Служебный транспорт используется предприятием для обеспечения вспомогательных по отношению к основной деятельности перевозок. Управление транспортным средством осуществляет работник предприятия, руководитель или индивидуальный предприниматель. Расскажем в статье про расходы на служебный автомобиль, как они учитываются и оплачиваются.

Назначением перевозок служат перемещение работников, некоммерческая транспортировка грузов, принадлежащих на организации или ИП на законных основаниях. Транспортные средства служебного назначения находятся в собственности или аренде у организации или ИП. В учете используются нормы и документы, обязательные для специализированных автотранспортных предприятий.

Учет собственной техники организации

Предприятия имеют право приобретать транспортные средства для служебных нужд при отсутствии ведения деятельности грузоперевозок или пассажироперевозок. Исключение по оформлению собственности имеется у организационной формы ИП, при которой имущество физического лица и индивидуального предпринимателя неразделимы.

После приобретения техники юридическим лицом производится:

• Постановка основного средства на учет. Принятие актива осуществляется в сумме расходов на приобретение.
• Составление акта ОС-1. В документе устанавливается лицо, назначенное для ответственного хранения техники. Читайте также статью: → “ ».
• Открытие карточки учета ОС-6. Документ используется для учета, фиксации изменения суммы при дооборудовании, переоценке.

Бухгалтерский учет транспорта ведется всеми предприятиями вне зависимости от системы налогообложения. Данные об остатке, амортизации, дооборудовании могут при смене режима налогообложения или продаже основного средства. Организация учитывает в расходах стоимость приобретения путем списания суммы ежемесячных амортизационных отчислений.

Проводки в учете поступления транспортного средства

Дата постановки не зависит от регистрации в ГИБДД. Для включения в первоначальную стоимость при приеме на учет транспортного средства с учетом сумм будущих платежей в организации создается резерв в виде оценочного актива.

Пример проводок при поступлении на учет транспорта

Предприятие приобрело автомобиль для служебных нужд стоимостью 350 000 рублей. После постановки на учет планируется регистрация. На сумму госпошлины в размере 2 850 рублей создается резерв.

Операция	Проводка	Сумма	Документальное подтверждение
Поступление транспортного средства	Дт 08 Кт 60	350 000	Накладная ТОРГ-12
Создание оценочного актива на госпошлину	Дт 08 Кт 96	2 850	Бухгалтерская справка
Прием на учет ОС	Дт 01 Кт 08	352 850	Акт ОС-1
Уплата госпошлины	Дт 68 Кт 51	2 850	Выписка, поручение банку с отметкой об операции
Учет госпошлины	Дт 96 Кт 68	2 850

Расходы по эксплуатации собственного транспорта несет организация или ИП. В учете принимаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты.

Расходы организации на ГСМ

Списание ГСМ производится по нормам расхода в зависимости от типа и параметров транспорта. При определении расхода необходимо:

• Использовать в учете Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.
• Издать приказ о нормах расхода топлива и масел на каждый тип служебного транспорта с учетом климатических зон.
• Использовать зимние коэффициенты при учете топлива. О нормах повышенного расхода в зимнее время издается отдельный приказ при наступлении периода.
• Оформлять путевые листы по перевозкам.
• Учитывать списание ГСМ с учетом километража и норм расходования.

Затраты на топливо учитываются после их осуществления. На предприятии устанавливается отчетный период для учета показателей счетчика спидометра и списания расхода.

Оптимальной отчетной датой служит последний день месяца. Приобретение ГСМ осуществляется у специализированных поставщиков топлива после заключения договора или непосредственно водителями (подотчетными лицами) при заправке на АЗС.

Действия	Безналичная оплата	Наличный расчет
Осуществление платежа	Авансовый платеж в сумме, установленной договором	Оплата при заправке топливом
Учетные документы	Выписка из расчетного счета	Авансовый отчет
Подтверждение поставки	Накладная ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ».	Чек АЗС с указанием расхода
Момент списания	В отчетную дату с учетом фактического расхода по спидометру

Порядок списания затрат на топливо с учетом показателей спидометра основан на том, что факт заправки или оплаты не является подтверждением расхода.

Учет затрат на запчасти и ремонт

Транспортные средства нуждаются в проведении текущего, среднего и капитального видов ремонта. Замена запчасти не увеличивает стоимость автомобиля. Расходы учитываются в составе текущих затрат в периоде их фактического осуществления как в бухгалтерском, так и в налоговом учете при отсутствии резерва на ремонт основного средства.

Замену запчастей и проведение ремонта осуществляют специализированные предприятия (сервисы) или самостоятельно водители, в чьи обязанности входит техническое обслуживание транспорта. Для списания запчастей требуется акт установки, предоставленный сервисом или внутренней комиссией.

Пример проведения ремонта собственными силами

Предприятие ООО «Жилищник» имеет на балансе служебный автомобиль, используемый для внутренних перевозок. Из кассы предприятия выдана сумма 2 000 рублей для покупки запчастей с целью проведения текущего ремонта. В розничной сети приобретены запчасти на сумму 3 200 рублей. Записи в учете предприятия:

1. произведена выдача денежных средств подотчетному лицу: Дт 71 Кт 50 – 2 000 рублей;
2. оприходованы запчасти, приобретенные в рознице: Дт 10 Кт 71 – 3 200 рублей;
3. выдана сумма перерасхода по авансовому отчету: Дт 71 Кт 50 – 1 200 рублей;
4. произведена установка запчастей на основное средство: Дт 26 Кт 10 – 3 200 рублей.

Для проведения ремонта различного уровня сложности на предприятии создаются резервы. Сумма определяется на основании заключения технического персонала или специализированных организаций. В случае создания резерва сумма затрат может быть списана равными долями.

Расходы на текущие затраты – мойку транспорта

Затраты, связанные с расходами на содержание транспорта, включают оплату мойки. Для учета необходимо наличие документов, выписанных с соблюдением правил. При безналичных оплатах поставщик услуг должен предоставить акт с указанием марки и номера транспортного средства.

Если услуги оплачиваются наличными средствами, предоставляется чек ККМ, БСО или иной документ, обладающий необходимыми реквизитами.

В документе должны быть указаны реквизиты, обязательные для первичной документации, данные о транспортном средстве и услуге. При указании в составе услуг дополнительных видов обслуживания автомоек их включение в состав расходов нежелательно и может вызвать вопросы проверяющих.

Расходы на стоянку транспорта

Хранение транспортных средств осуществляется на территории предприятия в гаражах или на платных стоянках. Использование платных стоянок должно быть обосновано. В учете для списания расходов по аренде гаражей используются документы:

• Договор аренды гаража с указанием данных собственника и транспортного средства. Долгосрочные договоры аренды сроком более года должны иметь государственную регистрацию.
• Акт приемки-передачи имущества.
• Акт предоставленных услуг аренды гаража.
• Документ, подтверждающий оплату за предоставленные услуги.

При использовании платной парковки предусматривается постоянное хранение транспорта по договору аренды парковочного места или разовый вариант с оплатой наличными средствами. В бухгалтерию предоставляются документы, позволяющие идентифицировать услугу и транспортное средство – договор, акт, БСО, квитанция. Место хранения должно соответствовать данным путевого листа.

Учет техники в аренде

Для аренды транспортных средств преимущественно используются личная техника сотрудников или руководителя предприятия. В учете используется несколько вариантов оформления аренды:

1. Компенсация затрат при использовании личного транспорта в служебных целях. Право на получение компенсации закрепляется в трудовом договоре или локальном акте предприятия. Размер выплачиваемых сумм устанавливается Правительством в зависимости от объема двигателя. В налоговом учете в составе прочих расходов принимается сумма в пределах нормы, сверх лимита – за счет прибыли (п. 11 ст. 264 НК РФ).
2. Заключение договора аренды техники одновременно с экипажем. Вариант оформления аренды с экипажем предусмотрен для случаев управления транспортом собственника техники. Расходы не списываются организацией или ИП. Затраты несет собственник транспорта из сумм выплачиваемой арендной платы.
3. Оформление аренды с заключением договора без экипажа. Применяется при управлении техникой работником предприятия, не являющимся собственником. Арендатор полностью несет расходы по содержанию транспорта и страхованию. Затраты списываются в порядке, аналогичном расходам при эксплуатации собственного транспорта.
4. Получение средства в безвозмездное пользование. Передача производится по договору ссуды, обязывающей ссудополучателя нести расходы по содержанию имущества. Затраты на содержание включаются в прочие расходы. Особенностью вида операции является требование ИФНС о включении в состав доходов суммы арендной платы, определяемой по рыночным ценам.

Страхование служебного транспорта

Служебный транспорт подлежит обязательному страхованию по программе ОСАГО и добровольному страхованию в рамках КАСКО. Расходы по полисам ОСАГО и КАСКО учитывается в бухучете как расходы от обычных видов деятельности. В налоговом учете суммы ОСАГО принимаются в размере установленных норм, расходы на добровольное страхование учитываются в полном объеме.

Особенность списания расходов состоит в равномерном учете по мере потребления услуг в течение всего периода действия договора. Страхователь транспорта в зависимости от законных прав собственности или аренды:

Ответы на актуальные вопросы по теме учета служебного транспорта

Вопрос №1. Какова сумма компенсации за использование собственного автомобиля в служебных целях?

Сумма зависит от объема двигателя легкового транспорта. При размере двигателя до 2 тыс. куб. см выплачивается сумма в размере 1 200 рублей, свыше – 1 500 рублей в месяц.

Вопрос №2. Как производится учет замены шин транспортного средства?

Смена шин осуществляется после их физического износа. Документальным подтверждением операции служит акт на списание. При замене шин в соответствии с сезоном сумма приобретения учитывается в составе текущих затрат. При установке потребуется составить акт.

Вопрос №3. Учитывается ли сигнализация в стоимости автомобиля?

Сигнализация, включаемая в комплектацию транспорта при покупке, включается в первоначальную стоимость основного средства. Если охранный комплект приобретается позднее, учет зависит от стоимости. При стоимости ниже 40 тысяч рублей предприятие может списать стоимость в составе текущих расходов или учесть, как самостоятельный объект. Сигнализация не является неотъемлемой частью транспортного средства.

Вопрос №4. Выплачивается ли компенсация за использование личного транспорта при частичном отсутствии работника в течение месяца по болезни?

Компенсация выплачивается из расчета дней фактического использования транспорта, исключая периоды отсутствия.

Вопрос №5. Как производится списание обязательных предметов транспортного средства – аптечки, огнетушителя, аварийного знака и прочих предметов?

Звонок в один клик

Привет, Хабрасообщество.

Хочу рассказать вам о нашем онлайн-сервисе бортовых журналов для автомобилей – DriverNotes.net. Надеюсь, что описание нашего ресурса получится не просто в стиле «Я пиарюсь», но и наведет на какие-то мысли людей, только собирающихся создать что-то свое. В любом случае буду рад ответить на все интересующие вас вопросы.

Проект начал свою работу еще в 2010 году, с минимальным набором функционала, в основном для проверки «полезности» ресурса для пользователей. С тех пор никаких особых маркетинговых акций не проводилось. Все упоминания в сети – это лишь обзоры (не заказные) на нескольких крупных ресурсах, да ссылки на форумах, которые (ссылки) публикуют наши пользователи. Раньше на Хабр не писали сознательно – хотелось как можно больше доделать, исправить, допилить и т.п. Но после появления поста от аналогичного проекта , который находится в еще более зачаточном состоянии, чем DriverNotes в 2010-ом, решили, что нечего больше стесняться. Итак поехали…

Откуда взялась идея?

Когда у тебя «бэушная» иномарка, которая ломается гораздо чаще, чем хотелось бы (постоянно возникает вопрос: мне одному так повезло?), то из экономии приходиться покупать неоргинальные запчасти (думаю, так делают многие). Как узнать - насколько эта запчасть надежна? Приходится часами перелопачивать форумы, тему за темой, и в итоге полезность информации стремиться к 0. Как бы сделать так, чтобы люди записывали свои ремонты в одном месте и в едином формате, чтобы всегда можно было быстро найти интересующую запчасть того или иного производителя и спросить мнение об этом товаре у человека который уже установил её?

Стоп… А почему только ремонты? Ведь кто-то страховался, заправлялся, «мылся», возможно, в тех же местах, что и ты? Тоже неплохо было бы почитать об этом, а при необходимости задать вопрос. А раз мы будем записывать наши заправки, то почему бы не подсчитать сразу и расход топлива, и не сравнить его с подобными автомобилями – кто его знает, какой должен быть расход на твоей подержанной машине? Опять искать на сотнях форумов одни и те же топики про расход? Ведь можно собрать весь опыт пользователей и показать в сжатом, сокращенном варианте, в виде статистики владения определенной моделью авто .

А дальше море идей – и каталог СТО, и магазин в котором товар продается только тогда, когда это действительно нужно человеку. Например, если сработало напоминание об очередном ТО, при котором нужно заменить масло и фильтра. Вот вам, пожалуйста – список оригинальных и неоригинальных фильтров и масел, а также список СТО с ценами именно на этот вид работы – выбирайте, читайте отзывы, записывайтесь на СТО удаленно, и тратьте высвободившееся время на… {тут может быть ваш вариант} .

Ну это мы уже полезли в функционал, давайте обо всём по порядку.

Основные функции

Их много, они постоянно пополняются, расширяются и улучшаются. Просто приведу краткий список того, что уже есть:

Можно хранить историю своего автомобиля. Все события разделены на три типа: ремонт, заправки, другое. Каждое событие можно делать открытым или скрытым для просмотра другим пользователям. Ну действительно – кому надо знать, что какой-то неопытный олень въехал в задний бампер и его пришлось рихтовать (в смысле бампер, а не оленя, хотя и его некоторые рихтуют сразу на месте ДТП).

Событиям можно устанавливать напоминания не только по дате, но и по пробегу. Причем, установка по пробегу уникальна: напоминание приходит не просто по фиксированному среднемесячному пробегу, который вы ввели при регистрации, а по постоянно вычисляемому пробегу, в зависимости от реальных данных пользователя. Таким образом, если вы поставили напоминание о замене масла через 15 тысяч км, то при каждом новом добавленном событии мы будем пересчитывать средний пробег, и сдвигать напоминание на тот день, на который мы прогнозируем этот пробег. На деле это очень удобно.

Из всех событий мы собираем статистику затрат . По месяцам, по видам событий, даже по типу топлива – если у пользователя стоит газ\бензин, мы покажем графики затрат и количества залитого топлива.

Я, например, понял как надо считать экономический эффект от установки ГБО (газобаллонное оборудование, газ по-простому). Нельзя просто считать разницу между стоимостью бензина и газа, и учитывать разницу в расходе, которая обычно на пропан-бутане 5%-10%. Надо учитывать бензин, на котором греется авто (который отлично видно из графика), а также учитывать в экономии средний пробег в месяц, так как мало ездим = чаще греемся = больше бензина уходит = экономия от ГБО меньше.

Для удобства пользователей из разных стран, все цены стоимости можно отображать в разных валютах, либо в оригинальной, в которой данные были введены.

Расход топлива. Настолько обсуждаемая тема, и настолько же тема размытая в разговорах на форумах, сравнениях с бортовыми компьютерами (которые, кстати, чаще всего показывают расход топлива неправильно), что мы решили высчитывать расход не просто разделив пройденное расстояние на количество литров, а добавили несколько параметров: «Полный бак» и «Забыл записать предыдущую заправку». Хотя для тех, кто не заправляется до полного бака мы решили оставить вычисление приблизительного расхода – при 2х-3х заправках данные, конечно же, некорректные, но чем дальше, тем данные становятся более точными. Расход топлива виден и по заправкам, и на графике . Эти данные можно сравнивать с другими автомобилями такой же марки в разделе Автомобили (о чем пойдет речь далее).

Общая статистика по моделям

Просто вести учет затрат хорошо, но эти же данные могут быть полезными для обобщения всей информации по конкретной модели. Так, например, уже сейчас мы можем определить среднюю стоимость 1 км, количество ремонтов (в зависимости от пробега), средний расход топлива (далее будет разделение по типам двигателей и по модификациям). С введением обновленного списка стандартных ремонтов мы сможем определить типовые «болячки» присущие одной и той же модели, на различных пробегах, реальную стоимость типовых ремонтов в зависимости от региона и т.д. и т.п. Теперь все зависит лишь от типа компиляции данных.

Вся эта статистика поможет более объективно сравнивать интересующие пользователя модели и определять выгодность покупки не только по техническим характеристикам и\или отзывам, но и по реальным данным. Ведь для многих людей выбор автомобиля это очень непростая задача. Я сам пересмотрел много тестов, перечитал много отзывов и сравнений при выборе своего авто.

Но даже если вы не собираетесь ничего ни покупать, ни продавать, мы просто сравним ваши показатели с другими пользователями, чтобы вы могли определить выгодность\не выгодность заправки\ремота и т.п. Уже сейчас, после создания нового события, выводится мини-отчет показывающий отличия ваших затрат от средних по такой же модели.

Мобильные версии

Ну куда же без них . На данный момент есть мобильный клиент для Andoird, Samsung Bada и мобильная версия сайта для быстрого добавления событий с обычных телефонов; iPhone-версия находятся в разработке (уже действительно находятся, так как долгое время мы раскачивались и только обещали, так что скоро ждите).

Все мобильные клиенты работают в оффлайне, то есть без подключения к интернету. Подключение нужно лишь при регистрации/первом логине, при создании новой машины (список марок и моделей берется с сервера) и при синхронизации (что я лично рекомендую делать почаще).

Многие пользователи выбирают именно наши мобильные приложения из-за возможности хранить данные в облаке, поэтому мы стараемся держать этот сегмент на особом счету и постоянно делаем различные дополнения и плюшки.

Финансовая сторона

Начался проект на собственные деньги, и приблизительно до уровня 6-7 тысяч зарегистрированных пользователей финансировался из собственного кармана. Сейчас нашли ангельские инвестиции (не на профильных мероприятиях, так как там больше нам встречались фонды, которые инвестируют начиная от 200К, и зачастую уже после того как прошел первый раунд ангельского инвестирования).

По поводу бизнес-модели – мы не планируем делать платные аккаунты для обычных пользователей. Возможно, будет введена плата за бизнес-аккаунт (для предприятий), которые хотят вести свой автопарк на наших бортовых журналах, но в этом случае функциональность для них существенно расширится в плане интеграции с финансовым и бухгалтерским софтом. О других видах монетизации (кроме рекламы, естественно) поведаю в следующих постах, когда будет подготовлен и утвержден план работ в этом направлении. Всем интересующимся потенциальным партнерам лишь скажу, что сервис в стадии «изучения спроса» и мы готовы обсудить любые интересные варианты сотрудничества.

Отдельное спасибо хочется сказать Денису Довгополому и ребятам из инкубатора Growth Up . Весной и Осенью 2010 года с их помощью попали на Краш-тест проекта, а также побывали на конференции IDCEE , в результате чего смогли определить важные направления в развитии сервиса, переосмыслить свои предпринимательские способности и узнать много полезной информации о венчурном бизнесе. Пожалуй, это одни из наиболее активных и профессиональных людей, работающих со стартапами в Украине. Конечно, может быть есть кто-то еще, кого мы не встретили и с кем не познакомились, но в любом случае пообщаться с ними советую всем людям, которые пытается поднять свой проект.

Техническая сторона

Сервис написан c нуля на PHP, использует СУБД MySQL, в качестве веб-сервера Nginx. Хостимся с недавнего времени на Hetzner.de. До этого жили на Burst.net – по стоимости на VPS цена привлекательна, но иногда подвисал сервер, приходилось перегружать или писать в саппорт, год или полтора года назад у них был пожар, но данные все сохранились и спустя сутки все заработало. Тем, кто находится на самом старте, и денег в обрез – можно перекантоваться первое время там. Хотя и Hetzner тоже считается недорогим и доступным, но все же немного дороже.

Развитие

Каждый день мы собираем отзывы, пожелания и просьбы наших пользователей, и работаем над их реализацией. Пытаемся повысить качество выдаваемой статистики, улучшая алгоритмы подсчета средних показателей по моделям и по отдельным пользователям.

• Партнерская программа. Пока в ручном режиме, но все таки подключаем функционал бортового журнала к сторонним автомобильным сайтам, форумам, блогам. Есть возможность кастомизации стилей, например как сделали на http://dn.spacioclub.ru . Планируем сделать автоматизированную партнерку, добавить статистику для партнеров.
  Всем (особенно самым крупным) желающим иметь функционал DriverNotes, обращатесь . Партнерская программа работает по принципу знакомств Mamba, через переопределение субдомена на наш ip (например как сделали love.mail.ru). Будем зарабатывать вместе.
• Как уже было сказано выше – скоро выйдет iPhone-версия мобильного приложения и мобильная браузерная версия сайта.
• К каждому событию можно будет добавить фото, описание, и выставить на обсуждение.
• В ближайшее время подключаем персональные карты ТО . В них будет присутствовать стандартный список работ по ТО, таких как замена масла, свечей, ремней и т.п., которым можно будет присвоить период повторения (например, раз в 10000 км или раз в 60000 км), а также дополнить своими собственными видами работ. Вскоре можно будет выбрать подходящую карту ТО из уже созданных другими пользователями, и открытыми для просмотра. Есть идея предоставить доступ автосалонам и автодиллерам создавать официальные карты ТО, которые будут потом интегрированы в пользовательские карты, и … тут сохраним интригу, так как есть несколько интересных путей развития этой функции.
• Каталог автосервисов и других «автомобильных» бизнес-организаций и механизм взаимодействия пользователей с этими организациями, через который можно будет провести пользовательский тендер на интересующие услуги.
• Конечно же, геолокация , объекты на картах и все присущие этому вещи – поиск, отзывы, фото и т.п.
• Хотим соединить наш сервис с «мозгами» автомобиля посредством смартфона (или планшета) и диагностического разъема OBD II через bluetooth. Это позволит Сервисным центрам и станциям технического обслуживания делать удаленную диагностику автомобиля в пути, а пользователям – иметь расширенный по функционалу бортовой компьютер, данные которого могут передаваться в облако для дальнейшего анализа (например, низкий уровень заряда АКБ, возможно, говорит о необходимости его замены и в данном случае пользователю будут предложены различные варианты аккумуляторов для покупки, вместе с отзывами и рейтингом аккумуляторов).
• учет затрат на авто

Добавить метки

1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.

2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.

3. Как документально подтвердить расходы на содержание служебного автомобиля.

Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. д. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса. В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности . А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.

Расходы на ГСМ

Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально. Поэтому основанием для принятия к учету расходов на бензин для служебного авто служат подтверждающие документы: путевые листы, чеки АЗС, приказ об использовании служебного автомобиля и установлении норм расхода топлива (или другой аналогичный локальный документ, который закрепляет порядок расчета израсходованного топлива).

Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.

Технический осмотр

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН . Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

Расходы на ремонт автомобиля

Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.

Расходы на мойку

Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль , о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН . Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН . Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.

Расходы на страхование автомобиля

Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).

При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119). А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии».

Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).

При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739. Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются ни для расчета налога на прибыль , ни для расчета налога при УСН .

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.

№	Расходы	Налог на прибыль	УСН
1	Расходы на ГСМ	Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Учитываются
2	Расходы на технический осмотравтомобиля	Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
3	Расходы на ремонт автомобиля	Учитываются (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ)	Учитываются (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
4	Расходы на мойку	Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
5	Расходы на услуги платной стоянки	Учитываются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)	Учитываются (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
6	Расходы на страхование ОСАГО	(п. 1 ст. 263 НК РФ) (п. 2 ст. 263 НК РФ)	Учитываются в пределах тарифов, установленных законодательством РФ (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) (п. 2 ст. 346.16 НК РФ)
7	Расходы на страхование КАСКО	Учитываются (п. 1 ст. 263 НК РФ)	Не учитываются (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
8	Штрафы ГИБДД	Не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ)	Не учитываются (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.

Как Вы считаете, выгодно ли использовать служебный автомобиль?

Какие расходы на его содержание самые значительные?

Законодательные и нормативные акты:

1. Налоговый кодекс РФ

2. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

4. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

5. Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии»

, .

Затраты на обслуживания автомобиля являются одной из самых больших статей в семейном бюджете. Нам нужно покупать топливо и обслуживать свою машину. Удержать все расходы в голове не очень просто. Да и использовать для этих целей программу на компьютере также не всегда удобно. Ведь для того, чтобы получить базу данных расходов, нужно сначала занести их в блокнот или другой «носитель» информации, а затем перенести в программу. А так как смартфон у нас всегда под рукой, то заносить данные в него очень просто и быстро. И для этих целей существует несколько приложений. Лучшим из них на сегодняшний момент является Drivvo.

После установки приложения на смартфон, нужно заполнить марку и год выпуска автомобиля, пройденный машиной километраж и наличие второго бака. Например, если вы используете не только бензин, но и газ в качестве топлива. К сожалению, создатели пока не снабдили Drivvo базой данных, из которой можно взять объем бензобака по модели автомобиля. Но, мы думаем, скоро это упущение будет закрыто. Пока же, для того, чтобы пользоваться приложением нужно внести эти данные вручную.

Основной частью приложения Drivvo является главный экран. На нем указываются все расходы, связанные с вашим автомобилем: затраты на ремонт или техобслуживание, штрафы, оплата топлива и парковки и т.п. Для того, чтобы приложение помогло вам учесть все ваши расходы, важно записывать в него каждый рубль потраченный на машину.

Заносить данные нужно в специальные карточки. В Drivvo их пять: заправка, сервис, сопутствующие расходы, маршрут и напоминание. Благодаря удобным шаблонам заполнять данные в карточки очень просто. Достаточно выбрать нужную графу и занести данные используя выпадающее меню.

На главном экране расходы отображаются в хронологическом порядке. И вы можете их быстро проанализировать. Но, такой анализ, скорее всего будет «субъективным». А для получения объективного анализа можно довериться алгоритмам приложения. На боковой панели приложения Drivvo есть кнопка вывода раздела «Отчеты».

Из этого раздела можно получить следующие данные:

• о расходах топлива на 100 км. Указываются минимальные, средние и максимальные значения
• о расходах на эксплуатацию авто за определенный промежуток времени
• о средней стоимости эксплуатации на один пройденный километр
• о долях расходов на техобслуживание, топлива и дополнительных расходах среди всего бюджета на эксплуатацию авто
• о наиболее выгодном типе топлива. Если вы используете газ и бензин поочередно

Имеется в Drivvo и система поощрений. Правда она не имеет никакой материальной пользы. Так, за 25 заправок в разных местах или за вождение более года вы получите специальный значок достижений. Впрочем, начинающим водителям это будет интересно.

Что касается водителей со стажем, то для них Drivvo это настоящий кладезь полезной информации. Ведь это приложение поможет подсчитать стоимость поездки на работу и другие затраты на владение автомобилем. И быть может иногда будет выгодно прогуляться пешком или прокатиться на метро?

Описываемые полезности приложения Drivvo доступны с помощью бесплатной версии программы. Но существует и Pro-версия, которая позволит:

• Сохранять данные в облаке
• Убрать рекламу
• Синхронизироваться между несколькими устройствами
• Экспортировать данные в CSV / Excel
• Делиться графиками с друзьями

Аналогами приложения Drivvo являются: aCar, Carango, CTN Car и Fuelio.

Скачать и установить Drivvo можно с помощью официального каталога приложения для Андроид — Play Market .

Видео. Top 3 Car Management Apps of Androi