Немало бюджетных учреждений используют в своей деятельности автомобили. Очевидно, что ни один из них не может функционировать без моторного масла. Его периодическая замена необходима для нормальной работы двигателя авто. Но это вовсе не новость для бухгалтеров бюджетных учреждений. А вот как часто следует менять моторное масло, какие нормы его расхода и, самое главное, что потом делать с отработанным маслом, знают не все. Тем, что нам известно по данному вопросу, охотно поделимся с вами в этой статье.

Мы с вами уже знаем, как правильно заправить «железного коня» (см. статью «Талоны, смарт- и скретч-карты на горючее: что и как правильно применять» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 41), а также как заменить в нем тормозную и охлаждающую жидкость (см. «Списываем тосол и тормозную жидкость» // «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 20). Остается лишь заменить моторное масло и - полный вперед!

Однако моторное масло отличается от того же горючего тем, что последнее полностью сгорает в процессе работы автомобильного двигателя. Тогда как масла после отработки ими своего функционального ресурса требуют слива из автомобиля. И с учетом этого возникает закономерный вопрос: что делать с таким отработанным материалом? Но, чтобы было, что сливать, сначала нужно что-то залить. Поэтому для начала выясним нюансы замены моторного масла.

Замена моторного масла

С какой периодичностью следует проводить замену масла в двигателе автомобиля?

Порядок проведения технического обслуживания (в том числе замены моторного масла) и ремонта дорожных транспортных средств определен Положением № 102 . Согласно п. 3.7 этого Положения техническое обслуживание транспортного средства необходимо выполнять в планово-обязательном порядке, включая определенный этим документом и инструкциями производителей перечень обязательных работ. В частности, первое техническое обслуживание рекомендовано осуществлять с периодичностью в соответствии с таблицей 1 ( п. 3.9 Положения № 102 ). Примерный перечень операций ТО-1 приведен в приложении А к Положению № 102 . Работы по замене масла в поддоне картера двигателя как раз входят в этот перечень операций. Согласно таблице 1 такое техобслуживание для легковых автомобилей и автобусов должно проводиться каждые 5000 км .

Важно! Если определенная в таблице 1 периодичность обслуживания отличается от периодичности, установленной документацией завода-производителя, следует руководствоваться указанной документацией .

Также периодичность техобслуживания в целом и замены моторного масла в частности в значительной степени зависит от условий эксплуатации (рельефа местности, технической категории автомобильных дорог и т. п.). Таким образом, в первую очередь нужно ориентироваться на периодичность замены моторного масла, определенную заводом-изготовителем соответствующего автомобиля. На практике моторное масло меняют, как правило, через каждые 7000 - 8000 км . Также желательно каждые 1000 - 2000 км пробега все-таки заглядывать под капот и проверять уровень масла. Чтобы определить, нужно ли добавлять моторное масло, следует воспользоваться масляным щупом, который отражает его уровень в двигателе.

Какими нормами расходов моторного масла следует руководствоваться?

Для планирования потребности в горюче-смазочных материалах, контроля за их расходами и ведения отчетности бюджетные учреждения руководствуются Нормами № 43 . Об этом должно быть указано в приказе об учетной политике учреждения или же в отдельном приказе, которым будет установлено, что при списании горюче-смазочных материалов надо использовать именно Нормы № 43 .

Для дизельных и газодизельных грузовых автомобилей и автобусов с полной массой свыше 3,5 т:

моторное масло - до 2,8 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

трансмиссионное масло - до 0,4 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

специальные масла - до 0,1 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

пластичные (консистентные) смазки - до 0,3 кг/100 л (кг/100 м 3 СПГ) Q н;

Для остальных автомобилей и автобусов:

моторное масло - до 1,8 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

трансмиссионное масло - до 0,15 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

специальные масла - до 0,05 л/100 л (л/100 м 3 СПГ) Q н;

пластичные (консистентные) смазки - до 0,1 кг/100 л (кг/100 м 3 СПГ) Q н.

При этом нормативы расходов смазочных материалов уменьшаются на 50 % для всех автомобилей, находящихся в эксплуатации менее 3 лет . В то же время для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 8 лет или имеющих пробег свыше 150 тыс. км , такие нормы могут быть увеличены до 20 % . Но такое увеличение обязательно должно быть надлежащим образом обосновано .

Необходимо понимать, что нормативы расходов смазочных материалов включают в себя замену смазочных материалов во время технического обслуживания и периодическое их добавление в процессе эксплуатации.

Внимание! Нормативные расходы соответствуют предельно допустимым расходам. То есть они могут быть значительно выше, чем обычные расходы смазочных материалов автомобилей в удовлетворительном техническом состоянии. Особенно это касается авто современных конструкций.

Временные нормы расходов смазочных материалов вводятся в действие приказом руководителя учреждения и распространяются только на автомобили данного учреждения. Причем уже из названия таких норм понятно, что они будут действовать не постоянно, а только в течение определенного времени. А конкретно, при введении в действие в Украине постоянных норм расходов топлива и смазочных материалов на соответствующие модели (модификации) автомобилей эти нормы утратят свою силу.

Теперь о том, как определить предельно допустимые расходы смазочных материалов для конкретного пробега служебного автомобиля. Для этого нужно воспользоваться следующей формулой:

Q с = Q н х Q г : 100 л ,

где Q с - нормативные расходы смазочных материалов для фактического пробега автомобиля;

Q н - временный норматив расходов смазочных материалов на 100 л израсходованного горючего;

Q г - нормативные (исходя из базовой линейной нормы) расходы горючего исходя из фактического пробега автомобиля.

Пример 1 . Заведение здравоохранения имеет на балансе специализированный медицинский автомобиль ГАЗ-32214. Приказом руководителя заведения установлен временный норматив расхода моторного масла для этого автомобиля на уровне 1,8 л в расчете на 100 л израсходованного горючего. С учетом инструкции производителя руководителем учреждения принято решение о проведении замены моторного масла через каждые 7000 км пробега. Нормативный расход горючего (с учетом базовой линейной нормы) на этот пробег - 1456 л (20,8 л/100 км х 7000 км).

Таким образом, нормативные расходы моторного масла равны: 1,8 л х 1456 л: 100 л = 26,21 л. То есть это максимально возможное количество моторного масла, которое можно списать на работу такого автомобиля в течение выполнения им пробега в 7000 км.

Для замены масла в картере двигателя, как правило, требуется 5,5 - 6 л масла. Остальные 20,21 л (26,21 - 6) водитель может добавлять по мере необходимости.

По каким КЭКР планировать расходы на замену моторного масла?

Для того чтобы правильно запланировать расходы на замену моторного масла в служебном авто, прежде всего нужно четко понимать, каким способом будет проводиться такая операция. Ведь здесь есть два варианта развития событий:

Или замена выполняется собственными силами учреждения без привлечения сторонних специалистов (штатным водителем, механиком учреждения). Этот вариант выполнения работ по замене моторного масла является более распространенным;

Или замена производится на СТО .

Если вы избрали первый вариант, тогда сначала нужно приобрести моторное масло. Расходы на приобретение таких материалов согласно п. 15 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 следует планировать и осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Если же в учреждении нет специалиста, который мог бы заменить моторное масло в автомобиле, то придется обратиться в СТО. Оплату услуг по техобслуживанию транспортных средств (в том числе и замене масла в двигателе) следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». Этого требует п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333 . По большей части, исполнитель работ использует собственные расходные материалы, поэтому в отдельном приобретении масла нет необходимости.

Как правильно отразить в учете операцию по замене моторного масла?

Для учета смазочных материалов в Плане счетов предназначен субсчет 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». Учет по этому субсчету следует вести в разрезе видов горючего и смазочных материалов. То есть для учета моторного масла определенного вида и производителя необходимо открыть отдельный аналитический счет в рамках субсчета 235.

Что касается документального оформления операции по замене моторного масла в служебном автомобиле, то здесь опять-таки все зависит от способа выполнения такой замены. В частности, при проведении замены собственными силами учреждения списание моторного масла следует оформлять Актом списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 . В акте обязательно нужно указать, для техобслуживания какого конкретно автомобиля было использовано моторное масло. Основанием для выполнения работ по техническому обслуживанию служебного автомобиля должно быть распоряжение руководителя учреждения.

Зато, если замена масла осуществляется на СТО, отношения с исполнителем работ прежде всего следует оформить договором . Также взаимоотношения между заказчиком и исполнителем услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств (далее - КТС) урегулированы Правилами № 615 . Так, в момент передачи подрядной организации транспортного средства оформляется Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 2 к Правилам № 615 ), который составляется в двух экземплярах. В свою очередь, Акт передачи-приема КТС, его составных частей (систем) после предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту ( приложение 3 к Правилам № 615 ) удостоверяет факт предоставления услуг. В случае замены эксплуатационных жидкостей (в том числе моторного масла) при техническом обслуживании КТС исполнитель указывает в данном акте их наименование, маркировку и необходимые эксплуатационные параметры. Кроме того, после завершения работ исполнитель должен предоставить заказчику следующие документы ( п. 8 разд. VІІ Правил № 615 ):

1) счет-фактуру, наряд-заказ, накладную, квитанцию и т. п.;

2) гарантийный талон (один экземпляр);

3) приложения к эксплуатационной документации;

4) справку-счет на составные части, приобретенные и установленные исполнителем на КТС.

Утилизация отработанных моторных масел

Что делать с отработанным моторным маслом?

Ответ однозначный - утилизировать . Ведь отработанные нефтепродукты, не пригодные для использования по назначению (в том числе отработанные моторные, индустриальные масла и их смеси), являются опасными отходами . Они относятся к разделу А Желтого перечня отходов .

Механизм сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных моторных масел регламентирован Порядком № 1221 . Действие этого Порядка распространяется на субъектов хозяйствования всех форм собственности , в процессе деятельности которых на территории Украины образуются отработанные масла ( п. 3 Порядка № 1221 ). Такие субъекты хозяйствования считаются потребителями масел (смазок).

Основные обязанности потребителей масел (смазок) приведены в п. 6 Порядка № 1221 . В частности, они должны:

Обеспечить раздельный сбор отработанных масел;

Сдавать отработанные масла на приемные пункты или непосредственно переработчикам отработанных масел (смазок);

Осуществлять первичный учет в отношении приобретенных масел, их использования, дальнейшего обращения с отработанными маслами;

Подавать информацию о состоянии обращения с отработанными маслами. Такая информация подается ежеквартально до 10 числа следующего месяца в Госэкоинспекцию по форме в соответствии с приложением 5 к Порядку № 1221 . Это требование не касается субъектов хозяйствования, которые проводят замену масел (смазок) в транспортных средствах в пунктах замены.

Таким образом, каждое учреждение должно либо самостоятельно обеспечить утилизацию отработанных масел, либо поручить это специализированному предприятию. Если учреждение не может самостоятельно обеспечить их утилизацию, оно должно заключить договор или с переработчиком масел, или с пунктом их приема.

Факт приема отработанного моторного масла специализированное предприятие должно подтвердить актом приема отработанных масел (смазок) в соответствии с приложением 3 к Порядку № 1221 . Этот документ оформляется в двух экземплярах. Один из них предоставляется учреждению, которое сдает указанные отходы, а второй остается у принимающего их субъекта хозяйствования, который имеет лицензию на право осуществления хозяйственной деятельности в сфере обращения с опасными отходами ( п. 13 Порядка № 1221 ).

Самым правильным будет сдать отработанное моторное масло на переработку специализированному предприятию. Сейчас пунктов приема таких отходов немало в каждом городе. Однако они часто устанавливают минимально допустимое для сдачи количество таких масел. Поэтому возможно его придется некоторое время накапливать, прежде чем сдать на переработку.

Также отработанное масло может быть использовано в хозяйственных целях. Например, его иногда применяют для смазывания деталей в разных инструментах (бензопила, сучкорезы, мото-косы и т. п.). Не секрет и то, что обработка деревянных поверхностей (исключительно для наружных работ) отработанным маслом предотвращает их порчу под воздействием окружающей среды.

Именно от того, как вы планируете в дальнейшем использовать отработанное моторное масло, и будет зависеть порядок его учета.

Нужно ли оприходовать отработанное моторное масло? Каков порядок его учета?

Запасы признаются активом при условии, что их можно достоверно определить, а также если использование таких запасов предусматривает получение будущих экономических выгод . Указание на это содержит п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 123 . Значит, отработанное моторное масло следует оприходовать на баланс учреждения, если вы можете сдать его на переработку и получить за это хоть какой-нибудь доход. Также нужно оприходовать такое масло, если вы планируете его использовать для хозяйственных нужд учреждения. Зато в случае, когда за утилизацию отработанного масла вам не платят, а вам самим придется заплатить (и такое возможно), тогда зачислять его на баланс учреждения нет никакого смысла. Достаточно будет вести только количественный учет этих отходов.

Для учета запасов, удерживаемых с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи, Планом счетов предусмотрен субсчет 261 «Запасы для распределения, передачи, продажи». Поэтому отработанное масло, которое учреждение планирует передать (реализовать) специализированному предприятию для утилизации, следует учитывать на этом субсчете. Тогда как учет отработанного масла, которое планируется оставить в учреждении и использовать для хозяйственных целей, целесообразно вести на субсчете 239 «Прочие материалы».

В целом порядок учета отработанного масла мало чем отличается от порядка учета металлолома, о котором мы уже не раз рассказывали на страницах нашей газеты. Оприходование такого масла (аналогично оприходованию металлолома) следует оформлять накладной (актом о приеме материальных ценностей). Результаты его оценки также нужно отразить в акте оценки произвольной формы. Стоимость таких материалов определяют исходя из цены их возможной реализации.

Важно! Если отработанное масло остается для непосредственного использования в учреждении (не сдается специализированному предприятию для переработки), не позднее последнего рабочего дня месяца на сумму таких материалов необходимо составить и подать в органы Госказначейской службы Справку о поступлениях в натуральной форме .

Рассмотрим порядок отражения операций по замене моторного масла в служебном автомобиле на счетах бухгалтерского учета на условном примере.

Пример 2 . Больница приобрела 6 л моторного масла для технического обслуживания кареты скорой помощи (ГАЗ-32214). Стоимость моторного масла - 420 грн. (в том числе НДС - 120 грн.). Замену масла в поддоне картера двигателя автомобиля произвел водитель больницы. Стоимость использованного масла списана на фактические расходы на основании акта списания по типовой форме № З-2.

При замене моторного масла из автомобиля было слито и оприходовано 5,5 л отработанного масла. Согласно акту оценки его стоимость составляет 27,50 грн. (5,5 л х 5 грн.). Руководством было принято решение о передаче отработанного масла на переработку специализированному предприятию. Факт передачи отходов специализированному предприятию был удостоверен актом приема отработанных масел (смазок).

Денежные средства за сданное отработанное масло в сумме 27,50 грн. поступили на специальный регистрационный счет бюджетного учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отображать так:

№ п/п		Корреспонденция субсчетов		Сумма, грн.
		дебет	кредит
	Перечислены средства поставщику за приобретенное моторное масло
	Оприходовано моторное масло
	Списано использованное моторное масло для техобслуживания автомобиля
	Оприходовано отработанное масло, которое подлежит сдаче специализированному предприятию
	Начислен доход от реализации отработанного масла
	Передано на основании акта отработанное масло специализированному предприятию
	Поступили средства от специализированного предприятия на специальный регистрационный счет учреждения
* Считаем использование субсчета 711 «Доходы по средствам, полученным в качестве платы за услуги» при оприходовании отработанного масла нецелесообразным, поскольку у учреждения в таком случае возникают не доходы, а обязательства по передаче его специализированному предприятию. Начисление дохода проводится при реализации отработанных масел специализированному предприятию.

На этом все. Берегите природу и уважайте закон!

Нормативные документы

КоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.

Желтый перечень отходов - Желтый перечень отходов, утвержденный постановлением КМУ от 13.07.2000 г. № 1102.

Порядок № 1221 - Порядок сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных масел (смазок), утвержденный постановлением КМУ от 17.12.2012 г. № 1221.

Постановление № 118 - постановление КМУ «Об утверждении Порядка подачи декларации об отходах и ее формы» от 18.02.2016 г. № 118.

Положение № 102 - Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.

Нормы № 43 - Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.

Инструкция № 333 - Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

План счетов - План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.

Правила № 615 - Правила предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденные приказом Мининфраструктуры от 28.11.2014 г. № 615.

ДСанПіН 2.2.7.029-99 - Государственные санитарные правила и нормы «Гигиенические требования обращения с промышленными отходами и определение их класса опасности для здоровья населения» ДСанПіН 2.2.7.029-99, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 01.07.99 г. № 29.

НП(С)БУ 123 - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 «Запасы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

Списание ГСМ производится на основании Руководящего документа Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» утвержденного Минтрансом России 29.04.2003 г.

Нормы расхода топлива предназначены для организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории РФ, независимо от их формы собственности.

Базовое значение расхода топлива определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Нормы списания ГСМ установлены в литрах на 100 км.

Для учреждения нормы расхода ГСМ. смазочных материалов и поправочных коэффициентов, которые увеличивают или уменьшают базовую норму на каждое автотранспортное средство устанавливаются приказом руководителя в соответствии с требованиями Норм расхода топлива.

Нормы расхода топлива могут повышаться при следующих условиях:

1. При работе автотранспорта в зимнее время года в зависимости от климатических условий районов страны – от 5 до 20 %. Например, в Центральной части России надбавка в зимнее время установлена в размере 10 % с 1 ноября по 31 марта. При значительных отклонениях (понижениях или повышениях) температуры от средних суточных или среднестатистических значений (температурная граница -5 град. С) руководителем учреждения может быть принято решение об уточнении начала и конца периода применения зимних надбавок, но только по согласованию с региональными (местными) службами Гидрометцентра РФ.

2. При работе автотранспорта в городах с населением:

– свыше 3 млн человек – до 25 %;

– от 1 до 3 млн человек – до 20 %;

– от 250 тыс. до 1 млн человек – до 15 %;

– от 100 до 250 тыс. человек – до 10 %;

– в городах и поселках городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек – до 5 %.

3. При работе автотранспорта, требующей частых технологических остановок, связанных с погрузкой и выгрузкой, посадкой и высадкой пассажиров, обслуживания пенсионеров, инвалидов, больных и т. п. (при этом остановки у светофоров, перекрестков и переездов не учитываются) – до 10 %.

4. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии – до 10 %, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии – до 15 %, в строенном – до 20 %.

5. Для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет, – до 5 %, более 8 лет – до 10 %.

6. В зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже + 5 град. С) время года при простоях и прогреве автомобилей и автобусов, а также при простоях с работающим двигателем в ожидании пассажиров (в том числе больных, инвалидов и т. п.) устанавливается нормативный расход топлива из расчета один час простоя соответствует 10 км пробега автомобиля.

Норма расхода топлива может снижаться при работе на дорогах общего пользования за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15 %. В случае эксплуатации автотранспорта в пригородной зоне вне границы города поправочные (городские) коэффициенты не применяются.

Для легковых автомобилей нормируемое значение расхода топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01х Нs x S x (1+0,01х D), где

Qн – нормативный расход топлива, литры;

Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная поправка или снижение) к норме в процентах.

Расчет нормативного расхода масел и смазок производится по формуле:

Мн = 0,01х Нм x Qн x (1+0,01+D), где

Мн – нормативный расход масел и смазок;

Нм – базовая норма расхода масел и смазок;

Qн – нормативный расход топлива;

D – корректирующие коэффициенты.

Пример 27.

На балансе учреждения находится легковой автомобиль ГАЗ-3102 2000 г. выпуска с двигателем ЗМЗ-4022.10. Согласно данным путевого листа от 15 апреля 2006 г. ГАЗ-3102 пройдено 400 км, в том числе: в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн чел. – 50 км, в пригородной зоне – 330 км и в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. чел. – 20 км.

Согласно данным транспортного средства базовая норма расхода топлива на 100 км пробега составляет 13 л.

Определим расчетное нормативное значение расхода топлива:

– расход топлива в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 50 км – может быть увеличен на 15 %:

50 км x 13 л x 115 % / 100 км = 7,5 л;

– в пригородной зоне пройдено 330 км – увеличение базовой нормы не производится:

330 км x 13 л / 100 км = 42,9 л;

– в поселке городского типа (при наличии светофоров и других знаков дорожного движения) с населением до 100 тыс. человек автомобилем пройдено 20 км. В данном случае базовая норма может быть увеличена на 5 %:

20 км x 13 л x 105 % / 100 км = 2,7 л.

Кроме того, данный автотранспорт 2000 г. выпуска, то есть автомобиль эксплуатировался более 5 лет, поэтому приказом руководителя учреждения определена надбавка – 5 %, таким образом, количество израсходованного топлива составит 55,76 л (53,1 л x 105 %).

При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Так, нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, а нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел могут быть увеличены до 20 % для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т. п.

Пример 28.

Используя условия предыдущего примера, рассчитаем норму списания моторного и специального масел.

Норма расхода моторного и специального масел согласно Нормам расхода топлива составляет:

– моторные масла – 1,7 л на 100 л топлива;

– специальные масла и жидкости – 0,05 л на 100 л топлива.

Списание моторного масла в апреле 2006 г. должно быть произведено в количестве 6,8 л (400 x 1,7 / 100).

Списание специальных масел и жидкостей произведено в количестве 0,2 л (400 x 0,05 / 100).

С 2006 г. материалы могут списываться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости (на усмотрение бюджетного учреждения). Способ списания материалов отражается в учетной политике учреждения.

Отметим, что средняя фактическая стоимость определяется с учетом запасов, поступивших в течение текущего (ранее – данного) месяца на дату списания.

Обратите внимание: отражение в учете операций по перемещению ГСМ внутри учреждения осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально-ответственного лица на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

В бухгалтерском учете данные операции отражаются по дебету счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов» и кредиту счета 0 105 03 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов».

Все виды топлива и смазочных материалов списываются в расход на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) и Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), а также Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Списание израсходованных материальных запасов, в том числе ГСМ, на основании оправдательных документов отражается по дебету счета 0 401 01 272 «Расходование материальных запасов» и кредиту счета 0 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Пример 29.

Согласно принятой медицинским учреждением учетной политики на 2006 г. списание материальных запасов производится по средней фактической стоимости.

Медицинское учреждение за счет средств, полученных от бюджетной деятельности, приобрело в марте 2006 г. 10 канистр тосола на общую сумму 1500 руб.

По состоянию на 01.03.2006 по этой группе оставались остатки в количестве 3 канистр, стоимостью 360 руб.

В течение марта 2006 г. по указанной группе материальных запасов списано 9 канистр тосола.

Лицевой счет медицинского учреждения обслуживается территориальным органом Федерального казначейства.

Средняя фактическая стоимость тосола составит 143,08 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан.).

Средняя фактическая стоимость остатка 1 канистры тосола по состоянию на 01.04.2006 равна 143,07 руб. ((1500 + 360) руб. / (3 + 10) кан. – (9 кан. x 143,08 руб.)).

Операции по списанию ГСМ в данном случае отразятся в бюджетном учете учреждения в следующем порядке:

Аналитический учет ГСМ ведется материально-ответственными лицами на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей по их наименованиям, сортам и количеству.

Склад отработки

Стабильная работа автомобиля зависит не только от исправности механизмов двигателя. Не в меньшей степени на нее влияет качество горюче-смазочных материалов. Но в процессе использования смазка постепенно утрачивает свои свойства и становится непригодной. Тогда ее нужно слить из двигателя и провести списание масла моторного.

Старение смазки – это нормальный процесс. Свойства добавки ухудшаются из-за окисления, а также воздействия внешних загрязнений и присадок. В инструкции по эксплуатации, прилагающейся к транспортному средству, описаны примерные сроки, в которые нужно менять оксоль для обеспечения работоспособности двигателя.

Величина отрезка времени зависит от километража, пройденного автомобилем. Также следует обратить внимание, происходит ли разжижение масла топливом. Если смазочный материал становится излишне вязким, он начинает быстро терять свои противоизносные свойства.

Как понять, сколько списать?

К каждому транспортному средством прилагает сервисная книжка. В ней описана последовательность действий, необходимых для процесса технического обслуживания. Кроме этого, там имеются сведения о необходимых расходуемых материалах. Затраты автохимии, которая подлежит списанию, рассчитываются бухгалтером исходя из пройденных автомобилем километров.

Нормы списания моторного масла определяются утвержденными регуляторными документами. В них предусмотрен расход топлива для каждой марки автомобиля. Расчет ведется на 100 км пробега. Кроме этого, существуют надбавки к стандартам расхода, которые рассчитываются исходя из определенных условий. К таким условиям можно отнести:

Старое и новое масло

• зимнее время,
• наличие горной местности,
• условия дорог в поселках городского типа.
• Таким образом, перед тем как списать масло моторное, бухгалтер определяет:
• Норму расхода, которая зависит от марки автомобиля, его модели, модификации.
• Надбавку, приписывающуюся в зависимости от определенных условий.

С учетом эти факторов и километража, пройденного автомобилем, рассчитывается размер смазочных средств, которые необходимо списать.

Как определяются стандарты расхода топлива?

Стандарты расхода ГСМ предназначены для планирования потребности предприятий и учреждений в данных продуктах, а также для контроля их затрат. Нормирование определяет допустимые значения расхода масла при различных условиях эксплуатации машины.

В настоящий момент для автомобилей установлены:

• базовая линейная норма расхода;
• на пробег, при осуществлении специальной операции;
• на работу обогревателя;
• на работу спецоборудования.

Базовая норма устанавливается для определенных видов автомобилей. Так как в настоящее время большинство машин имеют многовариантную комплектацию, линейные нормы описывают технические данные и особенности модификации.

Различают стандарты для бензиновых и дизельных машин, использующих сжиженный нефтяной газ, а также для транспортных средств, работающих на природном газе, и газодизельных авто. От всех этих параметров зависит, как списывать моторное масло.

Кроме постоянных, существуют временные стандарты:

1. Для автомобилей, которые не отличаются от базовой модели. Расход устанавливается по тем же нормативным актам, что и для транспортного средства базовой модели.
2. Для моделей, которые имеют отличия от базовой. Расчет в таком случае делается как для предыдущего вида авто, но расход топлива считается исходя из тонны нагруженного веса.
3. Для автотранспорта, на котором имеется специализированное оборудование.

Для модификаций, имеющих газодизельные и газобаллонные двигатели, временные нормы рассчитываются так же, как для новых моделей. Учет ведется исходя из особенностей механизма и дополнительного расхода горючего материала, определяемого влиянием погодных условий. Также существуют нормы, которые предприятие рассчитывает для себя самостоятельно. Они называются временными индивидуальными нормами.

Подскажите, пожалуйста, как правильно списывать тосол и тормозную жидкость, использованные для технического обслуживания автотранспорта? Какими нормативными документами при этом следует руководствоваться, в частности, можно ли применять Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (специальные масла - 0,05 л/100 л)? Как часто необходимо проводить списание этих эксплуатационных жидкостей (один раз в месяц, в квартал, раз в полгода)?

Для начала давайте выясним, с чем имеем дело. Что же такое тосол и тормозная жидкость? Тосол - это разновидность незамерзающей охлаждающей жидкости (антифриза), разработанной в СССР. Его название происходит от сокращенного «ТОС» (технология органического синтеза). Тосол защищает системы охлаждения двигателя автомобиля при низких температурах зимой и от перегревов летом. Следует отметить, что тосол имеет ряд особенностей, которые отличают его от других видов антифриза, однако от этого его суть и назначение не меняются.

Кстати, Госкомпредпринимательства в свое время в письме от 21.06.2004 г. № 4123 указало на принадлежность тосола к нефтепродуктам . То есть тосол следует рассматривать как горюче-смазочную жидкость.

Относительно тормозной жидкости , то она является неотъемлемой частью гидравлической системы всех автомобилей, оснащенных дисковыми и барабанными системами торможения. Главное назначение тормозной жидкости - это передача энергии от главного тормозного цилиндра к колесным цилиндрам. Последние прижимают тормозные накладки к тормозным дискам или барабанам, что собственно и обеспечивает процесс торможения.

Имейте в виду: порядок и периодичность проведения технического обслуживания и ремонта дорожных транспортных средств юридическими лицами независимо от форм собственности определены Положением о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденным приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее - Положение № 102 ). В частности, сезонное техническое обслуживание транспортного средства предусматривает в первую очередь промывание системы охлаждения двигателя автомобиля (п. 1 приложения В к Положению № 102 ). Целью такого техобслуживания является подготовка авто к использованию в условиях осенне-зимнего и весенне-летнего периодов. Сезонное техническое обслуживание согласно п. 3.11 Положения № 102 следует осуществлять дважды в год (весной и осенью) вместе с дежурным ТО-2 (второе техническое обслуживание).

В свою очередь, проверка уровня жидкости в гидроприводе тормозов является одним из видов работ, которые выполняют при ТО-1 (первое техническое обслуживание). На это указывает п. 20 приложения А к Положению № 102 (ср. 025069200). Периодичность проведения ТО-1 определена в п. 3.9 Положения № 102 (Таблица 1. Периодичность технического обслуживания дорожных транспортных средств). В зависимости от вида транспортного средства - это один раз на каждые 5000 км пробега (для легковых автомобилей) и один раз на 4000 км (для грузовых автомобилей и автобусов, созданных на их базе). Однако такая периодичность техосмотров, предусмотренная нормами Положения № 102 , носит рекомендательный характер. К тому же она по большей части отличается от периодичности обслуживания, определенной документацией завода-производителя. Следовательно в этом вопросе следует руководствоваться прежде всего требованиями и рекомендациями заводов-производителей соответствующих транспортных средств.

Теперь о нормах списания тосола (другого вида антифриза) и тормозной жидкости. Сразу же отметим, что Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 , не содержат никаких норм расхода упомянутых эксплуатационных жидкостей. А специальные масла, о которых идет речь в вопросе, являются разновидностью моторных масел, предназначенных специально для конкретных видов двигателей. Никакого отношения к тормозной или охлаждающей жидкости такие масла не имеют. Поэтому руководствоваться при их списание упомянутыми Нормами нельзя . Информацию по этому поводу стоит искать в технической документации по эксплуатации транспортных средств, рекомендациях заводов-производителей. И уже с учетом этих данных следует устанавливать нормы расходов охлаждающей, тормозной и других видов эксплуатационных жидкостей для каждого автомобиля отдельно.

Для документального оформления хозяйственных операций по поступлению, движению и выбытию запасов бюджетные учреждения должны применять первичные документы, утвержденные приказом Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению» от 18.12.2000 г. № 130. Такое требование предусмотрено п. 3 разд. І Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11 . Таким образом, при списании тосола и тормозной жидкости, использованных для техобслуживания транспортного средства, следует оформлять Акт списания по типовой форме № З-2, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 . Также допускается составление акта о списании произвольной формы с указанием в нем исчерпывающей информации об объекте списания (название материальных ценностей, их количество, цели, на которые они использованы).

Для обобщения информации о наличии и движении таких эксплуатационных жидкостей, как охлаждающая и тормозная, предназначен субсчет 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы». На этом субсчете учитывают указанные материальные ценности с момента их оприходования на склад до момента их фактического расходования. Выданные со склада водителям (механикам) тосол и тормозную жидкость отражают на отдельных аналитических счетах в разрезе лиц, которые их получили. Сразу после использования для технического обслуживания транспортного средства эти жидкости списывают с учета. То есть тормозная и охлаждающая жидкости, залитые в соответствующие системы автомобиля, являются одним целым с ним и отдельно не учитываются.

Порядок отражения операций по замене тосола и тормозной жидкости в автомобиле на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на примере.

Пример . Для проведения технического обслуживания легкового служебного автомобиля было приобретено 10 л тосола А-40 стоимостью 160,00 грн. (в том числе НДС - 26,67 грн.) и 1 л тормозной жидкостей DOT-4 стоимостью 159,00 грн. (в том числе НДС - 26,50 грн.). Эксплуатационные жидкости переданы со склада водителю Кравченко М. О. для заливания в систему охлаждения двигателя и тормозную систему автомобиля на основании накладной типовой формы № З-3. Списание фактически израсходованных тосола и тормозной жидкости оформлено актом списания (форма № З-2).

В бухгалтерском учете эти операции отображаются так (см. с. 32):

№ п/п		Корреспонденция субсчетов		Сумма, грн.
		дебет	кредит
	Получено от поставщиков и оприходовано тосол и тормозную жидкость (без НДС)
	Отражена сумма НДС, оплаченного во время приобретения запасов
	Перечислена оплата поставщику за полученные запасы
	Выдано тосол и тормозную жидкость со склада водителю Кравченко М. О.	235/Кравченко
	Списана стоимость тосола и тормозной жидкости, использованных для проведения техобслуживания автомобиля (на основании акта списания)		235/Кравченко

Для моторного топлива порядок списания по фактической цене единицы недопустим, поскольку цена единицы имеет смысл только для штучных материальных запасов.

Выбор способа

В отношении выбора порядка учета (списания) моторного топлива для транспорта наиболее правильным представляется организация учета с усреднением цены по каждой единице транспорта отдельно без разбивки бензина по сортам.

В отношении автотранспорта, кроме моторного топлива, в составе счета 0 10533 000 также подлежат учету смазочные материалы. По назначению смазочные материалы разделяются на:

Моторное масло, заливаемое в двигатель;

Трансмиссионное масло, заливаемое в коробку передач;

Специальные масла (например, для гидравлической системы);

Пластичные смазки.

Для каждой марки автомобилей производителями устанавливается ряд параметров, определяющих периодичность и необходимое количество масла для замены. Этими параметрами являются:

Заправочные объемы;

Периодичность проведения технического обслуживания (ТО) и состав проводимых работ;

Норма угара масла (сколько масла может расходоваться на долив в межсервисный период).

Пример №1

Для автомобиля ВАЗ-2110 производителем установлены следующие параметры.

Заправочные объемы:

Система смазки двигателя, включая масляный фильтр, - 3,5 л моторного масла;

Коробка передач - 3,3 л трансмиссионного масла;

Система охлаждения двигателя, включая отопитель, - 7, 8 л охлаждающей жидкости (тосол, антифриз).

Периодичность работ по техническому обслуживанию: плановое техническое обслуживание - каждые 15 тыс. км до 120 тыс. км, далее не регламентировано, но не реже чем через 10 тыс. км (периодичность ТО следует установить распоряжением руководителя). Замена моторного масла производится при каждом ТО. Замена масла в коробке передач и охлаждающей жидкости - при каждом пятом ТО.

Знание перечисленных параметров позволит бухгалтеру проконтролировать обоснованность списания смазочных материалов:

Разовый расход жидкостей при выполнении ТО не должен превышать заправочного объема. Так, исходя из параметров, приведенных в примере, неоправданно расходовать пятилитровую канистру моторного масла на ТО автомобиля ВАЗ-2110, потому что заправочный объем составляет всего 3,5 л, залить 5 л просто некуда;

Если замена масел (и других жидкостей) производится чаще, чем регламентировано, это может свидетельствовать либо о недостоверности документов, либо о неисправности автомобиля. Непринятие мер к устранению неисправности может быть квалифицировано как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения;

Если замена масел (и других жидкостей) производится реже, чем регламентировано, речь идет не об экономии, а о нарушении правил эксплуатации, что также может быть расценено как предумышленное причинение ущерба имуществу учреждения.

Для обеспечения полноценного контроля за приобретением и расходованием масел следует:

Отражать в учете масла с указанием типа (моторное, трансмиссионное), сорта (минеральное, полусинтетическое, синтетическое), торговой марки и цифровых индексов - от этих характеристик зависит цена, их отсутствие в документах поставщика может свидетельствовать о недостоверности документов;

Сопоставлять расход масел при плановом техническом обслуживании с объемом, указанным в технической документации автомобиля;

Сопоставлять расход масел в период между плановыми техническими обслуживаниями с пробегом и нормами;

Иметь в виду, что при замене моторного масла всегда выполняется замена масляного фильтра. Списание моторного масла в объеме полной замены без соответствующего списания фильтра может свидетельствовать о недостоверности документов списания.

Казенные учреждения

Нередко встречаются ситуации, когда в рамках одного ведомства одно казенное учреждение производит операции перевозки для другого учреждения с последую- щей компенсацией расходов на топливо.

Пример №1.

В число подведомственных учреждений районного отдела культуры входят районная библиотека и районный Дом культуры, получающие финансовое обеспечение в форме бюджетных ассигнований по разным кодам бюджетной классификации. В библиотеке есть автобус, а в Доме культуры - автомобиль «Волга». Периодически библиотека предоставляет свой автобус Дому культуры либо использует принадлежащий Дому культуры легковой автомобиль, в зависимости от того, какому учреждению сколько человек необходимо перевезти.

Правильное документальное оформление и отражение в учете таких операций вызывает у бухгалтеров проблемы.

Общий принцип здесь должен быть такой:

1) учреждение, которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляет заявку в письмен- ном виде;

2) учреждение, предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист. Рекомендуется заправить полный бак, чтобы потом определить точный фактический расход методом «заправки до полного»;

3) после поездки учреждение, предоставлявшее транспорт, передает копию путевого листа учреждению, использовавшему автомобиль;

4) учреждение, использовавшее автомобиль, производит его заправку за счет своих средств в объеме в соответствии с путевым листом;

5) в учете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 1 30404 340 с использованием кода КБК учреждения, которое эксплуатировало автомобиль и произвело дозаправку за счет своих средств. При этом произойдет некоторое несогласование по времени операций - по датам документов списание топлива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление на основании извещения. Учреждению, предоставлявшему автомобиль, важно в своем учете операцию по поступлению и списанию топлива отразить по коду КБК учреждения, использовавшего автомобиль, что необходимо для четкого про- ведения консолидации отчетности главным распорядителем бюджетных средств:

		Бухгалтерская запись
		дебет счета	кредит счета
	Приобретение топлива уч- реждением, использовавшим автомобиль	КБК1 10533 340	КБК1 30234 730
	Передача топлива по извеще- нию учреждению, предостав- лявшему автомобиль	КБК1 30404 340	КБК1 10533 440
	Отражение поступления то- плива в учете учреждения, предоставлявшего транспорт	КБК1 10533 340	КБК1 30404 340
	Отражение списания топлива в учете учреждения, предо- ставлявшего транспорт	КБК1 40120 272	КБК1 10533 440

Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распоряди- телю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по счету 0 30404 000.

Типичной ошибкой при осуществлении таких операций является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом слу- чае возникают две проблемы:

В учете учреждения, использовавшего автомобиль, будет отражено списание материальных запасов на основании первичного документа, оформленного другим учреждением (путевой лист выписан другим учреждением на автомобиль другого учреждения);

В учете учреждения, предоставлявшего автомобиль, один путевой лист выпадет из общей последовательности.