Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Назначение путевых листов

Обязанность оформления путевых листов определена Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и водительскому составу. Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения. Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом , служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

Правила ведения

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы

• №3 и 3-спец. – для легковых автомобилей;
• №4 – для легкового такси;
• № 4-С и 4-П – для грузового транспорта;
• №6 и 6-спец. – для автобусов.

Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену . Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя. Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц.

Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале , который должен быть соответствующим образом , пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Существует ряд реквизитов , обязательных к заполнению:

• наименование («Путевой лист»);
• дата (должна совпадать с указанной в журнале регистрации);
• наименование организации, предоставляющей автотранспорт, с указанием контактов;
• марка, государственный и гаражный номер транспортного средства;
• данные сотрудника, допущенного к вождению транспортом и номер его водительского удостоверения;
• данные лицензионной карточки (если транспортные услуги подлежат обязательному лицензированию);
• задание водителю.

В правой табличной части листа указываются данные одометра, движение топлива, делаются записи о техническом состоянии транспортного средства. На лицевой стороне бланка проставляется печать организации.

Путевые листы оформляет диспетчер или уполномоченное соответствующим приказом лицо. В небольших организациях всю работу по оформлению путевых листов осуществляет бухгалтер. Водитель в оформлении не участвует, а лишь ставит свою подпись о приеме и сдаче автомобиля и о получении путевого листа. Причем новая путевка выписывается лишь после того, как будет возвращена предыдущая и в единственном экземпляре. Срок хранения данного документа составляет 5 лет.

Не допускается наличие пустых граф и строчек!

Маршрут указывается на обороте листа. Пункт назначения (оказания услуги) должен быть конкретным с указанием названия города (поселка), улицы, дома. Если перевозки осуществляются в границах одного населенного пункта, то должны быть прописаны все улицы, куда ездил водитель. При этом не стоит включать такие фразы, как, например, «По заданию руководства», так как в этом случае невозможно определить, что поездки носили производственный характер.

Назначение и правила ведения путевых листов изложены в данном видеоматериале:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Нюансы заполнения

Если основным организации не являются автоперевозки , то можно использовать произвольную форму путевки, но все же рекомендуется для правильного учета производственных расходов организации отражать в ней все вышеуказанные реквизиты. Кроме того, водителя необходимо снабдить , дающей право для управления ТС. При обнаружении отсутствия указанных документов сотрудники ГИБДД могут наложить административный штраф и отправить автомобиль на штрафстоянку.

В случаях, когда один автомобиль эксплуатируется на протяжении нескольких смен , то на это транспортное средство выписывается несколько путевок. Тогда время выезда фиксируется в путевом листе первого водителя, а время заезда в гараж – в документе последнего водителя. В каждом случае снимаются показания одометра.

Медицинский осмотр водителя

В путевом листе должен быть проставлен штамп о медосмотре , свидетельствующий об отсутствии алкогольного (наркотического) опьянения, общее удовлетворительное состояние здоровья и готовности водителя к работе. Отсутствие подобной отметки медицинского работника будет расценено проверяющими, как нарушение Закона об охране труда.

С 1 мая 2015 года ужесточились требования к проведению медицинских осмотров до начала и после окончания рейсов. Теперь закон обязывает проходить медосмотр не только наемным водителям, но индивидуальным предпринимателям, которые осуществляющим перевозку самостоятельно, без привлечения наемных работников. Проведение указанной процедуры оплачивает работодатель. В случае с индивидуальным предпринимательством, когда из-за отсутствия наемных работников нет смысла оборудования медицинского кабинета, целесообразно заключить договор с лицензированной медицинской организацией.

Выявление сотрудником ГИБДД отсутствия штампа медработника может послужить признанием путевого листа недействительным, водитель в таком случае отстраняется от управления транспортом и автомобиль отправляется на штрафстоянку.

Контроль со стороны налоговых органов

Допущенные неточности в путевках могут послужить причиной для исключения их налоговиками из документов, подтверждающих подлинные затраты предприятия. Решения многих судов также указывают на то, что только грамотно и полностью оформленные путевые документы служат доказательством использования автотранспорта в целях производства и получения дохода.

Налоговый Кодекс РФ не содержит положений о нормировании затрат на ГСМ и топливо , однако, во избежание конфликтов с ревизорами, лучше придерживаться общепринятых нормативов расхода топливных ресурсов.

В заключение нелишне будет напомнить, что только обоснованные экономически и подтвержденные документально расходы могут быть приняты в целях налогообложения, как производственные затраты. Причинами для отказа в предоставлении налогового могут послужить выявленные контролирующими органами неточности в реквизитах путевых листов.

Бесплатная программа по заполнению путевых листов и правила работы с ней рассмотрены в следующем видео уроке:

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
Легковые автомобили			Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям			Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям			Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования		0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа	Комментарии, что и как требуется раскрыть
Наименование и номер путевого листа	Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.
Сведения о сроке действия путевого листа	Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства	наименование; организационно-правовую форму; местонахождение (адрес); номер телефона; ОГРН.
Сведения о транспортном средстве	Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО.
Сведения о водителе	Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организации, как правило, используется специальный первичный документ - путевой лист. О бланках путевых листов, применяемых на практике, и пойдет речь.

Формы путевых листов

Организация может использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, применяемые формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей .

При этом важно, чтобы в путевых листах на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи присутствовали обязательные реквизиты, которые предусмотрены п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 (Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ):

• наименование и номер путевого листа;
• сведения о сроке действия путевого листа;
• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• сведения о транспортном средстве;
• сведения о водителе.

При составлении путевых листов в 2018-2019 годах необходимо учитывать изменения, внесенные в Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152) Приказами Минтранса от 18.01.2017 № 17 , от 07.11.2017 № 476 .

Так, на путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:

• дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
• подпись, Ф.И.О. контролера.

Обязанность вносить в путевой лист сведения о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства распространяется не только на организации и ИП, которые оказывают услуги автомобильным транспортом, но и на тех, кто эксплуатируют транспорт исключительно в своих производственных целях (Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС , п.3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26).

Путевые листы: бланки (скачать)

К специальным автомобилям относятся автомобили, предназначенные для выполнения специальных функций и оборудованные специальным оборудованием для выполнения указанных функций (например, пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Поэтому, если вам нужен, например, путевой лист автокрана (бланк), скачать бесплатно его можно по приведенной выше ссылке.

Постановлением Минтруда от 07.07.1999 № 18 утверждена рекомендуемая форма