиля в расходы, как еще он может уменьшить налог при помощи «автомобильных» затрат? Самый простой способ – учесть в расходах стоимость бензина. Но и здесь есть спорный вопрос – нормировать или нет затраты на топливо?
Исторически сложилось мнение, что расходы на ГСМ надо непременно нормировать. Существуют Методические рекомендации Минтранса России от 14.03.2008г. №АМ-23-р, содержащие нормы расхода топлива, а также коэффициенты для различных территорий, времен года и т.д. Данные нормативы изначально разрабатывались для автотранспортных предприятий, но налоговые органы считают их применение необходимым для всех налогоплательщиков.
Если в Рекомендациях вы не нашли норм для своего автомобиля, то можно воспользоваться данными завода-изготовителя или разработать нормы расхода топлива самостоятельно. Но, обратите внимание, в НК РФ нет никаких условий о нормировании расходов на ГСМ, поэтому вы можете от него отказаться. Только в этом случае будьте готовы к судебным разбирательствам с налоговиками.
Минфин подтверждает мнение, что нормировать расходы на бензин не обязательно, как и использовать нормы, установленные Минтрансом (письмо Минфина России от 27.01.2014г. №03-03-06/1/2875).
Суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в спорах с налоговыми органами и позволяют списывать в расходы полную стоимость топлива (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/0729, постановление ФАС Московского округа от 25.09.2007г., 28.09.2007г. по делу №КАА41/986607).
Не зависимо от того, будете вы нормировать затраты на бензин или нет, следует составить решение с перечнем личного имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Включив в него автомобиль, вы будете вправе принимать к налоговому учету все экономически обоснованные расходы, связанные с его эксплуатацией.
Документальное подтверждение
В случае с обоснованием расходов на топливо одними чеками АЗС не обойтись, придется оформлять и такой документ, как путевой лист. В нем содержится вся информация о маршруте поездки, времени выезда и возвращения, а также показания одометра. Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 18.09.2008г. №152. Порядок заполнения путевых листов также указан в данном нормативном акте.
Важная деталь: если вы используете личный автомобиль в предпринимательской деятельности, то в договорах, счетах, письмах и прочих документах указывайте тот факт, что доставку, например, осуществляет сам ИП или что переговоры ведутся на территории партнера и т.д. Конечно, это не заменит путевых листов, но будет являться дополнительным подтверждением экономической обоснованности расходов.
Эксплуатационные расходы
В отличие от расходов на ГСМ, расходы на эксплуатацию автомобиля учесть не так просто. Если деятельность предпринимателя напрямую связана с использованием личного транспортного средства, то эксплуатационные расходы будут обоснованы. А вот если автомобиль используется для поездки в офис или в банк, то налоговые инспекторы однозначно не примут расходы на его содержание в качестве уменьшающих налоговую базу.
В судебной практике тоже не все решения выносятся в пользу ИП. Например, ФАС Западно-Сибирского округа не согласился с решением предпринимателя включать в расходы затраты на оплату автостоянки, техосмотра, ОСАГО, приобретение ГСМ (бензина, масла, охлаждающей жидкости) и т.п. (постановление от 26.02.2008г. №Ф04-1130/2008 (973-А45-34)).
Судьи обосновали свое решение тем, что деятельность бизнесмена была связана с оказанием юридических услуг, а личный автомобиль использовался для поездки в офис. Следовательно, затраты на его содержание никак не были связаны с получением предпринимателем дохода от оказания юридических услуг, а значит, не могли включаться в состав расходов.
Определяем вид затрат
Итак, «автомобильные» затраты можно включить в расходы и тем самым уменьшить налоги. В частности, у предпринимателя, находящегося на упрощенке, уменьшается единый налог, а ИП, применяющий общий режим налогообложения, может включить эти расходы в состав профессионального вычета по НДФЛ.
Самым «безопасным» для коммерсанта расходом является приобретение ГСМ, поскольку налоговики практически не обращают на него внимания (если все правильно оформлено, конечно). Но надо решить, к какому виду затрат его отнести.
Приобретение топлива для личного автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками, можно отнести к материальным расходам (пп.5 п.1 ст.254 НК РФ). Если же деятельность ИП далека от транспортных перевозок, но бизнесмен активно использует свой автомобиль для доставки заказов, деловых поездок и т.д., то затраты на бензин относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп.11,12 п.1 ст.264 НК РФ).
В упрощенной системе налогообложения данные виды затрат также включены в закрытый перечень расходов. Поэтому «упрощенцы» в зависимости от вида деятельности могут учитывать расходы на приобретение ГСМ и как материальные (пп.5 п.1 ст.346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ).
О расходах на командировки для ИП, . Можно ли учесть расходы ИП, осуществленные до государственной регистрации, .
Может ли индивидуальный предприниматель на УСН с объектом «доходы минус расходы» включить в расходы стоимость личного автомобиля, а также затраты, связанные с его использованием (ГСМ, ремонт)? Закон чёткого ответа на данный вопрос не даёт, поэтому обратимся к разъяснениям Минфина и судебной практике.
Автомобиль гражданина.
На возможность учесть стоимость автомобиля в затратах повлияет дата покупки. Если машина приобретена до регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя, чиновники, скорее всего, запретят включить её стоимость в расходы. Причина проста: в момент покупки физическое лицо не являлось предпринимателем, поэтому затраты не имели отношения к его коммерческой деятельности (письма Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-11-05/64, от 4 июля 2007 г. № 03-11-02/210).
Доказать обратное возможно. Так, индивидуальный предприниматель в суде подтвердил свое право учесть стоимость легкового автомобиля. Он оформил приказ, где говорилось, что автомобиль включается в состав основных средств ИП. Машина фактически использовалась в деятельности (путевые листы это подтверждали). В договорах с контрагентами оговаривалось, что вывоз товаров осуществляет сам ИП (постановление ФАС Уральского округа от 25 февраля 2010 г. № Ф09-801/10-С2). Таким образом, обосновав использование личного автомобиля в деятельности, учесть расходы на покупку машины, вполне возможно, даже если она куплена до регистрации ИП.
ИП приобретает автомобиль
Если машина покупается после регистрации в качестве ИП, вопросов со стороны инспекторов будет меньше, но это не означает, что их не будет вовсе.
Включить в расходы стоимость легкового автомобиля предприниматель сможет только в случае, если машина является для него основным средством труда, необходимым для его основной деятельности. Заметим, что для учёта стоимости машины купленной до регистрации в качестве ИП, автомобиль тоже нужно включить в состав основных средств, как поступил бизнесмен в рассмотренном выше судебном споре.
Проще всего, когда бизнес связан с перевозками. Правда, важен вид перевозок. Осуществление грузовых перевозок не предполагает приобретение легкового автомобиля, в свою очередь деятельность по оказанию услуг такси автоматически не обоснует покупку грузового транспорта. Как поступить, если машина не является обязательным инструментом для осуществления деятельности? Можно ли в этом случае отнести её к основным средствам и учесть затраты на её покупку?
Налоговые инспекторы, ссылаясь на письмо Минфина России от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79, почти наверняка запретят учесть стоимость машины. В письме говорится: «Легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
В тоже время существует судебный прецедент, когда предприниматель, специализирующийся на установке металлопластиковых конструкций, включил в состав расходов стоимость личного автомобиля. Машина использовалась в деятельности «для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Инспекторов данный довод не убедил и бизнесмену были начислены штрафы. Однако, все санкции отменил суд. ИП представил в суд путевые листы, где указывались номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании сведений путевых листов определялся фактический расход ГСМ по автомобилю (постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3).
Заметим, наличие судебного решения в любом из вопросов, не исключает претензий со стороны контролирующих ведомств, но подтверждает наличие возможности доказать в суде свое право учесть расходы. Для этого необходимо запастись документами.
Документы на автомобиль.
Чтобы учесть затраты на покупку машины в расходах, необходимо иметь документы, подтверждающие стоимость автомобиля. Далее, следует включить машину в состав основных средств. Предпринимателю для этого достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение.
Важной составляющей в документальном обосновании станут путевые листы - документы, в которых содержится информация:
О маршрутах поездок (конечно, должен быть зафиксирован предпринимательский характер поездки);
Время выезда и время возвращения;
Показания спидометра.
Ещё одна деталь: в договорах с клиентами, счетах на оплату, других документах и письмах, где вы оговариваете условия сделок и договариваетесь с партнёрами, обязательно стоит упоминать, что доставку, осуществляет сам ИП, переговоры ведутся в офисе партнёра и т.п. Всё это, в дополнение к путевым листам, станет аргументом в пользу того, что машина необходима для осуществления основной деятельности коммерсанта.
Эксплуатация автомобиля.
Чтобы включить в расходы затраты на покупку бензина не обязательно признавать автомобиль основным средством, дата покупки машины также не сыграет роли. Даже если предприниматель не осуществляет транспортные перевозки, он может компенсировать расходы на топливо своего личного автомобиля.
ИП, осуществляющие торгово-закупочную деятельность и использующие личный автомобиль для перевозки товаров, покупку ГСМ включат в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). В иных случаях покупку бензина можно отнести к статье «Расходы на служебный транспорт». Учтите, для включения сумм в расходы, кассовых чеков АЗС будет недостаточно. Вновь понадобятся путевые листы, которые подтвердят характер поездок и их связь с осуществлением деятельности.
При учёте расходов на топливо следует помнить о нормах, установленных Методическими рекомендациями Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Контролёры, в случае проверки, непременно обратят на это внимание и запретят учесть расходы на топливо сверх существующих норм.
Что касается иных затрат на эксплуатацию машины, при осуществлении деятельности непосредственно не связанной с перевозками, учесть их в расходах будет затруднительно. Они обязательно привлекут внимание инспекторов. И если расходы на бензин контролёры еще могут «пропустить», то остальные траты, вряд ли останутся без их внимания. Какое решение в подобной ситуации примет суд, предсказать сложно, поскольку встречаются постановления не в пользу ИП. К примеру, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил предпринимателю включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.
Выводы:
- ИП, не занимающийся автоперевозками, учесть в расходах затраты на приобретение автомобиля может, но для этого машину необходимо включить в состав основных средств. Однако это, наверняка, вызовет вопросы налоговых инспекторов. Дополнительные претензии будут, если машина куплена в период до государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя.
Затраты на бензин включить в расходы можно, но для этого необходимо обосновать экономическую целесообразность поездок с точки зрения своей предпринимательской деятельности. При этом риск претензий со стороны контролёров не исключен.
Иные затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (мойка, ремонт, стоимость стоянки и др.), в расходы лучше не включать, поскольку это вызовет претензии со стороны контролёров и оспорить их решение в суде не всегда удается.
Не стоит стремиться учесть все расходы, связанные с личным автомобилем, а вот их часть, скажем, только затраты на бензин, вполне можно.
В любом случае, если ИП решит учесть суммы, связанные с покупкой и эксплуатацией легкового автомобиля в расходах, необходимы подтверждающие документы, особое внимание следует уделить путевым листам.