Путевые листы являются важнейшими учетными документами, которые необходимы для расчета размеры зарплаты шоферам и обоснования затрат на ГСМ. Скачать бланки путевых листов вы можете на нашем сайте.

Законодательство обязывает организации оформлять путевые листы с целью контроля и правильного учета движения ГСМ, а также с целью расчета размера зарплаты водителей. Также, их формирование для целей налогообложения.

Исходя из этого, можно сказать, что путевые листы являются основными документами первичного учета, которые служат основой для осуществления контроля за пробегом и техническим состоянием ТС, списания расходов ГСМ, расчета налогов и размера зарплаты шоферов.

Структура путевых листов и порядок их оформления

Унифицированных форм путевых листов не существует. Организации могут формировать их по собственно разработанным формам. Но, несмотря на это, они являются официальными документами.

Формирование путевых листов занимается диспетчер организации или его представитель. Как правило, документ оформляется в единственном экземпляре, но при его потере может быть сформирован дубликат.

Путевой лист является действительным только на протяжении одного трудового дня или смены. Если шофер отправляется в командировку, срок действия путевки может быть увеличен (максимум до одного месяца).

Основными реквизитами, которые должны быть отражены в путевке, являются:

• Номер документа по порядку;
• Дата формирования путевки;
• Личная подпись работника, оформившего документ;
• Официальный штамп компании;
• Километраж, пройденный ТС.

Типовой бланк и образец путевого листа 2017 года приведены ниже.

Виды путевок

Самыми часто используемыми видами путевок являются:

1. Форма №4с. Она применяется теми организациями, которые платят зарплату шоферам исходя из количества совершенных ими рейсов. З/п в таком случае будет рассчитываться по средним тарифам, которые действуют в данной сфере.
2. Бланк путевого листа по форме №4-п. Такие путевки используются теми компаниями, которые рассчитывают зарплату шоферов исходя из отработанного ими времени.
3. Форма №4-м. Данную форму оформляют организации, занимающиеся доставкой грузов и междугородними перевозками.

Общие правила заполнения путевок

Графы нового бланка путевого листа должны заполняться в строго определенном порядке:

1. Под названием документа указывается дата, когда путевка была сформирована.
2. Далее предусмотрена строчка, предназначенная для указания кода работ. Этот код является основанием для расчета размера з/п и ее выплаты.
3. Сведения о ТС: его тип, марка и гос. регистрационный номер.
4. Если ТС имеет прицеп, то необходимо указать и данные прицепа: гаражный и государственный номера, а также его марку.
5. Сведения о шофере: ФИО, номер водительского удостоверения, класс шофера и его номер по табелю.
6. Для указания времени выезда авто со стоянки и времени его возвращения предусмотрена графа «работа шофера и авто».
7. Графа «задание шоферу» предназначается для указания адреса заказчика.
8. Обязательно необходимо указать километраж, пройденный ТС.
9. Специальное место отведено для указания того, в каком техническом состоянии находится авто.
10. На бланке обязательно должны проставить свои подписи шофер, получивший авто в пользование; механик, проверяющий состояние ТС, а также диспетчер, выдавший задание.

Бланк и образец

– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .

Путевой лист несет в себе несколько функций:

• Отслеживается маршрут работника.
• Производится расчет зарплаты водителя.
• Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.

В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.

Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.

Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.

Путевой лист - это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля - с учетом последних изменений, внесенных в форму путевого листа.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Форма путевого листа легкового автомобиля (2019 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467 . Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152 . Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ .

Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:

• ОГРН учреждения;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:

• требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
• перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
• реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.

Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:

• из порядка исключается срок действия таких документов (не превышающий 1 месяца), их предстоит оформлять до начала рейса или смены, если в течение этого времени водитель совершает несколько рейсов;
• если на одно ТС оформляется несколько путевых листов, то в документе водителя, который выезжает первым, нужно указывать дату, время и показания одометра при выезде, а данные при въезде должны фиксироваться в путевом листе водителя, который последним заедет на постоянную стоянку (парковку).

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 - 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

• рассмотрение жалоб водителя;
• визуальный осмотр;
• измерение давления, пульса, температуры тела;
• выявление признаков опьянения;
• определение наличия психоактивных веществ;
• для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Срок действия

До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ , положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ :

• за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
• за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
• юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
• штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000-30 000 рублей.

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.

При планировании, управлении, учете и организации перевозок грузов или пассажиров автотранспортом в соответствии с Инструкцией “О порядке расчетов за перевозки автомобильным транспортом” обязательно использование путевого листа легкового автомобиля. Из нашего сегодняшнего материала читатель узнает, как оформлять путевой лист легкового автомобиля в 2019 году. В нижней части страницы можно скачать бланк путевого листа 2019 года и образец заполнения этого документа.

Одним из важных документов учета автотранспортных организаций и иных компаний, использующих автомобили, является путевой лист. Для чего он нужен и что изменится в форме заполнения в 2019 году, - об этом сейчас пойдет речь.

Документ первичного учета

Путевой лист легкового автомобиля входит в перечень первичных документов учета работы автотранспорта. На его основании исчисляются пройденные автомобилем расстояния, отработанные водителем часы, перевезенные грузы, использованные горюче-смазочные материалы. Соответственно, он служит исходником при начислении зарплаты как водителю, так и оператору организации.

Выписывается диспетчером или уполномоченным на то лицом, а сдается в бухгалтерию. Должен содержать дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит транспортное средство. За отсутствие путевого листа предусмотрен штраф в 500 рублей. Для должного учета и контроля они должны храниться в течение 5 лет.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78, первичными документами (по учету работ в грузовом и легковом автомобильном транспорте) являются следующие:

Путевой лист легкового автомобиля 2019 года (форма №3);
путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с или №4-п);
журнал учета движения путевых листов (форма №8);
товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).

В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим форму №3 путевого листа легкового автомобиля. В нижней части материала размещена ссылка, по которой читатель может бесплатно скачать бланк путевого листа легкового автомобиля.

Документы штатного водителя

Работая на легковом автомобильном транспорте, водитель должен иметь следующие документы:

1. Водительское удостоверение или временное разрешение.
2. Путевой лист легкового автомобиля в 2019 году (форма №3).
3. Регистрационные документы на автомобиль (при наличии прицепа – на него тоже).
4. Товарно-транспортную накладную на перевозимый груз (форма №1-Т).
5. Специальное разрешение при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители (предприятий, организаций) и лица, которые отвечают за заполнение формы №3 и эксплуатацию легковых автомобилей. Водитель к заполнению путевого листа не допускается. Он подписывает прием и сдачу автомобиля.

Заполнение бланка путевого листа

Перед выдачей документа путевой лист легкового автомобиля заполняет уполномоченное лицо или диспетчер.

Заполнение бланка диспетчером:

В бланке формы №3 диспетчер (уполномоченное лицо) указывает следующие данные:

Дату выдачи (число, месяц и год);
в строке «Режим работы» записывается код или наименование режима работы (будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной и прочее);
в строке «Автомобиль» указывается марку, госномер и тип автомобиля и гаражный номер (при использовании прицепов – о них записывают всю информацию);
в строке «Сопровождающее лица» должна содержаться информация о лицах (ФИО), сопровождающих автомобиль в рамках задания;
в разделе «Работа водителя и автомобиля» (графа 2) указывается время (в часах и минутах) выезда и возвращения транспортного средства по графику;
в разделе «Задание водителю» (графа 15 «В чье распоряжение») на основании заявки вносят наименование заказчика;
в графе «Время прибытия» должно быть указано время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику (по заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля) в соответствии с условиями договора.

На лицевой стороне бланка есть строка «Выдать горючее», в которой нужно прописью написать количество горючего к выдаче с учетом остатка (с предыдущего рабочего дня).

Оформленный путевой лист легкового автомобиля заверяет диспетчер и ставит свою подпись.

Заполнение бланка заправщиком:

Перед выездом из гаража заправщик (уполномоченное лицо или техник по ГСМ) в разделе «Движение горючего» (графы 6 и 8) указывает количество выданного горючего. Он записывает серии и номера выданных талонов на горючее. После этого, заверяет эти записи своей подписью.

Заполнение бланка медработником:

В ходе предрейсового медосмотра медработник ставит свою подпись на лицевой стороне путевого листа, тем самым удостоверяя состояние водителя (и возможность допуска к поездке).

Заполнение бланка механиком контрольно-пропускного пункта (КПП):

Данная часть бланка может заполняться как механиком контрольно-пропускного пункта (КПП), так и механиком отдела технического контроля (ОТК):

В разделе «Работа водителя и автомобиля» (графа 4 «Показания спидометра») механик записывает показание спидометра (при выезде автомобиля на линию);
в графе 5 – «Время фактическое» записывается время выезда автомобиля из гаража (с указанием: числа, месяца, часов и минут);
в разделе «Движение горючего» (графа «Остаток при выезде») механик вносит количество горючего, которое находится в баке (при выезде) и ставит свою подпись.
в строке «Подпись механика» ставится своей подпись, которая удостоверяет передачу автомобиля водителю в исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража.

Водитель ставит свою подпись в строке «Подпись водителя» удостоверяя прием автомобиля в исправном состоянии и получение задания на работу.

Выдача документа

Путевой лист легкового автомобиля по форме №3 выдается водителю диспетчером на один рабочий день под расписку. Обязательным условием выдачи документа является сдача документа водителем за предыдущий день.

Междугородний бланк путевого лист легкового автомобиля в 2019 году выдается на более долгий срок.

Скачать форму №3

Изменения путевых листов в 2017-2019 годах

Приказом №17 от 18.01.2017 и Приказом №476 от 07.11.2017 года Минтранс внес изменения в реквизиты путевого листа. Теперь документ должен содержать 14 обязательных реквизитов, а именно:

Перечень важных изменений в оформлении путевых листов с 2018 года:

1. В документ включается отметка механика о проверка автомобиля перед выездом. Организация самостоятельно определяет содержание этой отметки. Например,
она может быть следующего содержания:

«Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».

Если у организации нет механика, то техосмотр транспортного средства можно пройти в сертифицированном техническом центре и получить необходимую отметку от специалиста.

2. Печать на документе не является обязательным реквизитом.

3. Путевой лист должен содержать:

Дату предрейсового технического контроля транспортного средства – число, месяц и год;
точное время – часы и минуты.

4. Организации и ИП должны указывать данные, которые ранее не вносились в путевой лист:

Для организаций – ОГРН;
для ИП – ОГРИП;
сведения о водителе (ФИО, данные водительского удостоверения);
регистрационные данные автомобиля.

5. Путевой лист можно оформлять на один день или на срок, не превышающий 1 месяц.

Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового таки;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе ТС;
• данные о самом ТС;
• данные о владельце ТС;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Для легковых автомобилей	Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям.	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям.
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.
Для автобусов	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение: