Если ип использует личный автомобиль. Автомобиль предпринимателя в предпринимательской деятельности

289 стоимость
вопроса

вопрос решён

Свернуть

Ответы юристов (3)

получен
гонорар 50%

Юрист, г. Кемерово

Общаться в чате

7,2 рейтинг

Добрый день!

Я - ИП, УСН (минус расходы) Пользуюсь своей легковой машиной для подвоза товара. Могу ли списывать расходы на заправку и ремонт автомобиля в расходы. Если да, то на каком основании. Спасибо!
Александр

Согласно

ст. 346,16 НК РФ: 1. При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:12) расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации

Соответственно, считаю, что Вы вправе включить такие затраты в расходы, но в соответствии с

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 февраля 2002 г. N 92 ОБ УСТАНОВЛЕНИИ НОРМ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
НА ВЫПЛАТУ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДЛЯ СЛУЖЕБНЫХ
ПОЕЗДОК ЛИЧНЫХ ЛЕГКОВЫХ АВТОМОБИЛЕЙ И МОТОЦИКЛОВ,
В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ
ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ
ОТНОСЯТСЯ К ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ
С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ: 1. Установить следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
(рублей в месяц) легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 свыше 2000 куб. см - 1500 мотоциклы - 600.

Ответ юриста был полезен? + 0 - 0

Свернуть

- Адвокат, г. Москва
  Общаться в чате
  - 10,0 рейтинг
  - эксперт
  Добрый день.
  Да, Вы вправе учитываться расходы на эксплуатацию авто:
  Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 31 января 2013 г. N 03-11-11/38 О применении УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов
  23 апреля 2013
  Вопрос: ИП находится на УСН («доходы минус расходы»). Работаю один без наемных сотрудников. Занимаюсь торгово-закупочной деятельностью. Для перевозки своего груза используется личный легковой автомобиль.
  1. Можно ли вносить в расходы затраты на ГСМ за использование личного автомобиля?
  2. Можно ли вносить в расходы затраты на текущий ремонт и обслуживание автомобиля, а также капитальный ремонт в случае аварии?
  3. Если машина, кроме перевоза грузов, ИП используется для поездок к контрагентам, в сервис и другие места, непосредственно связанные с производственной деятельностью, можно ли вносить в расходы затраты на ГСМ в этих случаях?
  4. Если возможно оформлять путевой лист раз в месяц, где найти такой бланк? Или можно произвольно увеличить существующий бланк путевого листа до нужного размера?
  5. Можно ли поставить на баланс личный легковой автомобиль, используемый в производственной деятельности?
  Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу применения упрощенной системы налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, и сообщает следующее.
  Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса.
  На основании подпункта 1 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса налогоплательщики при определении объекта налогообложения вправе учитывать расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (с учетом положений подпунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса).
  По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо «подпунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса имеется в виду „пунктов 3 и 4 статьи 346.16 Кодекса“
  Подпунктом 12 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса предусмотрено, что налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
  Согласно пункту 2 статьи 346.16 Кодекса данная норма принимается применительно к порядку, предусмотренному статьей 264 Кодекса для исчисления налога на прибыль организаций. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 92 „Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией“ (далее - Постановление).
  Указанные в Постановлении нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении упрощенной системы налогообложения, как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.
  В размерах компенсации учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
  Если физическое лицо приобрело в собственность объект основных средств (автомобиль) до государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, расходы на его приобретение при применении индивидуальным предпринимателем упрощенной системы налогообложения учитываться не должны.
  Заместитель директора Департамента
  С.В. Разгулин

Является ли личный автомобиль бизнесмена основным средством?

Можно ли учесть в расходах покупку бензина?

Для чего предпринимателю необходим путевой лист?

Ирина Лосева, юрист адвокатского кабинета № 774 Адвокатской палаты Московской области
Татьяна Елькина, эксперт журнала

Личный автомобиль
Когда учет запрещен

Автомобиль - это имущество?

Сначала разберемся, вправе ли индивидуальный предприниматель включать собственный автомобиль в состав основных средств? Положительный ответ выгоден бизнесмену, ведь тогда он сможет начислять амортизацию, то есть стоимость машины постепенно включать в состав расходов и тем самым снизить сумму налога. Учесть амортизацию можно только по имуществу, принадлежащему коммерсанту и используемому в предпринимательской деятельности. О чем сказано в подпункте 4 пункта 15 Порядка учета, утвержденного приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 (далее - Порядок учета).

Инспекторы отмечают, что ответ на поставленный вопрос зависит от вида деятельности. Если ИП занимается транспортными перевозками и у него есть соответствующая лицензия, тогда машина является средством труда и входит в состав основных средств. У предпринимателей, чья деятельность не связана с грузовыми и пассажирскими перевозками, автомобиль не является источником дохода, а выступает лишь вспомогательным средством, создающим дополнительные удобства, поэтому к имуществу ИП не относится. Например, предприниматель работает в сфере оптовой торговли, а собственный автомобиль использует для перевозки заказов. Инспекторы отмечают, что оказание услуг по доставке грузов не относится к сфере оптовой или розничной торговли, а является самостоятельным видом деятельности. Коммерсант вправе считать машину амортизируемым основным средством, только если в свидетельстве о регистрации помимо торгово-закупочной будет названа деятельность «транспортные грузоперевозки» (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@).

Минфин России в письме от 26 марта 2008 г. № 03-04-05-01/79 ссылается на пункт 24 Порядка учета. Там говорится, что к основным средствам относится имущество, используемое в качестве средств труда, приобретенное за плату, принадлежащее ИП на праве собственности, непосредственно используемое для осуществления деятельности. Легковой автомобиль, используемый коммерсантом для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не считается основным средством. Следовательно, амортизацию по нему начислять нельзя.

Можно попытаться оспорить позицию контролеров в суде, но если вы не готовы тратить время и средства, тогда остается лишь отказаться от начисления амортизации по личному автомобилю.

Покупка бензина

Если амортизацию начислять нельзя, то в отношении трат, связанных с обслуживанием машины, ситуация иная. Ведомства разрешают бизнесмену учесть данные суммы.

Когда предприниматель осуществляет торгово-закупочную деятельность и использует личный автомобиль для перевозки товаров, покупка ГСМ войдет в состав расходов, непосредственно связанных с продажами, как затраты по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемых ценностей (письмо МНС России от 27 октября 2004 г. № 04-3-01/665@). Минфин в вышеназванном письме от 26 марта 2008 г. не запрещает коммерсантам учитывать расходы, связанные с использованием машины в деятельности, но у ИП должно быть подтверждение того, что автомобиль необходим для работы.

Помимо путевых листов, которые докажут маршруты движения, кассовых чеков, подтверждающих покупку ГСМ, коммерсанту стоит озаботиться внутренней документацией. Известно, что индивидуальный предприниматель одновременно считается физлицом. Все его имущество подразделяется на используемое и не используемое в коммерческой деятельности. Бизнесмен обязан вести раздельный учет, выделяя ценности, необходимые для работы. Какие предметы относить к таковым, он определяет самостоятельно.

ИП составляет письменное распоряжение (решение) с перечнем имущества, необходимого для бизнеса. Конечно, в том числе стоит упомянуть и личный автомобиль. Документ станет дополнительным основанием для принятия к учету затрат, связанных с личным автомобилем. Кстати, закон не содержит ограничений на имущество, которое ИП может использовать в деятельности.

Если документально коммерсант отнес личный автомобиль к имуществу, необходимому для бизнеса, он будет считаться основным средством. Это означает, что по нему можно начислять амортизацию, ведь личный автомобиль в данном случае отвечает всем условиям: принадлежит предпринимателю на праве собственности; приобретен за плату, используется в предпринимательской деятельности. Учтите: не исключено, что инспекторы не согласятся с подобным внутренним документом, запретив коммерсанту начислять амортизацию.

Виды затрат

Итак, расходы, связанные с использованием автомобиля в предпринимательской деятельности, в частности приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), учесть при расчете налога можно. У коммерсантов на общем режиме они войдут в состав профессионального вычета по НДФЛ, «упрощенцы» включат их в сумму расходов по единому налогу.

Если деятельность предпринимателя связана с транспортными перевозками (оказание автотранспортных услуг), расходы на ГСМ полностью войдут в состав материальных расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253). К материальным расходам, в частности, относятся затраты на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Таким образом, приобретение топлива можно квалифицировать как материальные расходы.

Когда деятельность напрямую с перевозками не связана, но автомобиль необходим коммерсанту для деловых поездок, доставки заказов, покупка бензина относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно названной статье, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся траты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного).

В закрытом перечне расходов «упрощенца» эти виды затрат также названы. Так что коммерсанты на спецрежиме могут учесть ГСМ и как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) в зависимости от вида деятельности.

В любом случае для учета необходимо, чтобы траты были обоснованными и документально подтвержденными. Таково требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. Норма предназначена для фирм, но распространяется и на коммерсантов, в том числе на спецрежиме.

Путевой лист

Подтверждением того, что топливо потрачено в производственных целях, является путевой лист. Указывают на это и налоговые инспекторы (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459), и Росстат (письмо Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Общая форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее - постановление № 78). Этот бланк предприниматель обязан использовать только в одном случае - когда он заключает договор с властями на перевозку пассажиров автобусами по утвержденной маршрутной сети. В остальных случаях использование «чужой» формы путевого листа станет поводом для претензий контролеров, правда, судьи, скорее всего, примут сторону ИП (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 6 июля 2005 г. № Ф03-А04/05-2/1832).

Специально для индивидуалов форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68 (далее - приказ № 68). В документе содержится три бланка:

Путевой лист грузового автомобиля ИП по форме № ПГ-1 (приложение 1);

Путевой лист автобуса ИП по форме № ПА-1 (приложение 2);

Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме № ПЛ-1 (приложение 3).

Бланки в целом похожи, различия лишь в описании работы водителя за день: указывается количество груза, либо число пассажиров, либо заказчики, которым осуществлена доставка. Помимо бланка путевого листа приказ № 68 утверждает форму журнала регистрации путевых листов и порядок заполнения листов. Кстати, этот же документ поручает транспортной инспекции в ходе проверок контролировать соблюдение коммерсантами требований приказа № 68. Отметим, норма касается только бизнесменов, занимающихся перевозочной деятельностью.

Путевой лист действителен в течение одного дня. На более длительный срок он выписывается, только когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автомобиля. Заполненный бланк водитель (или сам предприниматель) держит при себе в течение всего рабочего времени, поскольку он должен его предъявить по требованию сотрудников милиции и транспортной инспекции. В бланке проставляются показания спидометра и величина расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Можно ли при этом не писать конкретные адреса, а указать «по городу» или «служебные поездки»? В письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 чиновники пояснили, что путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные бизнесменом расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. А значит, списать на его основании затраты не удастся.

К путевым листам необходимо приложить чеки АЗС. Они укажут сумму расходов и подтвердят факт оплаты ГСМ. А вот одного лишь кассового чека АЗС для учета покупки топлива недостаточно. Без путевого листа у коммерсанта не будет доказательства того, что поездки осуществлялись в рамках деятельности (письмо УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861).

Если все перечисленные рекомендации предпринимателем исполнены должным образом, а проверяющие тем не менее отказывают в признании данных расходов, то это является нарушением прав налогоплательщика. В таком случае защитить права следует путем обжалования решения контролеров в вышестоящей инспекции или арбитражном суде.

Таблица. Споры, связанные с учетом расходов на покупку ГСМ

	Позиция инспекторов	Выводы судей
	Контролеры запретили ИП включать в расходы затраты на покупку ГСМ, так как путевые листы бизнесмена по форме и содержанию не соответствовали Приказу № 68, кроме того, в них отсутствуют показания спидометра	Судьи проверяющих не поддержали. ИП оказывал услуги по изготовлению, доставке и установке окон из ПВХ. Собственные автомобили он использовал для доставки продукции покупателям, при этом стоимость услуги включалась в цену и оплачивалась клиентами. Кроме того, на личных машинах закупаемый товар привозился на склад, осуществлялось внутреннее перемещение ценностей. То есть автомобили использовались непосредственно в предпринимательской деятельности. Порядок ведения путевых листов, утвержденный Приказом № 68, введен для документального оформления оказываемых транспортных услуг, а также для обеспечения безопасной работы транспорта. Он не предназначен для решения налоговых вопросов, поэтому ссылка проверяющих на несоблюдение бизнесменом требований Приказа № 68 не может стать причиной для непринятия расходов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 16 апреля 2008 г. № Ф04-2350/2008(3457-А27-25))
	Инспекторы запретили учитывать расходы на покупку ГСМ, так как ИП не подтвердил использование автомобиля в рамках коммерческой деятельности. Путевые листы, представленные в качестве доказательства, по мнению проверяющих, оформлены ненадлежащим образом	Арбитры приняли сторону инспекторов. Коммерсант использовал бланки (форма № 3), утвержденные Постановлением № 78. Данный факт судьи не сочли нарушением, указав, что бланк обязателен, в частности, для автотранспортных организаций и по правилам заполнения, утвержденным этим документом, путевой лист выписывается в одном экземпляре и действителен только на один день или смену. Бланки бизнесмена не содержали сведений о месте отправления и назначения, времени выезда, пройденном километраже и выписывались не ежедневно, а на месяц, поэтому они не стали доказательством расходов. Коммерсант в свою защиту ссылался на правила для бланков, утвержденные Приказом № 68. Но судьи посчитали, что документ в данной ситуации неприменим, так как ИП не осуществлял деятельность, связанную с грузоперевозками и перевозками пассажиров. Тем более что там содержится то же самое правило – путевые листы должны оформляться ежедневно (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 12 марта 2008 г. № А82-1453/2007-37)
	Затраты на покупку ГСМ коммерсант учесть не вправе, поскольку путевые листы оформлены неверно, отсутствуют кассовые чеки, подтверждающие приобретение бензина	Арбитры приняли сторону ИП, указав, что первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист, утвержденный Постановлением № 78, а порядок ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности утвержден Приказом № 68. На бланке должны указываться номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных путевого листа определяется фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю. Путевые листы ИП были оформлены по правилам. Отсутствие кассовых чеков на решение судей не повлияло. В законодательстве не говорится о том, что чек является единственным документом, подтверждающим расходы. ИП свои траты определил расчетным путем. Зная расход топлива и пробег из путевых листов, он воспользовался средними потребительскими ценами на бензин по региону. Сведения ему предоставило отделение статистики. Данные расчеты контролеры не опровергали, поэтому затраты на ГСМ бизнесмен правомерно включил в расходы (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/07-С3)
	Предприниматель вместо бланков, утвержденных Приказом № 68, заполнял форму № 3, предусмотренную Постановлением № 78. Данные бланки не предназначены для ИП, поэтому инспекторы сочли расходы документально не подтвержденными	Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в постановлении от 11 сентября 2007 г. № А19-2439/07-33-Ф02-5298/2007 отметил, что представленные коммерсантом путевые листы содержат все необходимые реквизиты и данные, подтверждающие использование ГСМ в предпринимательской деятельности. Иных причин для того, чтобы путевые листы считать недействительными, а затраты – необоснованными, не было. Контролеры не представили доказательств недостоверности сведений, указанных в документах, а также отсутствия связи их с деятельностью бизнесмена

Эксклюзивный путевой лист

Минфин России в письме от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 предоставляет предпринимателям право самостоятельно разработать форму путевого листа либо иного документа, который будет подтверждать сумму расходов на ГСМ. В бланке обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

Наименование документа;

Дата составления документа;

Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственнойоперации и правильность ее оформления;

Личные подписи указанных лиц.

Самостоятельно разработанная форма обязательно должна содержать информацию о пути следования автомобиля. Такие данные позволят судить о факте использования автомобиля ИП в предпринимательских целях, указывает на это и Минфин в своем письме. Учтите: если ИП будет применять собственный бланк, он должен быть приведен в учетной политике либо утвержден приказом коммерсанта.

от редакции

Автомобильная практика

Марина Силакова, эксперт журнала

Включая автомобиль в состав основных средств, коммерсант в любом случае рискует. Внутренний приказ бизнесмена (решение или распоряжение) об отнесении того или иного имущества к используемому в рамках коммерческой деятельности в споре с инспекторами пригодится, но станет ли он действенным аргументом – сказать сложно. К сожалению, арбитражной практики на этот счет мы не нашли. Не исключено, что судьи будут решать вопрос об отнесении имущества в состав основных средств, исходя из фактического применения машины, а также вида деятельности предпринимателя. Например, Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа в постановлении от 26 февраля 2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34) запретил коммерсанту включить в расходы траты, связанные с использованием личного автомобиля. А именно: оплату автостоянки, техосмотра, замену колес, покупку радиатора, приобретение масла, антифриза, охлаждающей жидкости, бензина. Бизнесмен занимался оказанием юридических услуг, для работы арендовал офис. В данной ситуации автомобиль не может рассматриваться в качестве средства труда, поэтому основным средством быть не может. Соответственно, все затраты на содержание, эксплуатацию, ремонт машины, ОСАГО не могут включаться в состав расходов ИП. Затраты никак не связаны с получением дохода от оказания юридических услуг.
Правда, есть и противоположные решения. Предприниматель занимался установкой металлопластиковых конструкций. Для работы (поездок для получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих для установки конструкций) он приобрел машину. Расходы на покупку автомобиля ИП учел при расчете налога (УСН), и суд его поддержал. Арбитры указали, что машина куплена и используется непосредственно в процессе деятельности, доводы инспекторов об использовании транспорта в личных целях носят лишь предположительный характер (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18 октября 2007 г. № Ф09-8532/ 07-С3).
Что касается путевых листов, несмотря на разрешающие письма Минфина и ФНС, правильно оформленные путевые листы, инспекторы нередко отказывают бизнесменам в учете расходов на покупку ГСМ. Причина – личный автомобиль предпринимателя не относится в состав основных средств. При этом контролеры ссылаются на внутренние указания, игнорируя официальные разъяснения ведомств.
В подобной ситуации у коммерсанта остается право оспорить запрет в суде. Учтите, предсказать решение судей сложно. В большинстве случаев они поддерживают коммерсанта, но не последнюю роль играют нюансы в оформлении путевых листов, вид деятельности. В статье мы говорили о том, что бланк, утвержденный постановлением № 78, предприниматели могут использовать, только когда заключают договор с властями. Одни арбитры об этом не забывают, другие нарушением это не считают и выносят решение в пользу ИП, основываясь в том числе на постановлении № 78. Для судей вид используемого бланка не так важен. Определяющим становится то, насколько правильно заполнен путевой лист. Некоторые ситуации, связанные с учетом расходов на покупку топлива, мы собрали в таблице.

Любая коммерческая деятельность направлена на получение прибыли, причем по принципу «чем больше – тем лучше». И деятельность индивидуального предпринимателя не исключение, он тоже стремится получить максимальную прибыль, увеличивая доходы и оптимизируя свои расходы. В этой статье мы рассмотрим возможность учета предпринимателем расходов на содержание личного автомобиля при расчете налогов. Иногда автомобиль ИП нужен действительно для бизнеса, а не для понтов и личных разъездов. Можно ли отстоять такие расходы?

Автомобиль как основное средство

Первым моментом, когда индивидуальный предприниматель может учесть «автомобильные» затраты в расходах, является его включение в состав основных средств. Ведь тогда появляется возможность или ежемесячного начисления амортизации (при ОСНО), или включения стоимости машины в состав расходов в первый год ее использования (при УСН).

Только не каждый ИП вправе включить в состав основных средств свой личный автомобиль. Чиновники считают, что основным средством можно признать лишь тот автотранспорт, который непосредственно участвует в получении предпринимателем дохода, например, при осуществлении грузовых или пассажирских перевозок. Если же бизнесмен использует автомобиль как вспомогательное средство (например, для поездок в банк), то он не может быть признан ОС (письмо Минфина России от 26.03.2008г. №03-04-05-01/79).

Но даже если деятельность коммерсанта напрямую связана с использованием данного транспортного средства, возникает новый вопрос – можно ли учесть в расходах стоимость автомобиля, приобретенного ранее регистрации владельца в качестве ИП? Минфин развеял сомнения в своем письме от 06.06.2013г. №03-11-11/164. В нем сказано, что ИП, находящийся на упрощенной системе налогообложения, вправе учесть расходы на приобретение автомобиля в течение первых трех лет применения УСН.

Обратите внимание, в письме была рассмотрена ситуация, когда имели место быть сразу три обстоятельства: приобретение транспортного средства (бензовоза) физическим лицом, впоследствии зарегистрировавшегося в качестве ИП и использовавшего данное средство в своей деятельности. Чиновники квалифицировали покупку бензовоза как операцию, осуществленную в целях предпринимательской деятельности, и признали право ИП учесть данное средство как ОС с последующим включением расходов на его приобретение в расчет единого налога при УСН.

Включение автомобиля в состав основных средств для предпринимателя не составит особого труда – достаточно иметь документы, подтверждающие затраты на его покупку, и приказ или распоряжение о признании его основным средством. Но если при проверке налоговики не согласятся с таким решением, бизнесмену придется отстаивать свою позицию в суде.

Учитываем ГСМ

Когда предприниматель не хочет рисковать и решает не включать стоимость автомобиля в расходы, как еще он может уменьшить налог при помощи «автомобильных» затрат? Самый простой способ – учесть в расходах стоимость бензина. Но и здесь есть спорный вопрос – нормировать или нет затраты на топливо?

Исторически сложилось мнение, что расходы на ГСМ надо непременно нормировать. Существуют Методические рекомендации Минтранса России от 14.03.2008г. №АМ-23-р, содержащие нормы расхода топлива, а также коэффициенты для различных территорий, времен года и т.д. Данные нормативы изначально разрабатывались для автотранспортных предприятий, но налоговые органы считают их применение необходимым для всех налогоплательщиков.

Если в Рекомендациях вы не нашли норм для своего автомобиля, то можно воспользоваться данными завода-изготовителя или разработать нормы расхода топлива самостоятельно. Но, обратите внимание, в НК РФ нет никаких условий о нормировании расходов на ГСМ, поэтому вы можете от него отказаться. Только в этом случае будьте готовы к судебным разбирательствам с налоговиками.

Минфин подтверждает мнение, что нормировать расходы на бензин не обязательно, как и использовать нормы, установленные Минтрансом (письмо Минфина России от 27.01.2014г. №03-03-06/1/2875).

Суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в спорах с налоговыми органами и позволяют списывать в расходы полную стоимость топлива (постановление ФАС Центрального округа от 04.04.2008г. по делу №А09-3658/0729, постановление ФАС Московского округа от 25.09.2007г., 28.09.2007г. по делу №КАА41/986607).

Не зависимо от того, будете вы нормировать затраты на бензин или нет, следует составить решение с перечнем личного имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Включив в него автомобиль, вы будете вправе принимать к налоговому учету все экономически обоснованные расходы, связанные с его эксплуатацией.

Документальное подтверждение

В случае с обоснованием расходов на топливо одними чеками АЗС не обойтись, придется оформлять и такой документ, как путевой лист. В нем содержится вся информация о маршруте поездки, времени выезда и возвращения, а также показания одометра. Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 18.09.2008г. №152. Порядок заполнения путевых листов также указан в данном нормативном акте.

Важная деталь: если вы используете личный автомобиль в предпринимательской деятельности, то в договорах, счетах, письмах и прочих документах указывайте тот факт, что доставку, например, осуществляет сам ИП или что переговоры ведутся на территории партнера и т.д. Конечно, это не заменит путевых листов, но будет являться дополнительным подтверждением экономической обоснованности расходов.

Эксплуатационные расходы

В отличие от расходов на ГСМ, расходы на эксплуатацию автомобиля учесть не так просто. Если деятельность предпринимателя напрямую связана с использованием личного транспортного средства, то эксплуатационные расходы будут обоснованы. А вот если автомобиль используется для поездки в офис или в банк, то налоговые инспекторы однозначно не примут расходы на его содержание в качестве уменьшающих налоговую базу.

В судебной практике тоже не все решения выносятся в пользу ИП. Например, ФАС Западно-Сибирского округа не согласился с решением предпринимателя включать в расходы затраты на оплату автостоянки, техосмотра, ОСАГО, приобретение ГСМ (бензина, масла, охлаждающей жидкости) и т.п. (постановление от 26.02.2008г. №Ф04-1130/2008 (973-А45-34)).

Судьи обосновали свое решение тем, что деятельность бизнесмена была связана с оказанием юридических услуг, а личный автомобиль использовался для поездки в офис. Следовательно, затраты на его содержание никак не были связаны с получением предпринимателем дохода от оказания юридических услуг, а значит, не могли включаться в состав расходов.

Определяем вид затрат

Итак, «автомобильные» затраты можно включить в расходы и тем самым уменьшить налоги. В частности, у предпринимателя, находящегося на упрощенке, уменьшается единый налог, а ИП, применяющий общий режим налогообложения, может включить эти расходы в состав профессионального вычета по НДФЛ.

Самым «безопасным» для коммерсанта расходом является приобретение ГСМ, поскольку налоговики практически не обращают на него внимания (если все правильно оформлено, конечно). Но надо решить, к какому виду затрат его отнести.

Приобретение топлива для личного автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками, можно отнести к материальным расходам (пп.5 п.1 ст.254 НК РФ). Если же деятельность ИП далека от транспортных перевозок, но бизнесмен активно использует свой автомобиль для доставки заказов, деловых поездок и т.д., то затраты на бензин относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп.11,12 п.1 ст.264 НК РФ).

В упрощенной системе налогообложения данные виды затрат также включены в закрытый перечень расходов. Поэтому «упрощенцы» в зависимости от вида деятельности могут учитывать расходы на приобретение ГСМ и как материальные (пп.5 п.1 ст.346.16 НК РФ), и как расходы на содержание служебного транспорта (пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ).

О расходах на командировки для ИП, . Можно ли учесть расходы ИП, осуществленные до государственной регистрации, .

Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.

Расходы на покупку личного автомобиля

Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.

Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.

Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления - пригодятся на случай споров:

«Автомобиль приобретен и использовался предпринимателем непосредственно в процессе предпринимательской деятельности, с целью получения дохода от данного вида деятельности, а доводы налогового органа об использовании транспортного средства в личных целях носят предположительный характер».
«Налоговое законодательство не содержит ограничений по включению в расходы затрат по приобретению и обслуживанию транспортных средств, приобретенных для осуществления предпринимательской деятельности. В этой связи доводы инспекции о том, что расходы принимаются лишь при осуществлении деятельности, связанной с грузовыми и пассажирскими перевозками, не основаны на законе». (Постановление ФАС Уральского округа от 18 октября 2007 г. по делу № Ф09-8532/07-С3).

Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».

Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.

Ещё раз : сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.

Расходы на использование автомобиля

Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля - прежде всего, на покупку топлива - в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом - к расходам на служебный транспорт.

Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок - обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.

Шаблон путевого листа в свободной форме

Шаблон путевого листа для перевозок пассажиров и грузов

Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.

Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется.

Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34.

Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны - автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.

Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/32

Списание ГСМ по путевым листам

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
масла и смазки;
различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) - 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 - 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

учёт по лимитам;
компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта.

Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию .

К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

20 «Основное производство»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Источник: http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/sklad/spisanie-gsm-po-putevym-listam.html

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером АМ-23-р.

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться :

оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Как составить приказ на списание ГСМ по Глонасс, описывается в этой статье.

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях статьи 188 Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям статьи 264 НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства № 92, которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей. На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Списание ГСМ по путевым листам рассматривается тут.

О процедуре банкротства юридического лица рассказывается по ссылке.

"Арсенал предпринимателя", 2011, N 5

Предприниматели часто используют в своей работе собственный или арендованный автомобиль. При этом затраты на ГСМ являются наиболее регулярными. Возможно ли в таком случае учесть в расходах при применении общей системы налогообложения затраты на его обслуживание?

Общие положения

Порядок учета расходов при применении предпринимателем общей системы налогообложения и расчете НДФЛ к уплате прописан в ст. 221 НК РФ.

Расходы на ГСМ при использовании транспорта относятся к материальным расходам (п. 17 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утвержденного совместным Приказом Минфина России и МНС России от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430, далее - Порядок учета доходов и расходов).

Согласно п. 22 Порядка учета доходов и расходов материальные расходы, осуществленные при изготовлении товаров (выполнении работ, оказании услуг), списываются полностью на затраты в части реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а в случае если нормативными актами предусмотрены нормы расхода, то по установленным нормам.

При списании топлива предпринимателю следует руководствоваться Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Данные нормы устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей. Они соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению и учитывают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Нормы расхода топлива рассчитаны в соответствии с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).

Особенности применения нормативов списания ГСМ для служебного транспорта

По мнению чиновников, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом. Причем такой точки зрения придерживаются как Минфин в Письмах от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57, так и налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268).

Следует иметь в виду, что данные Нормы являются для предпринимателей не обязательными к применению. Они могут быть использованы для установления внутренних норм расходования ГСМ как для целей контроля со стороны индивидуального предпринимателя для наемных работников, так и для экономического обоснования понесенных расходов.

Судебная практика. В Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 суд, признавая позицию налогового органа неправомерной, указал, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов ГСМ в целях налогообложения прибыли. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом, на которые ссылается налоговый орган, носят рекомендательный характер. Кроме того, в путевых листах есть все необходимые данные, затраты на приобретение ГСМ подтверждены кассовыми чеками и авансовыми отчетами, поэтому спорные затраты правомерно учитывались налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль.

Аналогичная позиция высказана в Постановлении ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07.

Согласно п. 1 ст. 221 НК РФ состав расходов, принимаемых к вычету при определении налоговой базы по НДФЛ, определяется налогоплательщиком самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения, установленному главой "Налог на прибыль организаций". Следовательно, приведенные выводы судов можно применить и к предпринимателям, уплачивающим НДФЛ с доходов от своей деятельности.

При установлении внутренних норм списания топлива следует учесть, что согласно п. 5 Норм расхода топлива базовый расход топлива может увеличиваться в зависимости от разных обстоятельств, например, времени года, года выпуска автомобиля, использования в автомобиле дополнительных энергозатратных устройств, таких как "климат-контроль", кондиционер. Полный перечень повышающих и понижающих коэффициентов приведен в п. п. 5 и 6 Норм расхода топлива.

Смазочные средства (масла, тормозные жидкости, тосол) списываются также по определенной норме, причем нормы расхода масел установлены в литрах, а нормы расхода смазок - в килограммах. Предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов приведены в Приложении 1 к Нормам расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей, прошедших капитальный ремонт, а также для автомобилей, находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

Особенности оформления первичных документов для списания ГСМ

Для обоснованного включения в себестоимость расходов на содержание производственного транспорта необходимо наличие первичных документов, в том числе путевых листов, на основании которых можно сделать вывод о производственном характере движения транспорта (Постановление ФАС Уральского округа от 28.05.2008 N Ф09-3842/08-С2). Такими первичными документами в данном случае являются путевые листы по формам, утвержденным Приказом Минтранса России N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте", и чеки ККМ, подтверждающие приобретение ГСМ. Требования к оформлению путевых листов также перечислены в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

По мнению Минфина России, вместо унифицированной формы можно также использовать форму путевого листа, самостоятельно разработанную налогоплательщиком (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Но она должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России N 152.

Согласно положениям Приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (собственное или арендованное), используемое индивидуальным предпринимателем в своей деятельности.

Он может оформляться на один день или срок, не превышающий одного месяца. При этом путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе.

Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов.

Судебная практика. В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.2009 N Ф04-2285/2009(4825-А27-26) по делу N А27-12960/2008-6 указано, что для признания расходов на приобретение ГСМ необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина и свидетельствующих о работе транспортного средства на цели производственной деятельности. В Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 03.08.2007 по делу N А56-10097/2005 довод предпринимателя о том, что ненадлежащее оформление путевых листов небезосновательно расценено ИФНС как основание для признания неправомерным занижения предпринимателем НДФЛ и ЕСН на сумму затрат на приобретение ГСМ, со ссылкой на подтверждение соответствующих расходов кассовыми чеками АЗС необоснован, поскольку названные чеки не подтверждают факт использования ГСМ для определенного автомобиля в предпринимательских целях.

В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 N Ф04-7500/2008(16942-А27-37) суд указал, что расходы по ГСМ списываются по километражу, который определяется как разница данных спидометра на момент выезда из гаража и возвращения. Показания спидометра автомобиля при возвращении в гараж, указанные в путевом листе, должны соответствовать показаниям спидометра при выезде из гаража на следующий день. Пройденный за день километраж также отражается в путевом листе. В связи с этим путевой лист, в котором отсутствуют показания спидометра и маршрут, не может подтверждать расходы по списанию ГСМ (см. также Постановления ФАС Центрального округа от 18.04.2008 по делу N А36-3124/2006, ФАС Северо-Западного округа от 20.05.2010 по делу N А05-15073/2009).

Ю.Суслова

ООО "Аудит Консалт Право"

Про устройство и эксплуатацию автомобиля

Личный автомобильКогда учет запрещен