Законодательство РФ предъявляет ряд требований к сопровождению хозяйственных операций, в том числе и к грамотному, в правовом смысле, оформлению документации. Для детального рассмотрения возьмем образец акта выполненных работ по аренде помещения и постараемся ответить на вопрос, нужны ли акты по аренде помещения.

Акты по аренде помещения

Одним из требований является обязанность субъектов подтверждать сделки при аренде имущества первичными документами. Рассмотрим два основных:

1. Акт приемки — передачи имущества в аренду (ст. 795 Гражданского кодекса).

Именно этот документ подтверждает факт передачи предмета договора в аренду, ее начало. Где находит подтверждение согласие стороны правоотношений взять имущество, состояние которого удовлетворяет условиям соглашения. При возврате – составляется акт приемки-передачи, который свидетельствует об окончании арендных правоотношений.

1. Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Этот документ закрепляет право пользования объектом, после подписания его арендодателем и съёмщиком помещения. Если соглашением определен дополнительный первичный документ, являющийся отражением расчетов представленных услуг (аренды имущества), то он оформляется согласно письму Минфина от 30.05.16 № 31-11410-09-10/15182 с. 15 (далее – Письмо № 15182); письму ГФС от 19.01.16 № 919/6/99-99-19-03-02-15 (далее – Письмо № 919), с обязательным указанием суммы арендной платы. Кроме того определена необходимость наличия платежных документов, подтверждающих предоставление, оплату услуг аренды (Письмо № 919).

Часто договором предусматривается возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Для этого арендодатель представляет съёмщику подтверждающие платежные документы от поставщиков коммунальных предприятий, перечисляет необходимые услуги. Иногда удобно дополнительно оформить акт оказанных услуг с возмещением их стоимости. Именно для подтверждения арендных правоотношений между сторонами (понесенных расходов) и необходимы эти документы.

Необходимо знать, что только своевременное, обоюдное подписание вышеуказанных правовых форм имеет юридическую силу.

Акты при аренде помещения защищают права как арендодателя, так и арендатора

Акт считается правомерным в случае, если он был подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчиком) с обязательным указанием факта отказа в подписании противоположной стороны. Однако, в этом случае необходимы подписи свидетелей. Отказ не оказывает влияния на юридическую силу и может расцениваться как отказ от принятия работы либо услуги.

Недооформленный (не подписанный обеими сторонами) акт приемки — передачи помещения, например, или вообще его отсутствие, могут привести к материальным потерям обе стороны соглашения. А при отсутствии документов при проверке, фактически подтверждающих аренду, контролирующий орган может расценить эту ситуацию как нарушение ст. 9 Закона от 16.07.99 № 996-XIV, п. 1.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88 (далее – Положение № 88).

Первичная документация

Законодатель определил необходимость составления первичной документации как основания для ведения бухгалтерского учета. При их отсутствии орган ГФС не посчитает правомочными расходы, влияющие на расчет налогооблагаемой прибыли.

Обязательные пункты, присутствующие в первичных документах

Отметим основные важные сведения, которые должен содержать первичный документ в соответствии с нормами закона, к примеру, акт выполненных работ по договору аренды (п. 2.4 Положения № 88):

1. Название документа.
2. Дата составления. Минфин Письмом № 15182 определил время оформления акта приемки-передачи нежилого помещения – число, месяц, год подписания. Советуем обратить внимание на этот момент: эта дата подтверждает момент действительной передачи предмета договора в аренду, с которой и начинается отсчет её срока. Время составления акта выполненных работ (оказанных услуг) как правило, приходится на последний день отчетного периода, пребывания объекта в аренде.
3. Информация об исполнителе (указывается исходя из сведений учредительных документов).
4. Данные о заказчике.
5. Форма составления обычно табличная, где указывается:

• номер по порядку;
• наименование работы;
• в каком объеме;
• единицы измерения;
• стоимость каждой выполненной операции. По мнению Минфина, сумма арендного платежа за период, указанный договором должна быть представлена документом в обязательном порядке;
• итоговая сумма. Сумма под таблицей указывается с учетом и без НДС. Итоговая сумма прописывается прописью.

1. Обязательное уточнение, свидетельствующее о том, что арендодатель претензий не имеет и согласен с указанными данными.
2. Должности, личные подписи лиц, совершивших сделку, с указанием фамилий и инициалов. Эти лица несут ответственность за ее оформление.

Чтобы акт выполненных работ при аренде помещения имел юридическую силу, его нужно правильно составить

Как оформляются выполненные работы

Во избежание неожиданностей, при заключении договора лучше согласовать форму этого документа заранее:

1. Оформляется письменно. Устная договоренность не имеет юридической силы.
2. Должен содержать информацию об объекте недвижимости.
3. Если документ имеет нескольких страниц, подписи сторон должны стоять на каждой из них – с целью невозможности их подмены.
4. По количеству участников сделки – два экземпляра.

При возникновении споров между сторонами является одним из оснований для разрешения их судом.

Что делать при ошибке

Приведем примеры часто встречаемых проблем и пути их решения:

1. Арендодатель ошибочно указал в акте выполненных работ (оказанных услуг) другую площадь сдаваемого в аренду объекта.

В соглашении, акте приемки — передачи – одна площадь, в акте выполненных работ (оказанных услуг) – иная. Как внести уточнение? Рекомендуем воспользоваться нормами п. 4.2 и 4.4 Положения № 88: ошибка исправляется путем зачеркивания, написания верной записи и даты исправления, заверяется подписями лиц, подписавших документ. Так законодатель установил возможный порядок исправлений первичных документов.

Другой вариант: до конца отчетного периода владелец объекта аренды оформляет новый акт с уточненными данными, направляет его съёмщику для подписания и бухгалтерских отметок. В сопроводительном письме указывается причина замены документа.

1. Если ошибкой стала сумма арендного платежа, повлекшая за собой изменение налоговой накладной, то арендодатель составляет корректировочный акт, уточняя необходимую сумму.

Выписывается расчет уточнения к первоначально выписанной налоговой накладной и новый налоговый документ с дальнейшей регистрацией в Едином реестре налоговых накладных.

В случае обнаружения ошибки позднее (следующий год), предприятие вносит исправления, руководствуясь П(С)БУ 6, а по налоговому учету – уточняется декларация по налогу на прибыль.

При выявлении ошибок в акте выполненных работ при аренде помещения, их необходимо исправить в срочном порядке

Особенности исправления проблем

Найдем ответы на часто встречающиеся проблемы в таблице:

Реквизит	Как заполнить	В чем опасность
Полное название	Акт выполненных работ по аренде нежилого помещения можно составить в свободной форме.	Первичная документация, которая обезличена – отсутствует название, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль.
ИНН заказчика и исполнителя		По ИНН идентифицируется организация. Результатом ошибки будет снятие расходов.
Наименование, стоимость	Стоимость указывается в рублях, копейках. Название должно иметь конкретику.	Неточное, размытое название, нестыковка между стоимостью, указанной договором и актом выполненных работ (услуг) - признак нереальной сделки. Необходим исполнительский отчет с уточнениями (решение Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014). Можно оформить как приложение к акту выполненных работ (услуг).
Подписи, печати	Если расписывается уполномоченный сотрудник по доверенности, то указывается его занимаемая должность, инициалы, реквизиты доверенности. Организация, работающая без печати, может её не ставить.	Акт, в котором нет подписей, либо представлены подписи неуполномоченных лиц, не дает права на расходы. Запросите у контрагента подтверждение отказа от печати. Иначе могут быть споры с налоговой организацией.
Соглашение	Сошлитесь на договор	Такая ссылка - необязательна. Однако она поспособствует идентификации услуги. Особенно в случае заключения сразу нескольких контрактов.
Наименование сторон	Можно указать сокращенное или полное, это не столь важно.	Если ИНН прописан верно, то неточность в названии организации не помешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Лучше все же её исправить.
КПП сторон	Лучше обратиться к договору и сравнить с выпиской из ЕГРЮЛ

Организация арендует помещение. Арендатор и арендодатель применяют УСН. Договором аренды не предусмотрено, что арендодатель обязан ежемесячно выписывать акты приема-передачи услуг. Помещение арендатором принято на основании акта приема-передачи.
Арендодатель с ноября 2015 года не дает никаких документов (ни актов выполненных работ, ни универсальных передаточных документов), мотивируя это тем, что с 01.11.2015 он перешел на УСН.
Правомерны ли действия арендодателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Арендодатель вправе ежемесячно не выписывать акт приема-передачи услуг, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды.
В целях документального подтверждения расходов в виде арендных платежей организации, применяющей УСН, достаточно иметь действующий договор аренды, акт приемки-передачи арендованного помещения, а также документы, подтверждающие оплату арендных платежей.

Обоснование вывода:
Согласно ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.
ГК РФ установлено, что арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). При этом порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.
Отметим, что ГК РФ, регулирующая правоотношения по договору аренды, не требует от арендатора и арендодателя ежемесячного подтверждения исполнения сторонами своих обязательств по договору аренды путем составления актов.
Согласно НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, при определении налоговой базы уменьшают полученные доходы на арендные (в том числе лизинговые) платежи за арендуемое (в том числе принятое в лизинг) имущество.
По общему правилу расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты ( НК РФ).
В целях НК РФ оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика - приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав.
Общим условием признания расходов, указанных в НК РФ, в том числе и расходов на арендные платежи, является их соответствие критериям, указанным в НК РФ, то есть данные расходы должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода ( НК РФ).
Представители финансового ведомства подтверждают, что если расходы осуществлены в целях предпринимательской деятельности и направлены на получение дохода, а также обоснованы, документально подтверждены и оплачены, то налогоплательщик вправе учесть такие расходы при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН ( Минфина России от 03.04.2015 N 03-11-11/19003, от 24.11.2014 N ).
При этом документами, подтверждающими расходы на аренду для целей налогообложения, являются действующий договор аренды, прошедший в установленных случаях государственную регистрацию, а также документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества ( Минфина России от 13.12.2012 N 03-11-06/2/145).
На указанные выше документы (заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества) указывают представители финансового и налогового ведомств и для учета расходов в целях налогообложения прибыли ( Минфина России от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763, от 06.10.2008 N , УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N , ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81 и др.).
В Минфина России от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118 отмечено, что ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения не требуется.
Более подробно указанный вопрос был рассмотрен специалистами ФНС России в от 05.09.2005 N 02-1-07/81. В нем было указано, что согласно НК РФ услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Соответственно, если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то из этого следует, что услуга реализуется (потребляется) сторонами договора. Поэтому основания для включения в состав налоговой базы расходов в связи с потреблением услуги возникают у организаций вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги, тем более что требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг в виде аренды ни НК РФ, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено.
При этом из разъяснений специалистов финансового ведомства следует, что акт приемки оказанных услуг по аренде обязателен только в том случае, если его оформление предусмотрено договором аренды ( Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, от 24.03.2014 N ).
В данной ситуации договором аренды не предусмотрена обязанность арендодателя ежемесячно оформлять акт приема-передачи услуг.
Следовательно, в рассматриваемом случае в целях документального подтверждения расходов в виде арендных платежей организации, применяющей УСН, достаточно иметь действующий договор аренды, акт приемки-передачи арендованного помещения, а также документы, подтверждающие оплату арендных платежей.
Также обратите внимание, что, по мнению Минфина России, если у правообладателя отсутствует регистрация права собственности на арендуемое недвижимое имущество, арендатор не вправе учитывать арендные платежи по указанному имуществу в составе расходов в целях налогообложения (смотрите письма от 01.12.2011 N 03-03-06/1/791, от 13.05.2011 N 03-03-06/1/292).
При этом суды в подобных случаях принимают решения в пользу налогоплательщиков и считают, что отсутствие у арендодателя права собственности на переданное имущество не является обстоятельством, исключающим правомерность учета арендатором арендных платежей при налогообложении ( ФАС Московского округа от 06.10.2011 N Ф05-10234/11, от 26.08.2011 N , ВАС РФ от 15.10.2007 N 12342/07).
Отметим, что указанные разъяснения и судебные решения касаются учета расходов в целях налогообложения прибыли. По нашему мнению, они могут применяться и в отношении расходов, принимаемых в целях налогообложения при применении УСН.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Акценты этой статьи:

• самый важный документ при аренде имущества – акт приемки-передачи. Это подтверждает и суд, решение которого приведено в статье;
• все обязательные реквизиты должны присутствовать в актах. Обратите внимание на даты составления и подписания, а также на наличие информации о размере арендной платы в актах выполненных работ (оказанных услуг).

Документы при аренде помещения и цель их составления

Законодательство требует, чтобы все хозяйственные операции были подтверждены первичными документами. И операции при аренде имущества – не исключение. Обязанность составлять первичные документы при аренде установлена законом, об этом говорится и в разъяснениях различных госорганов.

Основным документом, подтверждающим факт передачи имущества в аренду и начало срока аренды, является акт приемки-передачи имущества в аренду (ст. 795 Гражданского кодекса). Этот акт еще и подтверждает согласие арендатора взять имущество в аренду в состоянии, удовлетворительном на момент передачи. При возврате имущества составляется акт приемки-передачи имущества из аренды, его оформление будет свидетельствовать об окончании срока аренды.

Факт пользования объектом аренды также подтверждается первичным документом. Как правило, оформляется акт выполненных работ (оказанных услуг) , который подписывается арендодателем и арендатором. При этом, если условиями договора об аренде установлен отдельный первичный документ, который является подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то составляется первичный документ, определенный таким договором (см. письмо Минфина от 30.05.16 г. № 31-11410-09-10/15182 на с. 15 этого номера, далее – Письмо № 15182; письмо ГФС от 19.01.16 г. № 919/6/99-99-19-03-02-15, далее – Письмо № 919). В таком первичном документе указывается размер арендной платы. Кроме акта нужны платежные документы , которые подтвердят, что услуги аренды поставлены и оплачены (на это указывает ГФС в Письме № 919).

При аренде недвижимого имущества (зданий, помещений) договором может быть предусмотрено, что арендатор возмещает арендодателю стоимость коммунальных услуг . Для подтверждения их стоимости арендодатель может предоставить арендатору копии документов, оформленных поставщиками – коммунальными предприятиями, и привести перечень таких услуг в акте выполненных работ (оказанных услуг) по аренде или же дополнительно оформить акт приемки-передачи услуг, стоимость которых возмещается.

Цель составления всех этих документов одна – подтвердить арендные взаимоотношения между сторонами (в частности, понесенные при этом расходы).

Что будет, если документы не оформлены

Например, при заключении договора аренды здания стороны указали, что здание передается в аренду в течение трех дней после подписания договора – на основании акта приемкипередачи, подписанного обеими сторонами. Однако акт по каким-то причинам так и не был подписан, то есть нужный документ не оформлен.

Может ли арендатор пользоваться этим зданием? А если он пользуется, может ли он не платить арендную плату?

На этот счет есть интересная судебная практика. В частности, в постановлении от 29.10.13 г. по делу № 5017/2266/2012 (речь шла о договоре субаренды) ВХСУ указал: анализ законодательства свидетельствует о том, что только подписание сторонами акта приемки-передачи является подтверждением того, что субарендатор принял здание в фактическое пользование в удовлетворительном состоянии. В итоге суд установил, что у субарендатора отсутствуют основания уплачивать плату за субаренду, так как в связи с отсутствием акта приемки-передачи у него не возникли законные основания для ее уплаты.

Как видите, неоформленный (не подписанный обеими сторонами) акт приемки-передачи имущества в аренду или его отсутствие могут сыграть злую шутку с арендодателем.

Отсутствие же документов, подтверждающих факт аренды, может быть расценено как нарушение ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV и п. 1.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88). В них сказано о необходимости составления первичных документов как основания для ведения бухучета. А если нет первичных документов, то орган ГФС не признает и расходы, которые участвовали в расчете налогооблагаемой прибыли.

Самые главные реквизиты документов

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный документ, приведен в п. 2.4 Положения № 88. Ниже мы расскажем, отсутствие каких именно реквизитов или их неправильное заполнение является самым штрафоопасным.

1. Дата составления. Минфин в Письме № 15182 указал, что датой составления акта приемки-передачи имущества является дата подписания акта. Рекомендуем учитывать этот момент, так как дата составления подтверждает фактическую передачу имущества в аренду, с которой начинается срок аренды. Дата составления акта выполненных работ (оказанных услуг) обычно приходится на последний день отчетного периода (месяца, квартала и т. д.), в котором объект находился в аренде. Например, такой акт за август может быть датирован 31 августа (но не сентябрем, даже если в договоре указано, что акт представляется в течение установленного количества дней после окончания отчетного периода).

2. Размер арендной платы за определенный период. По мнению Минфина, эту информацию обязательно должен содержать документ, подтверждающий факт аренды объекта в течение определенного периода (акт выполненных работ/оказанных услуг).

Как исправить ошибку

К примеру, арендодатель ошибся и указал в акте выполненных работ (оказанных услуг) неправильную площадь сдаваемого в аренду помещения. В договоре аренды и в акте приемки-передачи – одна площадь, а в акте выполненных работ (оказанных услуг) – другая, хотя помещение одно и то же. Надо исправить неточность? Надо.

Для этого необходимо воспользоваться нормами п. 4.2 и 4.4 Положения № 88, исправив ошибку в акте путем зачеркивания и проставления правильной записи и даты исправления, а также заверив исправление подписью лиц, подписавших акт. Таков общий порядок исправления ошибок в первичных документах, установленный законодательно.

Однако на практике предприятия могут предпринять другие действия. Так, если отчетный период не закончен, арендодатель может оформить новый акт с правильными данными и направить его арендатору для подписания и отражения в учете. Желательно это сделать с сопроводительным письмом, где указать причину замены акта.

А если ошибка была допущена в сумме арендной платы и повлекла за собой изменение не только акта, но и других документов, например налоговой накладной? Тогда арендодатель может оформить корректировочный акт, уточнив сумму арендной платы. А также необходимо выписать расчет корректировки к первоначально выписанной налоговой накладной и новую налоговую накладную с правильными данными. Конечно, и расчет корректировки, и новая налоговая накладная должны быть зарегистрированы в Едином реестре налоговых накладных.

А если ошибку обнаружили в следующем году, и эта ошибка повлияла на итог финрезультата и на сумму налога на прибыль? Такую ошибку в бухгалтерском учете предприятия должны исправить, руководствуясь П(С)БУ 6, а в налоговом учете – уточнив декларацию по налогу на прибыль.

Заполнение документов

Приведем образцы заполнения акта приемки-передачи имущества и акта выполненных работ (оказанных услуг).

1 из 1

!

1 Датой составления акта является дата его подписания.

1 из 1

! На данный реквизит документа обращают особое внимание проверяющие.

1 Даты составления и подписания акта выполненных работ могут не совпадать: акт составляется арендодателем и направляется арендатору, арендатор подписывает его, указывая дату своей подписи. Отражать доходы и расходы арендатору и арендодателю следует в том периоде, к которому такой акт относится (в данном случае – в августе).

2 Согласно Письму № 15182 следует указать стоимость аренды за период.

Добрый день! Слышала, что при заключении договора аренды помещения акт выполненных работ не нужен? а на каком основании? подскажите пож-та. аренда без ндс

Составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно, только если такое требование предусмотрено гражданским законодательством или заключенным договором. В свою очередь ГК РФ прямо предписывает составлять акт об оказании услуг (выполнении работ) лишь при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Таким образом, законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды. Если нет акта выполненных работ, документом, подтверждающим расходы для целей налогообложения, может быть договор, счета на оплату, платежные документы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух VIP-версия».

Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ). Более подробно о порядке, условиях и сроках внесения арендной платы см. Как заключить договор аренды.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны быть оформлены первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д. При этом законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды. Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559, от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47 и ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81).*

Главбух советует:* не всегда перечисленные документы (договор, счет и т. п.) содержат все обязательные реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Поэтому целесообразно договориться с арендодателем о выставлении актов об оказании услуг, удовлетворяющих всем обязательным требованиям к первичной документации, которые предъявляет законодательство о бухучете. Подробнее об оформлении такого документа см. Как арендодателю отразить арендные платежи в бухучете.

Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга

2.Ситуация: Как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг

Подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у организации нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть платежное поручение, кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Например, подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства (договор, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д.).* Подробнее об этом см. Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении арендные платежи.

Исключением являются случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Формирование акта приема-передачи помещения в аренду всегда происходит в процессе исполнения арендного договора. Таким образом, акт не является самостоятельным, а служит приложением к основному документу.

ФАЙЛЫ

Значение акта

Переоценить роль акта сложно. Ключевое его значение связано с тем, что договор аренды по своей сути является предварительным соглашением и без акта не считается состоявшимся (действительным).

Именно акт подтверждает факт передачи помещения от одного лица другому, а значит доказывает факт исполнения арендного договора.

Каждый арендодатель при сдаче своего имущества в аренду заинтересован в том, чтобы оно содержалось в порядке, не подвергалось порче, не ломалось и как можно меньше изнашивалось.

Акт составляется еще и для того, чтобы удостоверить факт передачи помещения в аренду в удовлетворительном состоянии, без нареканий и замечаний со стороны будущего арендатора.

Если в процессе эксплуатации арендованных квадратных метров арендатор нанесет им какой-либо урон, возмещение материального ущерба ему придется взять на себя. Точно также акт формируется и при передаче помещения от арендатора обратно собственнику.

В отношении каких помещений нужно составлять акт

Передаваться в аренду могут любые помещения, за некоторыми прописанными в законе исключениями. Обычно договоры аренды заключаются в отношении торговых, офисных, производственных, складских, а также жилых помещений.

При этом акт должен составляться в любом случае, в том числе независимо и от периода аренды (т.е. даже если срок аренды составляет всего несколько дней).

Как фиксировать состояние помещений

Описывать арендуемые помещения при составлении акта нужно как можно более подробно. В частности, необходимо указать:

• состояние стен и перегородок, пола и потолка (при необходимости можно даже внести в акт сведения о материалах, из которых они сделаны);
• информацию об оконных конструкциях, электрооборудовании (розетках, выключателях, лампах и т.д.), системах водоснабжения, отопления и канализации.

Если в помещении есть еще какие-то ценные элементы, которые, по мнению арендодателя, нуждаются в фиксации, их также нужно указать в документе. В случаях, когда помещение сдается после ремонта или, напротив, нуждается в ремонтных работах, это также нужно прописывать в акте.

Кто формирует акт приема-передачи помещения в аренду

Обычно задача по составлению акта лежит на сотруднике компании, которая является владельцем сдающихся в аренду квадратных метров. Это может быть юрисконсульт, администратор, заведующий хозяйством и т.д. Главное условие, чтобы этот человек умел правильно оценивать состояние арендуемых площадей и имел представление о том, как правильно формировать акты. Надеемся, что если знаний у вас не много, то этот материал вам поможет.

Особенности составления акта

Обязательной к применению, унифицированной формы акта нет, так что сотрудники предприятий-арендодателей имеют полное право писать акт в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный и утвержденный образец документа, по его шаблону. При этом необходимо, чтобы документ отвечал двум основным правилам: по составу соответствовал нормам делопроизводства, а по содержанию включал в себя ряд определенных сведений.

Заполнение «шапки» акта

В «шапку» вносится:

• наименование документа, его номер и дата составления;
• название организаций, являющихся арендодателем и арендатором с указанием должностей и ФИО руководителей или их законных представителей;
• наименование объекта и его адрес, а также площадь помещения (в квадратных метрах);
• при желании в акте можно указать ссылку на свидетельство о праве собственности, кадастровый номер и т.д.

Заполнение основной части акта

Описание состояния помещения — очень важная часть акта. На этот раздел нужно обратить особо пристальное внимание. Здесь нужно зафиксировать:

• внешний вид помещения (стен, потолка, пола, дверей, окон);
• удостоверить тот факт, что электроприборы, водоснабжение, отопление и прочие коммуникации в норме;
• если помещение сдается с установленной связью, интернет-оборудованием, пожарной сигнализацией и другими техническими приборами, это также следует отразить в акте.

В случае наличия каких-то недостатков, их надо обязательно отметить, чтобы в дальнейшем не случилось ситуации, когда арендодатель пытается взять с арендатора возмещение материального ущерба за поломки и повреждения, которые тот не допускал.

Если есть какие-то другие документы, которые стороны желают присовокупить к акту (в том числе фото-, видео-свидетельства), их наличие необходимо отметить в акте отдельным пунктом.

На что обратить внимание при оформлении

Внешнее оформление акта, так же как и его текст, полностью переданы на откуп составителю. Допускается писать акт вручную или набирать на компьютере, формировать на устновленном бланке организации или на обыкновенном листе бумаги.

Документ следует в обязательном порядке подписать (при этом автографы лиц, задействованных в приеме-передаче помещения, должны быть «живыми»).

А вот удостоверять бланк при помощи печати или штампа необходимо только в том случае, если норма по использованию штемпельных изделий закреплена во внутренних нормативно-правовых бумагах организаций.

Акт нужно печатать минимум в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при надобности можно делать и его заверенные копии.

Условия и период хранения акта

Являясь неотъемлемой частью договора аренды, акт следует держать вместе с ним в отдельной папке. Длительность хранения определяется внутренними нормативными бумагами предприятия или законодательством РФ. После того, как договор аренды утратит свою актуальность и срок хранения документов истечет, акт можно утилизировать.