Служебный транспорт используется предприятием для обеспечения вспомогательных по отношению к основной деятельности перевозок. Управление транспортным средством осуществляет работник предприятия, руководитель или индивидуальный предприниматель. Расскажем в статье про расходы на служебный автомобиль, как они учитываются и оплачиваются.

Назначением перевозок служат перемещение работников, некоммерческая транспортировка грузов, принадлежащих на организации или ИП на законных основаниях. Транспортные средства служебного назначения находятся в собственности или аренде у организации или ИП. В учете используются нормы и документы, обязательные для специализированных автотранспортных предприятий.

Учет собственной техники организации

Предприятия имеют право приобретать транспортные средства для служебных нужд при отсутствии ведения деятельности грузоперевозок или пассажироперевозок. Исключение по оформлению собственности имеется у организационной формы ИП, при которой имущество физического лица и индивидуального предпринимателя неразделимы.

После приобретения техники юридическим лицом производится:

• Постановка основного средства на учет. Принятие актива осуществляется в сумме расходов на приобретение.
• Составление акта ОС-1. В документе устанавливается лицо, назначенное для ответственного хранения техники. Читайте также статью: → “ ».
• Открытие карточки учета ОС-6. Документ используется для учета, фиксации изменения суммы при дооборудовании, переоценке.

Бухгалтерский учет транспорта ведется всеми предприятиями вне зависимости от системы налогообложения. Данные об остатке, амортизации, дооборудовании могут при смене режима налогообложения или продаже основного средства. Организация учитывает в расходах стоимость приобретения путем списания суммы ежемесячных амортизационных отчислений.

Проводки в учете поступления транспортного средства

Дата постановки не зависит от регистрации в ГИБДД. Для включения в первоначальную стоимость при приеме на учет транспортного средства с учетом сумм будущих платежей в организации создается резерв в виде оценочного актива.

Пример проводок при поступлении на учет транспорта

Предприятие приобрело автомобиль для служебных нужд стоимостью 350 000 рублей. После постановки на учет планируется регистрация. На сумму госпошлины в размере 2 850 рублей создается резерв.

Операция	Проводка	Сумма	Документальное подтверждение
Поступление транспортного средства	Дт 08 Кт 60	350 000	Накладная ТОРГ-12
Создание оценочного актива на госпошлину	Дт 08 Кт 96	2 850	Бухгалтерская справка
Прием на учет ОС	Дт 01 Кт 08	352 850	Акт ОС-1
Уплата госпошлины	Дт 68 Кт 51	2 850	Выписка, поручение банку с отметкой об операции
Учет госпошлины	Дт 96 Кт 68	2 850

Расходы по эксплуатации собственного транспорта несет организация или ИП. В учете принимаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты.

Расходы организации на ГСМ

Списание ГСМ производится по нормам расхода в зависимости от типа и параметров транспорта. При определении расхода необходимо:

• Использовать в учете Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.
• Издать приказ о нормах расхода топлива и масел на каждый тип служебного транспорта с учетом климатических зон.
• Использовать зимние коэффициенты при учете топлива. О нормах повышенного расхода в зимнее время издается отдельный приказ при наступлении периода.
• Оформлять путевые листы по перевозкам.
• Учитывать списание ГСМ с учетом километража и норм расходования.

Затраты на топливо учитываются после их осуществления. На предприятии устанавливается отчетный период для учета показателей счетчика спидометра и списания расхода.

Оптимальной отчетной датой служит последний день месяца. Приобретение ГСМ осуществляется у специализированных поставщиков топлива после заключения договора или непосредственно водителями (подотчетными лицами) при заправке на АЗС.

Действия	Безналичная оплата	Наличный расчет
Осуществление платежа	Авансовый платеж в сумме, установленной договором	Оплата при заправке топливом
Учетные документы	Выписка из расчетного счета	Авансовый отчет
Подтверждение поставки	Накладная ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ».	Чек АЗС с указанием расхода
Момент списания	В отчетную дату с учетом фактического расхода по спидометру

Порядок списания затрат на топливо с учетом показателей спидометра основан на том, что факт заправки или оплаты не является подтверждением расхода.

Учет затрат на запчасти и ремонт

Транспортные средства нуждаются в проведении текущего, среднего и капитального видов ремонта. Замена запчасти не увеличивает стоимость автомобиля. Расходы учитываются в составе текущих затрат в периоде их фактического осуществления как в бухгалтерском, так и в налоговом учете при отсутствии резерва на ремонт основного средства.

Замену запчастей и проведение ремонта осуществляют специализированные предприятия (сервисы) или самостоятельно водители, в чьи обязанности входит техническое обслуживание транспорта. Для списания запчастей требуется акт установки, предоставленный сервисом или внутренней комиссией.

Пример проведения ремонта собственными силами

Предприятие ООО «Жилищник» имеет на балансе служебный автомобиль, используемый для внутренних перевозок. Из кассы предприятия выдана сумма 2 000 рублей для покупки запчастей с целью проведения текущего ремонта. В розничной сети приобретены запчасти на сумму 3 200 рублей. Записи в учете предприятия:

1. произведена выдача денежных средств подотчетному лицу: Дт 71 Кт 50 – 2 000 рублей;
2. оприходованы запчасти, приобретенные в рознице: Дт 10 Кт 71 – 3 200 рублей;
3. выдана сумма перерасхода по авансовому отчету: Дт 71 Кт 50 – 1 200 рублей;
4. произведена установка запчастей на основное средство: Дт 26 Кт 10 – 3 200 рублей.

Для проведения ремонта различного уровня сложности на предприятии создаются резервы. Сумма определяется на основании заключения технического персонала или специализированных организаций. В случае создания резерва сумма затрат может быть списана равными долями.

Расходы на текущие затраты – мойку транспорта

Затраты, связанные с расходами на содержание транспорта, включают оплату мойки. Для учета необходимо наличие документов, выписанных с соблюдением правил. При безналичных оплатах поставщик услуг должен предоставить акт с указанием марки и номера транспортного средства.

Если услуги оплачиваются наличными средствами, предоставляется чек ККМ, БСО или иной документ, обладающий необходимыми реквизитами.

В документе должны быть указаны реквизиты, обязательные для первичной документации, данные о транспортном средстве и услуге. При указании в составе услуг дополнительных видов обслуживания автомоек их включение в состав расходов нежелательно и может вызвать вопросы проверяющих.

Расходы на стоянку транспорта

Хранение транспортных средств осуществляется на территории предприятия в гаражах или на платных стоянках. Использование платных стоянок должно быть обосновано. В учете для списания расходов по аренде гаражей используются документы:

• Договор аренды гаража с указанием данных собственника и транспортного средства. Долгосрочные договоры аренды сроком более года должны иметь государственную регистрацию.
• Акт приемки-передачи имущества.
• Акт предоставленных услуг аренды гаража.
• Документ, подтверждающий оплату за предоставленные услуги.

При использовании платной парковки предусматривается постоянное хранение транспорта по договору аренды парковочного места или разовый вариант с оплатой наличными средствами. В бухгалтерию предоставляются документы, позволяющие идентифицировать услугу и транспортное средство – договор, акт, БСО, квитанция. Место хранения должно соответствовать данным путевого листа.

Учет техники в аренде

Для аренды транспортных средств преимущественно используются личная техника сотрудников или руководителя предприятия. В учете используется несколько вариантов оформления аренды:

1. Компенсация затрат при использовании личного транспорта в служебных целях. Право на получение компенсации закрепляется в трудовом договоре или локальном акте предприятия. Размер выплачиваемых сумм устанавливается Правительством в зависимости от объема двигателя. В налоговом учете в составе прочих расходов принимается сумма в пределах нормы, сверх лимита – за счет прибыли (п. 11 ст. 264 НК РФ).
2. Заключение договора аренды техники одновременно с экипажем. Вариант оформления аренды с экипажем предусмотрен для случаев управления транспортом собственника техники. Расходы не списываются организацией или ИП. Затраты несет собственник транспорта из сумм выплачиваемой арендной платы.
3. Оформление аренды с заключением договора без экипажа. Применяется при управлении техникой работником предприятия, не являющимся собственником. Арендатор полностью несет расходы по содержанию транспорта и страхованию. Затраты списываются в порядке, аналогичном расходам при эксплуатации собственного транспорта.
4. Получение средства в безвозмездное пользование. Передача производится по договору ссуды, обязывающей ссудополучателя нести расходы по содержанию имущества. Затраты на содержание включаются в прочие расходы. Особенностью вида операции является требование ИФНС о включении в состав доходов суммы арендной платы, определяемой по рыночным ценам.

Страхование служебного транспорта

Служебный транспорт подлежит обязательному страхованию по программе ОСАГО и добровольному страхованию в рамках КАСКО. Расходы по полисам ОСАГО и КАСКО учитывается в бухучете как расходы от обычных видов деятельности. В налоговом учете суммы ОСАГО принимаются в размере установленных норм, расходы на добровольное страхование учитываются в полном объеме.

Особенность списания расходов состоит в равномерном учете по мере потребления услуг в течение всего периода действия договора. Страхователь транспорта в зависимости от законных прав собственности или аренды:

Ответы на актуальные вопросы по теме учета служебного транспорта

Вопрос №1. Какова сумма компенсации за использование собственного автомобиля в служебных целях?

Сумма зависит от объема двигателя легкового транспорта. При размере двигателя до 2 тыс. куб. см выплачивается сумма в размере 1 200 рублей, свыше – 1 500 рублей в месяц.

Вопрос №2. Как производится учет замены шин транспортного средства?

Смена шин осуществляется после их физического износа. Документальным подтверждением операции служит акт на списание. При замене шин в соответствии с сезоном сумма приобретения учитывается в составе текущих затрат. При установке потребуется составить акт.

Вопрос №3. Учитывается ли сигнализация в стоимости автомобиля?

Сигнализация, включаемая в комплектацию транспорта при покупке, включается в первоначальную стоимость основного средства. Если охранный комплект приобретается позднее, учет зависит от стоимости. При стоимости ниже 40 тысяч рублей предприятие может списать стоимость в составе текущих расходов или учесть, как самостоятельный объект. Сигнализация не является неотъемлемой частью транспортного средства.

Вопрос №4. Выплачивается ли компенсация за использование личного транспорта при частичном отсутствии работника в течение месяца по болезни?

Компенсация выплачивается из расчета дней фактического использования транспорта, исключая периоды отсутствия.

Вопрос №5. Как производится списание обязательных предметов транспортного средства – аптечки, огнетушителя, аварийного знака и прочих предметов?

Звонок в один клик

Затраты на обслуживания автомобиля являются одной из самых больших статей в семейном бюджете. Нам нужно покупать топливо и обслуживать свою машину. Удержать все расходы в голове не очень просто. Да и использовать для этих целей программу на компьютере также не всегда удобно. Ведь для того, чтобы получить базу данных расходов, нужно сначала занести их в блокнот или другой «носитель» информации, а затем перенести в программу. А так как смартфон у нас всегда под рукой, то заносить данные в него очень просто и быстро. И для этих целей существует несколько приложений. Лучшим из них на сегодняшний момент является Drivvo.

После установки приложения на смартфон, нужно заполнить марку и год выпуска автомобиля, пройденный машиной километраж и наличие второго бака. Например, если вы используете не только бензин, но и газ в качестве топлива. К сожалению, создатели пока не снабдили Drivvo базой данных, из которой можно взять объем бензобака по модели автомобиля. Но, мы думаем, скоро это упущение будет закрыто. Пока же, для того, чтобы пользоваться приложением нужно внести эти данные вручную.

Основной частью приложения Drivvo является главный экран. На нем указываются все расходы, связанные с вашим автомобилем: затраты на ремонт или техобслуживание, штрафы, оплата топлива и парковки и т.п. Для того, чтобы приложение помогло вам учесть все ваши расходы, важно записывать в него каждый рубль потраченный на машину.

Заносить данные нужно в специальные карточки. В Drivvo их пять: заправка, сервис, сопутствующие расходы, маршрут и напоминание. Благодаря удобным шаблонам заполнять данные в карточки очень просто. Достаточно выбрать нужную графу и занести данные используя выпадающее меню.

На главном экране расходы отображаются в хронологическом порядке. И вы можете их быстро проанализировать. Но, такой анализ, скорее всего будет «субъективным». А для получения объективного анализа можно довериться алгоритмам приложения. На боковой панели приложения Drivvo есть кнопка вывода раздела «Отчеты».

Из этого раздела можно получить следующие данные:

• о расходах топлива на 100 км. Указываются минимальные, средние и максимальные значения
• о расходах на эксплуатацию авто за определенный промежуток времени
• о средней стоимости эксплуатации на один пройденный километр
• о долях расходов на техобслуживание, топлива и дополнительных расходах среди всего бюджета на эксплуатацию авто
• о наиболее выгодном типе топлива. Если вы используете газ и бензин поочередно

Имеется в Drivvo и система поощрений. Правда она не имеет никакой материальной пользы. Так, за 25 заправок в разных местах или за вождение более года вы получите специальный значок достижений. Впрочем, начинающим водителям это будет интересно.

Что касается водителей со стажем, то для них Drivvo это настоящий кладезь полезной информации. Ведь это приложение поможет подсчитать стоимость поездки на работу и другие затраты на владение автомобилем. И быть может иногда будет выгодно прогуляться пешком или прокатиться на метро?

Описываемые полезности приложения Drivvo доступны с помощью бесплатной версии программы. Но существует и Pro-версия, которая позволит:

• Сохранять данные в облаке
• Убрать рекламу
• Синхронизироваться между несколькими устройствами
• Экспортировать данные в CSV / Excel
• Делиться графиками с друзьями

Аналогами приложения Drivvo являются: aCar, Carango, CTN Car и Fuelio.

Скачать и установить Drivvo можно с помощью официального каталога приложения для Андроид — Play Market .

Видео. Top 3 Car Management Apps of Androi

На владение автомобилем, о которых водители не то случайно, не то специально забывают. Поэтому сегодня предлагаем ознакомиться со списком мобильных приложений, позволяющих детально проследить за каждым «вливанием» средств в авто.

Начнем с программ для системы iOS.

AutoCare

AutoCare позволяет наблюдать за расходами сразу нескольких авто: каждому из них присваивается свой профиль. Отметим, что эта функция доступна примерно в 50% приложений, что в определенных случаях будет действительно полезно. Еще одна интересная особенность - учет городского и загородного пробегов.

Заранее составленный список расходов отличается «кривым» переводом вроде «вращайте шины авто», но можно создать свои категории. Также предусмотрена возможность создания напоминаний по истечении определенного времени или пробега. В остальном же - это не перегруженное лишними и малоприменимыми в нашей стране функциями приложение, позволяющее детально следить за расходами. Скачать можно .

Beepster

Главное отличие приложения от предыдущего - синхронизация данных с сервером, поэтому при смене телефона вся необходимая информация сохранится. Но эту функцию можно отключить, и тогда вся статистика будет храниться лишь на вашем девайсе. Предусмотрена возможность авторизации через социальные сети. Расходы разделены на три категории - топливо, сервис и другое.

Статистика доступна как для отдельных категорий, так и по суммарным затратам на авто. Просматривать собранную информацию можно как в обычном виде, так и в виде графиков. При добавлении затрат на сервисное обслуживание, можно создать напоминание для повторного проведения работы через заданный пробег или временной интервал. Функционал схож с вышеперечисленными приложениями, но визуально Beepster выглядит приятнее. Скачать можно .

DriverNotes

Довольно красочное приложение, которое доступно на всех мобильных платформах и в web-версии. Предусмотрена регистрация для синхронизации данных на всех устройствах, но позволяет полноценно использовать все функции и без нее. Главный экран представлен в виде панели приборов автомобиля, с указанием затрат, пробега, расхода и стоимости 1 пройденного километра.

Среди статей растрат - ремонт, сервис, мойка, заправка и тюнинг, можно добавить свои пункты. Кроме этого, приложение позволяет задать ресурс (по времени или пробегу) для отдельных работ: замена колодок, диагностика подвески, замена масла и др. По истечении заданного интервала программа напомнит о необходимости проведения работ. Приложение отлично подойдет для автолюбителей, тщательно следящих за своим авто. Версию для iOS скачать можно , для Android - . Кроме того, с системой можно работать и через браузер.

Стоит отметить, что с поиском достойных приложений для iOS возникли определенные трудности. Значительная часть программ - платная, пускай и за символические суммы. «Фришные» версии имеют ограничения вроде статистики лишь за месяц или ограниченного количества записей в расходах. Еще часть не поддерживает русский язык или предусматривает отслеживание расходов только на топливо. Ранее установленное на телефоне приложение с названием Авто$ просто исчезло из AppStore и из истории покупок, поэтому выпадает оно и из нашего импровизированного рейтинга. Теперь перейдем к Android - c ним дела обстоят куда проще.

Топливомер

Приложение встречает нас незамысловатым, но приятным стартовым экраном с шестью значками. Функциональность из разряда базовых, но и скудной ее назвать нельзя. Упор сделан на расчет затрат на топливо в различных ипостасях: стоимость 1 км, расчет средних затрат в различных промежутках времени, расстояние и дни между заправками и еще несколько других.

Для расчета расхода используются показания одометра и данные о количестве заправленного топлива. К одометру же привязана возможность и создание различных «напоминалок» по истечении заданного времени или пробега. Прочие расходы представлены 11 заданными категорями (аксессуары, запчасти, мойка и др.) - они также калькулируются при расчетах затрат на авто. К плюсам приложения определенно относится его простота и отсутствие лишних «телодвижений» в работе. Скачать можно .

Car Manager

При первом знакомстве с приложением глаза невольно натыкаются на необычный для такого типа программ пункт «добавить доход». Удачно «таксанули»? Так и есть: в пункте меню предусмотрены целых три способа доходов, включая перевозку пассажиров, грузов и аренду авто. В остальном же приложение представляет собой отличный инструмент для ведения комплексной статистики по расходам на авто и ее анализа за различные периоды времени.

Среди приятных бонусов - возможность добавления случайных заметок с указанием пробега, а также создание собственного мини-справочника запчастей с указанием артикулов и прочей необходимой информации. Всю сохраненную информацию можно импортировать и экспортировать, так что смена телефона будет не страшна. Скачать можно .

Автомобильные Расходы

Экран приложения разделен на три статьи расходов: топливо, обслуживание, ремонт и прочее. Точно так же раздельно представлена и статистика - это скорее можно отнести к плюсам. Статистика достаточно обширна, и для удовлетворения основных запросов ее определенно хватит. Как и в предыдущем приложении, предусмотрена возможность экспорта и импорта данных.

Среди «плюшек» - справочник работ, в котором перечнем указаны необходимые операции и периодичность (время или пробег) их проведения. Создание напоминаний, увы, найти не удалось, но в целом приложение весьма и весьма добротное. Скачать можно .

Наш вердикт

Мы не пытались составить рейтинг приложений по «крутости» или количествам загрузок, а отыскали программы, которые действительно способны сложить картинку о расходах на авто в одно целое. Почти все из них требуют определенной первоначальной настройки - как минимум замены российских рублей на наши. После этого внесение новых расходов будет занимать буквально пару минут, а под рукой всегда будет детальная статистика по всем вложениям в авто.

Андрей ГОРЕЛИК
Фото из открытых источников
сайт

Сегодня за «Трибуной» — приложение для учета расходов на обслуживание автомобиля на iOS Smart Auto Helper . С его помощью автомобилисты могут отслеживать затраты на машину, а также планировать необходимые ремонтные работы и замену расходных материалов. Передаём им микрофон.

Добрый день.

Меня зовут Александр, мне 27 лет. Хочу рассказать вам в двух словах о приложении для автолюбителей, которое мы с товарищем выпустили в App Store.

С 2010 года работаю в геймдеве и разработке мобильных приложений в крупных и известных российских компаниях. Smart Auto Helper — мой первый самостоятельный проект.

Некоторое время назад искал для себя приложение на iOS для учета всех расходов и слежения за здоровьем авто. К своему удивлению, я не нашел ни одного приложения, которое полностью бы отвечало моим требованиям. Все подобные проекты были либо сложны и непонятны, либо устарели, либо в них не хватало важных фич, являющихся ключевыми для любого автовладельца. Большинство подобных приложений в App Store были сделаны «тяп-ляп».

И мы с коллегой решили самостоятельно сделать такой проект. Несколько месяцев ресерчили рынок, читали отзывы пользователей, испробовали десятки похожих программ и составили картину приложения, которое бы понравилось и удовлетворило нужды большинства автовладельцев. Никаких инвестиций не брали, все делали за свой счет.

Мы создали Smart Auto Helper за четыре месяца. Работали над проектом исключительно по вечерам и ночам, так как у каждого есть основная работа. У нас было несколько целей:

• Создать приложение, которое будет интуитивно понятно в использовании.
• Сделать его гибким и настраиваемым, чтобы пользователи могли сами добавлять что-то, если им не хватает дефолтных настроек.
• Разработать простой и чистый интерфейс.
• Сделать максимальное количество полезных фич.

Ниже перечисление основных фич приложения:

• Более 210 марок и 2700 моделей автомобилей. Возможность добавления модели, не представленной в приложении.
• Возможность следить за всеми затратами, которые только могут возникнуть: заправки, ремонты, запланированные сервисы и техобслужвание, автомойка, колеса и шины, парковка, штрафы, страховой полис, омывающая жидкость и много других расходов.
• Гибкая и удобная система напоминаний: ремонтные работы, замена запчастей, штрафы, обновление страхового полиса.
• Все добавленные расходы могут быть исправлены или изменены в любое время.
• Разнообразные графики и статистика.
• Возможность добавления любого количества транспортных средств.
• Удобный календарь расходов и напоминаний.
• Возможность записывать любую информацию о вашем автомобиле, которую хотите помнить: общая информация, документы, типы и марки жидкостей, давление в шинах и многое другое.
• Изменяемые единицы измерений: мили-километры, литры-галлоны, а так же 24 типа валют.
• Возможность сфотографировать чек и прикрепить к записи расходов. В «Фотографиях» будет создан новый альбом для вашего удобства.
  
• Аккуратный и интуитивно понятный дизайн приложения.
• Хранение данных в iCloud.

Запуск приложения состоялся 13 декабря. Результатом, в общем и целом, мы довольны. Планируем продолжать развивать проект, добавлять новые функции и портировать на другие площадки (Android, Windows Phone, Amazon Kindle и так далее).

Возвращаем микрофон читателям.

Хотите получить в руки микрофон и рассказать о своем стартапе?